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10個開會狀況題,一次搞定

開會是組織裡頭最基本、必要的活動,但有經驗的人都知道,多數的會議不會照著劇本走,總是有許多突發狀況讓人頭痛。第一次主持會議的新手主管,該如何從容解決各種棘手的問題?

底下是會議上常見的10大惱人狀況,以及專家建議的因應之道:

狀況1:開會時間已到,仍有人姍姍來遲,一伙人只能枯坐會議室等待,這時坐在主席位上的我,該怎麼辦?

你可以:祭出一些無傷大雅、卻又能發揮作用的方法。例如,規定遲到者必須當眾唱一首歌,會後買點心請大家吃等。在釷星汽車公司Saturn)裡,會議室的門一關上,遲到者推門進入時就會鈴聲大作。

無論如何,一定要準時開會,讓大家知道你是認真的。還有,儘量不要為遲到者再複述一遍。

狀況2:眼看規定的發言時間已過,而報告人仍滔滔不絕時,我該怎麼辦?

你可以:堅定但有禮地打斷他,詢問其他人對他的報告有沒有問題。對於言不及義的人,你也可以這麼做,其他與會者都會感謝你的。

此外,你必須在每場會議上安排獨立的計時人員,他可以和會議記錄者是同一人,並且請他在報告時間結束前5分鐘就發出提醒。

狀況3:某人會習慣性地在會議上批評他人的報告或構想,我該怎麼辦?

你可以:將負面的批評轉變成正面的回饋,「你覺得這個構想不好,那麼你有沒有更好的想法?」或是,「既然這麼做不好,那麼,說說看你會怎麼做。」

另一個方法是,規定每個人在提出批評之前,必須先講出對方的構想或報告的優點。

批評會在會議室造成一股負面情緒,沒有什麼比只有批評,卻沒有建設性方案更令人感到挫敗了,因此,不要讓與會者以及你自己陷入這種困局。

不過,在此同時,你也要避免公開指責這種行為,以免影響士氣。你可以私下與這個人溝通,首先感謝他對團隊做出的貢獻,再讓他知道他的行為對其他人所造成的影響。

狀況4:有同事總喜歡在會議上打斷別人的話,我該怎麼辦?

你可以:告訴他,「是不是等我們聽完XXX的報告後,再來詢問你的意見?等他講完,就可以回答你的問題。」

不過,如果是針對報告內容作出事實的糾正,那麼插話是可以被接受的行為。

狀況5:會議進行到一半,與會者起了爭執,雙方僵持不下,我該怎麼辦?

你可以:一開始便慎選與會人員,只邀請必要的人參加會議。如果某些人應該獲知這場會議的內容,但不必然得參加會議,那麼只要在會後寄一份會議結論給他就好了。

會議人數愈多,產生衝突的機會就愈大。通常開會人數維持在10人以內,效率最高。

其次,事先詢問與會者對議程有沒有任何意見。與會者對會議的目標愈清楚,就愈容易理解同事的動機(大家都是以達成會議目標為前提),也就比較不會出現爭執。

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