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屬於你的簡報備忘錄

在這個實力要靠秀的年代,簡報力無疑就是競爭力。這份為你準備的實用備忘錄,會讓你簡報更完美。

簡報前的準備3步驟

《關鍵簡報術》作者慕恩(JonMoon)提出,一場成功的簡報,不在於篇幅或是運用的科技技巧,最重要就是夠清楚、並且提供有衝擊性的資訊。

Step1確認簡報目的三“W”

Who、What、Why,也就是針對「對誰、做什麼、為什麼」簡報目的不同,簡報的方法也不同(如右圖)。目的確立之後,收集資訊才有方向。若是想推銷新產品時,目的就是讓對方決定採用;參加比稿,則是讓自己的企劃案被錄取。一般人準備簡報時,往往只專注在「發表」上,忽略簡報的目的。有效的簡報是在事前想清楚:「想讓對方做出什麼行動?」

Who對誰做:

‧對公司內部:部門內同事?部門外同事?

‧對公司外部:客戶?一般顧客?新開發顧客?

What做什麼:

‧新商品?勞動環境改善提案?契約交涉?營業方針?企劃?

Why為什麼:

‧為了讓對方購買?為了讓對方更清楚?為了訂定有利契約?為了讓對方了解自己的方針?為了提高職場士氣?

Step2確認簡報提交時間

確認提交時間,可以決定「能做什麼事」。因為花半天、一天、一週製作所能蒐集的資料,和製作方法都不同。

Step3確認簡報的對象

聽簡報的人是一個人還是一群人?性別、年齡、知識水準、職位、對於議題熟悉度等都須先確認清楚。因為同樣的議題,對於商界人士或對學生有不同的用語和切入角度。向業界人士或客戶報告,使用專業術語的程度也不同。甚至還需收集資訊,掌握對方是否偏好數字或特別在意價格,來修正提案的風格。

簡報呈現的3大技巧

有了萬全準備之後,接下來就開始進行簡報的製作重點。

Tips1以「表格文字」取代條列點

準備簡報綱要時,你是否也是點開空白的PowerPoint檔案後,自然而然使用簡報精靈,把複雜的分析寫成文字,再把文字條例化?

事實上,好的簡報絕對「不用」條列化的文字。譬如蘋果電腦創辦人賈伯斯的簡報中,從來看不到條列化文字。

慕恩也提出取代條列文字的「表格文字」。「若是掌握『表格文字』的技巧,可以為報告與投影片帶來極具衝擊性的效果。」

錯誤範例

針對A公司的研究,值得一提的發現如下:

‧員工流動率有問題——3成員工在去年離開,較前年度增加1成。很多離開的員工都來自於「全球解決方案」部門。

‧上個月,主管機關正式知會,該公司目前已經證實無過去2年來遭指控的不當行銷之虞。

‧年度退休金赤字由1千萬英鎊惡化至3千萬英鎊。該公司目前每年增撥7百萬英鎊予以補救。

‧該公司新事業計劃很成功,營收在去年增加2成。各部門營收至少都成長12%。

‧由於未做避險,美元走弱將會減少翌年利潤達3百萬英鎊。該公司近日已新聘財務主管。

‧該公司已經完成重要新藥的臨床實驗,醫療當局已表示下週將會核可。

寫作步驟

1.開頭先放結論

錯誤範例的做法,開頭只有一句:「值得一提」的發現,跟著是一長列清單,等於逼迫聽眾自己整理摘要,讀完也無法理解到底是好消息還是壞消息?

因此,學習報紙的報導方式,一開頭先提供結論,讀完標題就知道內容的概要。2.精簡內容,區隔排列

重新區隔排列,重新整理所有的資訊,把相關的資訊放在一起,主要發現的變成標題凸顯,次要的變成內文或是甚至捨去。3.分欄置放

把整理好的內容放入欄位,把好消息和壞消息分為兩個部份。4.每一段都從結論談起

不只標題先從結論切入。每一段也都從該段結論開始導入,幫助聽眾瀏覽重點。5.增加版面編排上的對比

每一段的結論用黑體字編輯,頁面看起來不會太枯燥,也讓讀者更容易找到資訊。6.把文字放置於適當欄位中

幾個簡單動作,就讓內容有了對比,重點跳出來,讀者讀起來輕鬆許多,簡報目的自然就容易達到。

最後的結果如下。

正確範例

好消息

‧新事業計劃很成功:營收增加2成,各部門營收至少成長12%。

‧重要新藥將獲核可:臨床實驗已經完成,醫療當局已表示下週將會核可。

‧已無不當行銷之虞:上個月主管機關正式知會,過去2年評估已經結束。

壞消息

‧退休金赤字達3千萬英鎊:由去年1千萬英鎊惡化到3千萬英鎊。目前每年增撥7百萬英鎊補救。

‧明年有3百萬英鎊匯差:之前並未降低美元避險。近日已新聘財務主管。

‧員工流動率達3成:比前年度增加1成,很多離開員工來自「全球解決方案」部門。

Tips2以圖表代替文字

圓餅圖:應該從數值的大到小順時針排列,構成的項目不要超過5項。若是項目過多,每一塊圓餅切得非常小,反而失去表格簡單俐落的風格。

橫條圖:適合單純做每一個項目的數值比較,不需呈現單項數字佔全體的比重。

直條圖:直線圖適合數字項目比較少的圖表,譬如在X軸上以時間為單位的10個項目數字。有面積的直線圖會比較有視覺效果。

折線圖:但是若是時間點很多,比方說股價圖或是溫度變化圖,則適合用折線圖來呈現。

‧盡量把表格簡化。譬如把背後的格線去除。

‧注意有英文字的項目讓文字橫排,直排等於要讀者歪著頭去讀。

‧圖例直接放在表格上,而不是另外放在圖表旁邊,讀者還得去找什麼顏色代表什麼資訊。

Tips3運用數字的祕訣

一份有影響力的簡報,數字是不可缺的元素。但是太多數字往往讓人退避三舍,有3大理由:

1.看起來很恐怖

2.很難記

3.很難加起來

如果說營收從119,491,234美元增加到624,112,645美元,恐怕沒有人有深刻感覺。

但是若是用1.19億和6.24億美元,或是說營收成長5.2倍,數字才開始有意義。

讓數字為簡報加分的技巧之一就是使用四捨五入。但是針對需要精確數字的簡報場合,可以在頁面底部加註記「數字已四捨五入呈現,另備有確實數字以供索取」。

另外百分比的使用也要小心,當百分比的數字太大,超過100,譬如「2,178%」,很容易讓人困惑。

關於負數呈現也要非常小心,譬如用括號代替負號,負號容易被漏看,或是誤解為頁面線條。也不要用紅色來代表負數,因為文件經過黑白影印,所有數字都是黑色。

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