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只要3步驟!用「甘特圖」管好你的專案

對專案經理來說,專案管理最大的壓力往往來自於進度落後。

對專案經理來說,專案管理最大的壓力往往來自於進度落後。時間掌控不好,不但專案無法達成目標,成本也可能失控。因此,經理人需要實用的工具來控制時間,拿捏進度,而最常被使用的工具就是甘特圖。

甘特圖的原理很簡單,基本上是以條狀圖來呈現:橫軸代表時間,縱軸代表工作項目,條線則代表工作項目開始與完成的時間。它的好處在於讓你一眼明白何時該進行什麼工作,並且評估工作超前還是落後,該不該祭出補救措施。

繪製甘特圖的步驟如下:(甘特圖範例大圖點此

步驟1列出所有工作項目

將專案涉及的每項工作條列出來,然後列出開始日期、預計完成工作所需時間,並且判定這項工作是屬於「決定性任務」或「依賴性任務」。

決定性任務是指這項工作必須先完成,後面的工作才能接續下去,否則會全部停擺。至於依賴性任務,就是指依賴於決定性任務的工作。也就是說,決定性任務的終點,就是依賴性任務的起點。

舉例來說,進行問卷調查時,一定要等問卷確定後才能進行實際的民調。因此,確定問卷就是決定性任務,進行實際民調就是依賴性任務。

當然,還有一些任務是可以同時進行的,這些都要由專案小組來判斷。

步驟2繪製甘特圖草圖

以工作項目及預計時程為依據,繪製甘特圖草圖,確認每項工作的時程及依賴關係,並開放給小組成員討論。現在已有很多實用的電腦軟體可以選擇。

步驟3甘特圖定稿

在這個最後階段,整個專案的流程已經非常清楚,你可以拿著甘特圖,逐一檢視,確認自己有將資源的利用極大化,強化自己如期完成任務的信心。

甘特圖適用於大大小小的專案,上圖是以問卷調查為專案主題的簡單範例,使用者也可以使用不同的色塊,來強調工作的重要性。

※推薦讀>>>4種表格,讓你「想到就能做到」

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