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關鍵90秒,簡報力再提升!

星期一的早上,公司召開全員會議。按照慣例,每位部門主管都需要上台報告業界的最新趨勢,以及各部門第2季的最新規劃與目標。

星期一的早上,公司召開全員會議。按照慣例,每位部門主管都需要上台報告業界的最新趨勢,以及各部門第2季的最新規劃與目標。

曉晰最怕做簡報了,她所屬的網路行銷部被排在最後一位,這讓她整場會議坐立難安。聽著其他主管的報告,她感到胃部微微抽痛,手心開始冒汗。

終於,輪到曉晰報告了。她站到講台後面,手拿著遙控器,看著事先準備好的投影片,一頁一頁地念過去,偶爾停下來稍事說明,然後再讓畫面繼續往下跳。

曉晰的目光始終停留在投影機的布幕上,她的資料準備得相當豐富,圖表、數字、照片,面面俱到。這麼做讓她不會有遺漏之虞,也能提醒她該講些什麼。

終於,所有投影片都報告完了,曉晰禮貌性地問大家有沒有問題,台下一片靜默,她鬆了口氣,下台一鞠躬,彷彿心上的石頭終於落地。

你可能要問,這樣的簡報方式有什麼問題?沒錯,這是最典型的簡報方式,但可能也是讓聽眾覺得最無趣的方式。

仔細回想看看,你聽過最有吸引力的簡報是由誰發表?你對他一定留下了深刻印象。

簡報做得好,會讓人覺得這個人既聰明又有自信,而且深具專業魅力。更重要的是,他可以用具吸引力的方式,傳遞他的訊息與想法,收到激勵、說服與溝通之效。

這跟個人魅力沒有關係,跟技巧與練習比較有關。根據專家的建議,只要掌握5大原則,從容做好簡報並沒有想像中那麼難。

了解你的聽眾

一場簡報成功與否,通常取決於聽眾反應。你大可口沫橫飛,自我感覺良好,但只要聽眾不買單,你的簡報都算失敗。

因此,在開始播放投影片之前,一定要先對聽眾有個基本了解。底下是可思考的幾個方向:

聽眾的特質。他們是誰?是由哪些成員所組成?

聽眾的動機。他們為什麼要來聽你做簡報?

聽眾的期望。他們希望從這場簡報中獲得什麼幫助?掌握資訊?增廣見聞?學習新知?或是純屬娛樂?

聽眾的既有知識。他們具備什麼你不需要再重複介紹的背景知識?

了解聽眾之後,接下來你可以朝著對聽眾最具吸引力的方向去設計簡報內容。

準備充份的內容

簡報內容是一場成功簡報的靈魂,絕對需要用心設計,底下是幾個基本技巧:

一開始就讓聽眾上鉤

《說話的技術》、《大家來看賈伯斯─向蘋果的表演大師學簡報》等書的作者卡曼‧蓋洛(CarmineGallo)指出,在一場簡報中,你只有90秒的時間讓聽眾上鉤,「如果你在這90秒內說不出重點來,你的聽眾就回不來了,」蓋洛直言。

因此,你最好一開始就先破題,直接告訴聽眾你的簡報綱要與目的,讓聽眾對於接下來的簡報內容產生預期,這麼做,也能幫助聽眾集中注意力。

此外,千萬不要把這寶貴的開場時間拿來做背景資訊介紹,那很無聊。你要做的是激發聽眾繼續往下聽的興趣,這需要一點方法,例如,給個驚人的統計數字,運用一點修辭技巧等(請見第140頁)。

善用3要點,別想一網打盡

哲學家伏爾泰有句名言:「讓自己乏味的最好方式,就是把每件事說得鉅細靡遺。」簡報也是如此。

簡報就是要講重點,然後留給聽眾想像的空間,讓他們試著把你提供的資訊套用在自己身上或延伸思考。

有經驗的簡報者,會將他想講的內容歸納、整理成幾個要點,以便於敘述。神經學家研究發現,簡報的內容如果能歸納成3~4個要點,最容易被聽眾接受並記住。

當然,不是要你真的講3件事就好(那樣簡報很快就結束了),而是要掌握這個原則後再加以變化運用(請見第142頁)。

提出證據

針對你的論點,舉出實例,提出證據。很多時候,講再多的話都比不上一個具體數字或表格來得有說服力。

講故事,愈真實愈好

雖然證據可以服人,但那是理性層面的東西,沒什麼感人的力量。如果你還可以穿插一兩個真實而動人的故事,效果會更好。

看看蓋洛的親身經歷。他曾經聆聽一場有機食品公司的簡報,簡報者列出了一堆數字與資料,證明有機食品對人體的益處,疲勞轟炸之餘,蓋洛一個數字都記不得。

到了午餐時分,一位農人坐到蓋洛身邊來,告訴他:「以前我在傳統農田工作完回到家,小孩跑過來抱我,我都會躲開,因為我得先脫衣服跟消毒。但現在,我一離開田裡就可以直接抱小孩了,因為我身上已不再有危害他們身體的有毒化學物質。」

一個小小的故事,也許只要花上20秒吧,卻完全取代了那場簡報上的所有數字。

提出強而有力的結論

你的結論必須與一開頭的主題相呼應。如果你的簡報是激勵部屬完成目標,結論就要描繪一個值得為它努力的遠景;如果你一開始提出一個問題,結論就必須是問題的解決方案。

此外,你也可設計一個能刺激聽眾進一步討論的問題做結尾。

聰明運用投影片

簡報幾乎一定要用到視覺輔助工具,最普遍的就是PowerPoint投影片。很多人習慣將自己想講的內容全放到投影片上,然後照本宣科念給觀眾聽(更糟糕的是,全程背對觀眾)。這麼做不但沒有重點,而且浪費時間。

如果你真的希望提供豐富的資料與圖表,專家的建議是:製作兩種版本的投影片。一種列出詳細的數字、圖表與解說文字,發給聽眾,便於他們事後回顧與討論。另一種則是你用來簡報的版本,裡頭只列出必要的論點及數據。

完整、自信地進行簡報

準備好充分的內容與投影片,接下來就是上台的重頭大戲了。你要面對的,可能是上百位聽眾的大型會議,可能是重要客戶的關鍵業務報告,也可能只是對團隊成員的趨勢分析與激勵談話。你會緊張,會害怕,甚至因此失眠,但無論如何,你都不希望花了幾天準備的內容,卻毀在20分鐘的簡報台上。

你要做的是:

1.將緊張情緒轉化成正面力量。別誤會,我們並不是要你消除緊張,因為上台簡報並不是一個自然的動作,因此,就算是最有經驗的人也會緊張。重點是:你可以將緊張情緒轉化成正面力量。

專家指出,當人處於緊張狀態時,體內大量分泌的腎上腺素可以提升身體的能量,還能提升專注力,聚精會神對抗壓力。所以,你可以利用這份能量,以更有熱情、更具說服力的態度來進行簡報。

此外,就像你偶爾會被書沒念完就進考場的惡夢驚醒一樣,準備不夠充分也會讓你的簡報變成一場夢魘。因此,熟悉簡報內容絕對是克服緊張的不二法門。總之,記住一句話:「你愈不穩定,就會愈緊張。」

2.有意義的動作。不要無意識地盯著你的手或像遊魂一樣走來走去,你在台上的一舉一動都必須是有意義的,例如,把手指向投影片以吸引觀眾的注意;從講台後走出來以便與聽眾做更近距離的接觸。

3.在講完每個重點或投影片換頁時稍做停頓,給聽眾思考及休息的空間。

4.確保你的音量大到可以讓後頭的人聽見。

5.與聽眾做目光的接觸,最好每次可以停留3~5秒的時間。那樣可以顯示你的誠懇,也會讓聽眾有參與感。

6.盡量保持自然。不要刻意搞笑,更不要講有顏色的笑話。

7.保持整潔的服裝儀容。不管你簡報的目的是為了銷售商品、宣揚理念還是內部溝通,都需要留給他人良好的印象。蓬鬆的亂髮、沾了咖啡漬的襯衫、有破洞的牛仔褲,只會大大減損簡報者的說服力。

8.準時結束,早結束比晚結束好。

練習、練習、再練習

很多人站上講台就能侃侃而談,信手捻來就是有趣的例子,動人的小故事,甚至毫不費力就能回答尖銳問題,這種人很令人羨慕。

不過,蓋洛點出,這種看似天賦異稟的人,其實都是透過不斷練習而來的。「他們在簡報前會花上好幾個小時,甚至幾個星期來做準備,將每個環節安排得恰到好處,」蓋洛說。

你一定要練習到對簡報內容熟稔無比,練習到可以丟開小抄,然後毫不費力地表達出來為止。

此外,你應該事先設想可能的提問,研擬適當的回應與解答,千萬別以為你可以隨機應變。

總之,做簡報是任何主管或工作者都避不掉的事情,掌握基本原則,多做練習,假以時日,一定可以體會出這項「軟實力」帶給你的莫大助益。

7個戰勝簡報恐慌小技巧

如深呼吸。深呼吸可以為身體帶進大量氧氣,平復慌亂的情緒。此外,它也可以讓你的聲音不會那麼抖。

喝水。緊張特別會口乾舌燥,甚至說不出話來。因此,記得在手邊放一杯水。

微笑。這是最自然的鬆弛劑,可以讓身體分泌出正面的化學物質。

按摩前額。這麼做可以活化腦部及語言中樞。

開口講話前先停頓一下,看看聽眾,然後微笑。最後一刻的寧靜,非常有助於放鬆心情。

講話速度比平常對話時再慢一點點。

別一直想著自己。

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