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菜鳥業務,我要你3個月就上手!

進入公司前3個月,不僅是菜鳥業務,也是主管的關鍵時刻。胡婷婷如何母雞帶小雞熬過「陣亡期」,更讓他們展現即戰力?

挫折多、壓力大,讓業務一直是新人陣亡率最高的職務之一。新手來來去去,夭折率居高不下,不斷找人、教人、人走了又從頭開始的循環,更是許多業務主管最大的噩夢。

在智威湯遜廣告公司擔任客務總監的胡婷婷,進入這個行業已6、7年,看過非常多新人來的時候信心十足,卻不到3個月就鎩羽而歸,能夠撐過1年以上,都算是「資深」。

廣告業務並不是胡婷婷的第一份工作,她曾前後待過公關、傳統產業業務以及設計公司,這些經歷讓她比其他人能更快上手。即使如此,她當時還是覺得挑戰很大。

當上主管後,胡婷婷發現,要是主管沒有適當方法教導菜鳥,不但無法帶給團隊貢獻,有時還會造成困擾。新人留不住,並不全然是他本人的問題,主管其實也要負相當的責任。

曾帶領過10個以上新手廣告AE(AccountExecutive,業務執行),讓他們從生手一個到能夠獨當一面,胡婷婷練就出一番「母雞帶小雞」的好功夫。

在她的經驗中,前3個月是關鍵,主管怎麼教,決定這個新人能否存活。

重點1:每天個別談話10分鐘

以廣告AE來說,起初都從「業務助理」起步,工作內容包括協調開會時間、邀請開會對象、整理會議紀錄,以及所有報帳、請款等瑣碎行政事務。「別以為這些庶務很簡單,很多人就是在這時候陣亡,」胡婷婷說。看似龐雜小事,卻是所有業務的基本功,也是必經之路。在她的團隊裡,已有4年經驗的客務主任鄧珮瑤說,業務有點像「千手觀音」,得兼顧很多細節。

曾有新人在提供客戶的估價單少寫一個「零」,「雖然資料會經過層層把關,不至鑄成大錯,但稍有疏忽,公司很可能得因此賠錢接案,」胡婷婷舉出實例,小地方可能帶來嚴重影響。

因此,只要有新人進入團隊,胡婷婷每天早上一定會花10分鐘跟新人核對當天行程,除了掌握進度,也藉機教育新人如何安排工作的優先順序及方法。

「透過比較密集的互動,可以讓新人有安全感,」胡婷婷說。初來乍到,新手總是有很多問題,或面對不知該向誰求助的窘境,這10分鐘對新人來說非常重要。

要求新人寫會議紀錄,也是胡婷婷練兵常用方法。讓新人參與各項會議,並整理會後紀錄,可以幫助他們更快進入狀況,並訓練邏輯。

剛到職一年的AE余瑞君,一開始接到這項要求時,總在會議中猛記,有聞必錄,但胡婷婷會提醒她:「聽重點比記錄更重要,並且要分析,以條列方式歸納結論,才能讓所有人都快速掌握重點。」這個過程同時也是鍛鍊自己的思考、摘要能力。

重點2:邊做邊學最快上手

在新人適應工作節奏後,胡婷婷會盡快讓他們接觸客戶。「有些主管認為,菜鳥AE在前3個月都不可以接觸客戶,」余瑞君觀察。因為有時客戶看新人好欺負,會故意殺價,提出超過公司規定的要求。有些新人怕得罪客戶,傻傻答應,或是不知道如何適當回應,與客戶槓上。

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