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4原則,第一次開會就上手

自5月起,《Cheers》雜誌全新推出「新手主管專修班」系列,針對新手主管管理上最頭痛的難題,提供最實用、最具體的解方。

當部屬的多半不喜歡開會,殊不知,對主管來說,開會壓力也很大!尤其是年輕、或剛上任的新手主管,會議不只是下指令的場合,同時也是直接面對下屬質疑跟挑戰的時候,每個人都睜大眼睛在看:這個位子,你可以坐多久?

知名的激勵專家,《言語無價》(Talk Ain’t Cheap? It’s Priceless)的作者艾蓮.麥達(Eileen Mc Dargh)就指出,在限定時間內,召集數目適當、職務適當的成員,進行一場緊湊、聚焦、成功的會議,有助於將新手主管快速拉高到領導人的層次。

不過,這種能力不是天生的,需要事前好好準備。既然會議室是建立主管威信的重要地點,最好從召集會議那一刻起,就開始沙盤推演,做好計劃。這樣才能發揮領導力,帶領下屬「愈開愈會」,而不是「愈開愈不會」!

如何主持一場成功的會議?首要之務是掌握4大基本原則。

原則1:開會目的先想清楚

召集會議之前一定要先想清楚,你希望這場會議結束之後,獲得什麼樣的結果。

●你想要解決某個問題?

●你想要得到有用的構想?

●你想要了解計劃的進度?

●你想要傳遞或接收某些資訊?

原則2:會議流程再三確認

開會最忌議題東拉西扯,夾纏不清。在開會之前,把所有的問題組織排序是極為重要的一件事。一份妥善研擬的議程可以讓所有與會者掌握會議的梗概,提升會議效率。

一份好的議程內容必須包括:

●會議的時間及地點。

●會議主題。如「X專案進度會議」、「預算會議」、「腦力激盪會議」等。

●討論的子題。

●所有出席人員名單。

●每個子題的報告人姓名。

●每位報告人所分配到的時間。

為了讓與會者進入狀況並做好準備,你最好在會議前兩天就將議程送出,同時也要求報告者先將需要其他人閱讀的資料寄出。

原則3:發言時間分秒必較

時間是不可逆,無法取代的珍貴資源,沒有人希望自己的時間被浪費。要知道,某人在一個8人的會議上遲到15分鐘,就等於耗掉了組織兩小時的時間。

因此,會議時間一到,就馬上進入議程,儘速建立明快的領導人形象。接下來,以議程作為你掌控時間的最高指導原則,嚴格要求與會者遵守規定的發言時間。

務必事先確認所有重要議題都已納入議程,不要在議程最後列個「臨時動議」欄位,它往往就是浪費時間的幫兇。

如果你意識到大家在某個議題上逗留太久,想辦法加快步調,快速做出決定。或者,要求相關成員另外再召開一個小會議,進行討論。

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