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工作越久,感觸越深!跨部門合作10眉角,你一定會懂

半年前,朱霓接下了一家自行車公司的行銷部經理一職,總經理要求她必須讓產品儘快打響名號,並且為她設定了業績目標。

半年前,朱霓接下了一家自行車公司的行銷部經理一職,總經理要求她必須讓產品儘快打響名號,並且為她設定了業績目標。

朱霓使出十八般武藝,帶著部屬進行焦點團體分析、市場調查、競爭對手調查等行動。最後,內部一致認同,除了現有大量生產的產品線外,另外祭出為客戶量身打造的產品,將可吸引另一群有意換車,或打算購買第2輛車的新客群。

朱霓興沖沖地在跨部門會議上提出這項計劃,不料,其他部門的主管興趣缺缺,反應冷淡,其中以生產部門主管最不看好。

生產部經理正浩提出了一堆反對理由,甚至回過頭來,建議朱霓的行銷部將重心放在銷售庫存商品,別再想開發新產品的事。

朱霓看看總經理,他不置可否,只回了句:「你們再討論看看,把結果告訴我。」類似的跨部門會議,朱霓每星期都要經歷一回,再加上平日的必要互動,她已經累積許多跨部門溝通的經驗。

只是,那些多是挫敗的經驗。有時,為了組織和諧,朱霓不便堅持己見;有時,為了獲得其他部門支持,讓工作順利進行,朱霓也會做些配合;但更多時候情況是:明明會議中已做下結論,可是屆時其他部門同事不是推說沒空,就是做得不符預期。

上任以來,朱霓自認部門內部溝通沒問題,但為什麼跨部門溝通這麼難?

對正在學習當個稱職領導人的新手主管來說,跨部門溝通不良,可能會讓他好不容易建立起來的自信瞬間摧毀。

你認為十萬火急的事,到了其他部門主管口中,竟然成了「芝麻綠豆大的事」;原本應該合作解決的問題,到了跨部門會議上,又淪為「各彈各的調」,找不到共識。

到底,在不同部門各有不同立場與利益的情況下,怎樣才能把話說清楚,把成果做出來?

其實,只要掌握幾個基本原則,進行無障礙的跨部門溝通,並非難事。

原則1 溝通前先做好準備

在你跟同事討論事情之前,先把一些基本問題想清楚,不要毫無準備就去,否則很可能得不到你想要的東西。以下列舉幾個應該事先想清楚的問題:

.你希望對方幫你做什麼事?
.你認為他會要求你做什麼?
.如果對方不同意你提出來的做法,有沒有其他選擇方案?
.如果雙方沒共識,你會有什麼後果?對方又會有什麼後果?

原則2 了解其他部門的語言

跨部門溝通不良,很多時候都是「語言不通」所引起。

舉例來說,行銷部人員平常講的是「相同語言」,他們非常清楚自己部門的規則、目標與期望。同樣地,財務、生產、人資等部門,也有自己的語言與觀點。因此,想要溝通順暢,前提就是「聽懂對方的語言」。

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