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Top Down擬定年度計劃

專家開講:黃鄭鈞(美商惠悅企業管理顧問公司副總經理兼首席顧問) 黃鄭鈞以身為部門主管以及多年為企業諮詢的經驗,提供關於撰寫年度計劃書的具體建議。

撰寫年度計劃最困難的莫過於訂定目標。太高,怕自己達不到;太低,老闆又會不滿意。其中分寸該如何拿捏?

設定挑戰性目標,而非合理目標

首先要釐清的是,目標訂定的標準絕非合理與否,如果只想訂出合理目標,公司根本無法生存,因為它不具有任何競爭力。年度目標的設定必須是有挑戰性的,也就是所謂的「延展性目標」(stretchgoal)。

第2,確定目標應該是你和主管之間雙向討論的結果,而非單方面的決定。過去我身為部門主管訂定年度計劃時,碰到的最大問題是,自己單位的年度目標達成了,但是更上一層主管的年度目標卻沒達成。

比較好的方式是採取TopDown(由上而下)做法,和主管溝通他對於年度目標的想法。例如:他為何訂出這樣的目標?他預計會採取什麼樣的做法去達成這些目標?事先了解主管自己的年度目標,再訂定自己部門的年度目標。

另一方面,很多人常覺得老闆給的目標太高,根本不可能達成。這時你應該把自己的擔憂說出來,解釋為何你認為很難達成。同時,問清楚老闆背後的理由,並請他提供建議,可以怎麼做。主管所在的位置不同,可以看到更多可能性和不同的觀點,這些可能是身為屬下的你比較不容易看到的。

至於作為主管,要激勵部屬勇敢提出挑戰自己、而非只是「安全」的年度目標,必須讓他們知道你如何衡量績效:你不是只看目標達成率,也看他們的企圖心與絕對數字。

例如,A員工提出業績目標為400萬,他也確實做到了,目標達成率是100%。B員工主動提出更高的業績目標為800萬,雖然他最後只做到640萬,達成率為80%,但還是高於A員工的水準,績效優於A員工。主管要讓員工知道你的標準,員工才有意願訂定更高的目標。

完美年度計劃4大要件

一份完整而清楚的年度計劃,應該包含以下4大要件:

1.目標不要太多

目標必須聚焦,以部門的年度目標而言,若超過15個以上就太多了。以我過去在當部門主管時的經驗,我會列出明年度最重要的10大目標。

2.關鍵績效指標

(KeyPerformanceIndicator,KPI)

也就是年度目標必須達到的最終結果。例如,預計達成的銷售數字或是完成期限。

3.主要負責人或團隊,以及支援的負責人或團隊

指定主要負責單位以及支援單位,事後檢討時才好釐清責任歸屬。若最後目標未達成,主要負責人或團隊必須負起最終的責任。

這一點也是擬定年度計劃時最難的部份,因為牽動了跨部門間的敏感神經,不同部門能達成共識,過程非常重要,事前必須有充分溝通,並獲得再上一層主管的認可。

4.行動計劃

最後,則是寫下達成目標必須採取的行動。

行動計劃不能只列出行動而已,要寫明這項行動達到的效果。舉例來說,你的行動計劃是增加媒體曝光率,就應明確訂定希望有多少媒體報導、見報率要達到多少以上等具體數字,還有,在多久期限內達到這些效果。這樣日後檢討時才有所依據。

部門年度計劃

年度目標關鍵績效指標主要負責團隊支援團隊行動計劃

Goal1

Goal2

Goal3

Goal4

年度計劃流程

和主管討論並確定明年年度目標→

決定年度目標應達成的績效指標→

指定每項目標的主要負責團隊以及支援團隊→

由主要負責團隊以及支援團隊訂定達成目標的行動計劃

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