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堅定立場,適時說「不」

在跨部門溝通時,一定要保持氣氛和諧,避免對立與衝突嗎?不盡然。

哈佛大學組織行為學教授阿奇利斯(Chris Argyris)指出,很多經理人為了迴避衝突而不能有話直說,沒將重要的事情敞開來談,結果就是做不出有效的決策。

「不坦白就無法溝通,最終倒楣的還是公司,」阿奇利斯說。況且,對部門主管來說,因為害怕衝突而處處讓步,最終可能顧全了和諧,但卻犧牲了部門利益。

當然,你不需要劍拔弩張,樹立鮮明的旗幟。你需要的是練習如何堅守立場,適時說「不」,同時又不會讓部門衝突演變成人際衝突。

你可以透過以下方式來練習:

1. 重視部門的價值及權益

堅定立場的第一步,就是相信自己。你必須相信自己部門為公司帶來的價值,徹底了解部門的目標、需求與利益。然後,告訴自己及所有部屬,這些目標與價值就跟其他部門的一樣重要。(記住,是「一樣重要」,而不是更重要。)你們在不傷害其他部門利益的情況下,一定會盡全力保護這些目標與價值。

2. 以正面的態度進行溝通

跨部門溝通時,彼此意見不同在所難免,但是,一定要以正面的態度來傳達負面情緒或感受。

你可以針對不公平或不合理的事情,表達你的不滿之意,但在說出自己感覺的同時,也要兼顧他人的感受。

有時候,你就是得勇敢面對質疑你的人。堅定表達你的立場,然後做好接收正面或負面回饋(feedback)的準備。

3. 善用溝通技巧

當你不知道如何表達自己的立場時,可以這樣說:

.用「我認為……」、「我需要……」的句子來傳遞你的基本立場。

「我認為我們需要找個第三者來參與這項討論。」

「我需要再增加兩個人力,才能完成這項專案。」

.運用同理心。

「我知道你們現在都忙著準備新品上市發表會,真的很辛苦。只是,這個計劃星期五一定要結案,我們坐下來討論一下該怎麼做。」

.要求多一點時間。

當你還搞不清楚狀況時,千萬別馬上做決定或答應任何事。誠實告訴對方,你需要時間想一想。「這件事來得太突然,等我想清楚後再告訴你。我們就約下星期一再來討論好嗎?」

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