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拯救「失衡人生」大作戰

你,是否永遠有加不完的班、做不完的事,不知不覺錯過與親友相聚?計劃天天訂,但總跟不上變化?被時間追著跑,你感覺自己的人生一片混亂?《Cheers》雜誌在Facebook徵求願意接受時間管理達人張永錫「診治」的上班族,反應超乎想像熱烈,我們只能千中擇一,拯救這位「重症個案」—— 李光毅。

你,是否永遠有加不完的班、做不完的事,不知不覺錯過與親友相聚?計劃天天訂,但總跟不上變化?被時間追著跑,你感覺自己的人生一片混亂?《Cheers》雜誌在Facebook徵求願意接受時間管理達人張永錫「診治」的上班族,反應超乎想像熱烈,我們只能千中擇一,拯救這位「重症個案」——李光毅。

某個細雨濛濛的午後,時間管理達人張永錫與記者一行3人,前往新竹尋訪發出求救訊號的李光毅。

李光毅在裕隆集團旗下汽車零件製造商待了10幾年,如今是研發部門主管。一開始,張永錫先與眉頭深鎖的李光毅聊他的狀況,希望逐步理出問題癥結。

Before

李光毅的時間管理診斷

工時太長,每天工作到晚上10點,週末也習慣性加班,是李光毅的第一個困擾,這使34歲、有2個小孩的他對家人充滿歉疚:「我太太抱怨自己是電腦寡婦,小孩的幼稚園老師還以為他出身單親家庭。」

除了沒能好好陪伴家人,他也想擴充專業知識、自我進修,但晚上6點半的課他永遠遲到;改修學分班,週末還是得加班,沒空跟教授討論課業,最後只好休學。

工作上同樣面臨新挑戰。由於現在專案時程大為縮短,老闆支持他增加人手,團隊由13人擴增到60人,人員控管的壓力也跟著爆增。

工作、家庭、進修,蠟燭三頭燒的結果,開始影響到工作進度,客戶端傳來的意見,使原本就容易緊張的李光毅更加紊亂;加上長期飽受失眠、偏頭痛之苦,使得向來「耐操、有擋頭」的李光毅逼近臨界點,去年11月甚至提出辭呈。雖然老闆慰留他,但他個人問題並未解決。

張永錫將李光毅的長期目標釐清如下:

家庭

增加與家人

相處時間

工作

管理好專案

進修

學好英文及專業提升

但人的時間有限,張永錫建議「逐二兔不如逐一兔」,暫時捨卻進修,先把家庭顧好。因此長期目標調整成:

家庭

提早下班,增加與家人互動(目標圖像:常與小孩互動或洗澡)

工作掌握最重要的3個專案(目標圖像:被老闆稱讚)

有了目標圖像,張永錫希望自3大方向

改善李光毅的困境:

增加「時間感」,打破「10點下班」魔咒。提早下班,留給自己及家人喘息與相聚的時間。

遠期目標:每天7點提早上班,事先規畫當日工作,目標是換取晚上7點下班。

初期目標:第一個月可先以9點下班為目標,一旦達成,就慶祝一下!

多任務管理,釐清優先順序。任務管理除了專業執行力,最重要的是:讓「關鍵人物」與自己的優先順序一致!先了解老闆要什麼,如此不管有多少專案在手,都能釐清最優先的3個專案,使命必達;帶領的團隊也才知所方向。

能量管理。張永錫覺得李光毅最根本的問題是「能量不足」,「內心小孩」受傷了而不自覺,無力感可能也來自於此。以人生必須的「5種維他命」雷達圖來分析李光毅:

由此得知,李光毅只要改善健康、心智、情感、心靈4個領域,就能得到滿足。

最後,張永錫建議他每週找出固定時間進行檢視,把一週的任務及約會管控好,並檢查自己的下班時間,留意能量管理的狀況。

李光毅一個人的問題,其實可以反映許多上班族共同的困擾。除了借鏡審視自己,也學著在新的一年中掌控、拯救失衡已久的人生,找回真正幸福與快樂!

同場加映

時間管理達人的

2大錦囊

錦囊1善用數位巧工具

各類數位工具正夯,可運用iPhone、Android智慧型手機、PC、Mac、雲端網路等5大工具,加強5種時間管理能力(如下表):

錦囊2以時間管理雷達圖自我評估

使用這個雷達圖,可以自6個角度來評估時間管理能力(下圖以李光毅為例):

●實戰邏輯力:迅速判定任務能否完成,需要配合哪些資源及行動。首先要對工作上的雜務建立完整蒐集習慣,接著將雜務加工成任務,最後組織出完成工作的一連串行動,這樣才算「搞定」一件事。

●時間感:對於時間的流逝有感覺,例如此刻是幾點幾分、完成某行動需要多久、或是何時做何事可事半功倍。想準時下班?先培養時間感!可透過倒數計時器或手機鬧鐘來鍛鍊自己。

●檢視力:時時檢視自己做事的結果,例如年度計劃的檢視。平時可用寫日記、部落格自我反省,或找生涯教練自外部檢視,也可用上教堂、打坐等冥想方式。

●能量管理:能量管理讓我們年紀漸長後,還能在某個時段火力全開,綻放光芒。這點須藉由良好的飲食、休息、運動等習慣來儲備精力,例如起床1小時內要進食、喝水;每工作90分鐘要休息一下;每週固定做有氧、重量、伸展3種運動等。

●多任務管理:現代人生活忙碌,手上不得不同時拋接好幾個球,要有一張任務清單,才能管理好人生。每週應排出固定時間檢視手中所有任務:目前身處哪個階段?接下來該做什麼?是否該開啟新任務?或該結束某些停滯不前的任務?

●終極/長期目標:為了寫好自己的人生故事,要訂立終極目標,作為故事的核心。例如創新工場CEO李開復的終極目標是「要做對世界有正面影響的人」,找到遠方的靶心,人生才不會愈走愈偏或瞎忙度日。

After

李光毅之浴火重生

一個月後的初步成果:

工作上,任何時程變化我會適時與老闆及客戶檢討,並盡可能同步提供改善方案。對上級,隨時提供「子彈」(資訊)給老闆;對下屬,工作指令力求明確,並排定時間輪流在同仁身旁,少發言、多傾聽。

家庭方面,留給家人的時間慢慢變長,每週至少跟孩子洗澡1~2次。我發現,當我可以分擔部份家務時,老婆輕鬆了,人也變溫柔了(笑)。

心情後記:

網路資訊太多,往往容易迷失其中。透過這次診斷,我學會清楚劃分需要,當需求降低,目標就變明確,思路也更清晰,事情的輕重緩急排列出來,時間就空出來了!

張永錫老師說:「時間永遠夠,是自己把它變不夠。」我認真分析了一下,習慣用電腦後,人跟人的溝通從原本的3D變成了2D,透過手機、電腦就能傳遞訊息,但其實是大錯誤,它無法完全取代面對面的溝通。

所以,老師用簡單「陪伴」兩個字,技術性看穿我的問題,也同時給了我答案:生活的第一優先順序是「家人」。不管是家人或工作夥伴,都需要有人三不五時陪在身邊聊聊,付出一點時間去關心對方後,就會發覺自己獲得的比給予的更多,幸福感就是從這些點滴中建立起來的!

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