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6大心法,愈忙愈有效率

忙,忙,忙,除了工作還是工作。

下午1點半,靖荃錯過了用餐時間,獨自坐在座位上繼續忙碌。下午2點,他要跟老闆開會,現在為了準備資料,已經快要焦頭爛額。3點半,另外有個跨部門會議等著他,5點則是跟廠商約好了見面,討論下個季度的合作案,而在辦公桌的一角,還有幾份等他批閱的企劃案。那幾份企劃案,已經靜靜躺在那兒一星期了。

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自從接下主管一職後,靖荃馬上被排山倒海而來的工作量嚇到。他沒想到,從專業工作者晉升到管理職,竟然會冒出那麼多工作來,他的時間永遠不夠用。

這時候,幾位部屬剛用完午餐,有說有笑地走進辦公室,看著他們愉快的神情,靖荃心裡陡然浮現一個問題:「為什麼我忙得要死,他們看起來卻好像沒事做?」

多數新手主管都會面臨靖荃這樣的困境,他們自動延長工時,努力壓榨自己,筋疲力盡之餘,甚至開始懷疑:「我是不是不適合當主管?」

事實上,升任主管,絕不只是頭銜的轉換而已,更重要的是工作本質的轉變。「管理」這件事開始出現在新手主管的工作中:向下要管理部屬,向外要管理部門間連繫與合作,甚至還要向上管理上司。不過,每個人的時間都有限,因此,在做好這些工作前,他們首先要學習的是時間管理。

經常處於兵荒馬亂狀態的新手主管,只要遵循以下的方法,一定可以做好時間管理,井然有序地規畫自己的工作。

方法1:拒絕屬下的依賴性請示,別讓屬下的問題變成你的問題

曾因「時間管理」(Time Management)一文創下《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)單篇下載次數最高紀錄的威廉.昂肯(William Oncken)在文中明白指出,多數主管從未察覺,「自己大部份時間都花在處理部屬的問題。」

許多主管成天被淹沒在屬下的請示、詢問、要求中,簡直無法脫身。當部屬提出問題時,沒有經驗的主管往往會一口答應幫忙,殊不知,這樣一來,部屬的問題就變成主管的問題,主管只會愈來愈忙。

昂肯建議,不要讓部屬「分配」工作給你,而是要讓他明白,「問題是你帶進來的,還是應該由你帶出去,你可以向我求助,但我不會單獨採取行動,而是由你和我一起解決。」

一位中小企業的經理就有過切身經驗。曾經有位廠務人員拿了流程改善措施來請他裁示,他因過於忙碌,沒時間過目。禁不起廠務人員一再催促後,他終於忍不住回答:「我可能永遠不會有時間看,你自己分析一下,提出一個方案吧。」隔天,廠務就自己把問題解決了。

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