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看過來!省時工作有妙招

你覺得自己忙得不可開交嗎?工作總是一件接一件而來?如果身為部門主管的你已經覺得時間不夠用,那麼,真正擁有一家公司的人,又是如何管理時間?

麥克‧馬諾(MikeMothner)是美國一家搜尋引擎行銷公司Wpromote的創辦人,擁有50名員工。和多數主管一樣,馬諾的工作也經常被瑣事打斷。

每早馬諾一坐進辦公室,電話就開始接二連三響起,他的工作不斷被迫暫停。此外,他還有個習慣,就是讓電子郵件及MSN隨時處於登入狀態,一有信件馬上打開來看,一有人呼叫,馬上回覆。

可想而知,光是應付這些事就耗掉馬諾大量時間,於是馬諾開始重新組織他的工作方式。

妙招1 15秒解決一封電子郵件

首先,馬諾改掉隨時收信的習慣,而是固定在早上開始工作前、中午用完餐以及下班前3個時段收信,並且不再隨時掛在MSN上

此外,馬諾也不再接聽電話,而是把這項工作交給語音信箱,然後利用一套名為PhoneTag的軟體,將語音郵件全數轉換成電子郵件,自動寄送到他的一個特定信箱。如此一來,馬諾既不用中斷工作去接聽電話,語音郵件也能全數轉成文字,成為他的「待辦事項清單」。

現在,馬諾平均每天收到300封郵件,寄出75封,處理時間則大幅縮短,「用電子郵件來處理事情,效率高太多了,」馬諾在接受美國《商業週刊》(Bloomberg Business Week)採訪時,高興地說:「我甚至15秒就可以解決掉一封郵件。」

不過,馬諾並不是看到信就回,而是依據事情的嚴重性以及處理的時間長短,為這些信件排列5個等級,1代表最重要且最緊急,5則是最不重要。他會在看完信後立即做判斷,然後依序處理。

妙招2 利用手機、電腦軟體安排工作

和馬諾一樣善用現代科技來管理時間的還有保羅‧霍斯坦(Paul Holstein)。

霍斯坦是美國CableOrganizer.com公司的創辦人,專門銷售理線器給一般家庭及公司行號,旗下擁有45名員工。另外,霍斯坦還創辦了一家名為LifeOrganizers.com的資訊網站,專門提供規畫日常生活瑣事的小技巧。

霍斯坦經常出差,但他沒有單獨的行程表,而是用他的iPhone手機來編排行程及工作。他用Evernote軟體儲存重要資料,像是信用卡號碼、習慣搭乘的航空公司號碼等。

另一個常用的軟體則是Toodledo。這套軟體可以讓霍斯坦鍵入待辦事項清單,並且在適當的日期及時間發出提醒,他完全不用費心記住這些資訊。

此外,霍斯坦的辦公室異常乾淨,無論何時,他的桌上永遠只有兩種東西:手頭正在做的工作,以及他的手機(裡頭列了他的工作清單)。

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