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抓漏抓成千萬大老闆

葉益成小檔案 現職:中華毅業總裁 經歷: 花旗銀行風險管理部門副總裁 奇異工商融資授信部門主管

6年前,他是花旗銀行的企業金融授信主管(creditofficer),一個人租了台北車站附近的小辦公室出來創業。6年後,他的公司人數擴張成7倍,還買了新的辦公室;他自己不但有車、有房,更養了一匹栗色的馬。

他是葉益成,中華毅業成本專業企管顧問公司總裁;這份讓他成功致富的事業,就是幫企業抓漏省錢。他手下的38名顧問,儼然像「企業抓漏戰士」,每天以「成本未降、不收費(Nosavings,nofee.)」的策略,與企業客戶對分每一分一毫省下來的錢。這些客戶包括統一超商、全家便利商店、信義房屋,甚至還有台灣經濟研究院和開南大學。

葉益成營運的模式是這樣的:企業成本每實際降低一塊錢,他從中收取5毛錢作為諮詢費,為期2年;但如果沒幫客戶省下錢,他分文不取,連車馬費都不拿。

去年中華毅業的年營收金額超過新台幣5千萬元,也就是說,這群抓漏戰士1年來幫台灣企業節省下至少超過1億元的不必要支出。

「平常公司賺1千萬要賺多久,要看多少臉色?」葉益成說:「你口袋裡有好多錢可以留下來,省下這些錢卻完全不用看人臉色。」

多數台灣老闆的思維不外乎:「省錢,我自己做就好了,何必外人插手?」葉益成能在創業第一年就達到損益兩平,除了他「無效免費」的大膽訴求外,徹底顛覆一般人認為「省錢=costdown=福利縮減」的概念,更是他迅速得到市場支持的理由。

國際總部支持,強力資料庫是後盾

首先,葉益成手邊有一份來自總公司國際毅業集團(ExpenseReductionAnalysisGroup)的互動式神奇表格,這是一個匯整4萬多家全球企業各種浪費情況,建構出的數據資料庫,涵蓋300多樣浪費項目。只要輸入項目、花費、公司人數等企業基本資料,旁邊的圓餅圖就出現一小片藍色扇形,告訴你平均來說,公司在印刷費用上可能浪費多少,在電力支出上有百分之多少可以節省下來。

然而有兩大項目,葉益成絕對不碰。一是人事精簡、一是原物料。一方面要企業主誠實提供這兩類財務數字供他評估,難度很高;另方面,裁員瘦身是一般人最直覺想到降低成本的方法,找外部顧問來做,只會更引起員工的抗拒反彈。畢竟,要是過程失敗,對葉益成來說,就等於做「白工」。

所以他不會提供客戶大刀闊斧或「革命」性的做法,葉益成的逆向思考,反而是要企業先開出可以供他施展的「規格」,他再從中檢視,找出浪費,因為這是阻力最小、助力最高的方式。

怎麼做呢?其實很多公司之所以會把錢花在沒有效益的地方,是因為無法掌握完全的市場資訊,解決這種「資訊不對稱」,就是葉益成的團隊價值。

攤開他旗下顧問的名單,幾乎都是超級資深的經理人,例如前潤泰集團子公司總經理、執行副總黃尚文就是其中之一,其他還包括律師、會計師……,個個身懷絕技。

重整電話費率,1年省2千萬

最近葉益成剛完成一家商業銀行的諮詢案,光是電話費就1年省下2千萬,剛好足以看出他們的功力。

這家銀行有80家分行,在詳細分析電信費用單據,把各分行使用中華電信、台灣固網、遠傳等電信公司的服務費用分門別類排好後,赫然發現:明明是同一家銀行,但因為各自簽約,電信業者對每家分行收取的費率竟然都不一樣。

接著又看到,這家銀行總共有240條ADSL線路,每個月都繳交電話月租費,但是只被拿來當作網路線使用,白繳不少電話費。以這樣的通話量,早就足以享受電信公司的升級優惠方案,但電信公司絕對不會主動告知,導致客戶一直當冤大頭、白繳錢。

仔細分析過每一通電話後,葉益成旗下律師開始寄出法律文件給電信公司,要求統一所有分行費率、將銀行全行優惠費率升級,並且建議客戶使用ADSL所附門號。葉益成指出,一般企業客戶電訊費用如果超過新台幣1億元,大概都會有8~56%的節省空間。

如此一來,一場靜悄悄的「電話費省錢革命」就完成了,完全不必增加對員工的使用限制。不景氣的時候,葉益成認為省錢行動更要做得「神不知、鬼不覺」,他發現很多公司實施「6分鐘斷話一次」之類的管理措施,一次講電話滿6分鐘,總機自動斷線。一家公司如果出現太多這種徵兆,會增加員工怨言,或感覺公司「快不行了」,準備落跑。如此,幫公司賺錢的人才反而會流失,損失公司的核心戰力。

如果真的無法找顧問,中小企業想自己下手抓漏,葉益成「慷慨」分享他多年心得歸納出的3大步驟。

3大動作幫公司抓漏

首先,從「組織分析」出發。一般公司的組織架構圖,多半是樹枝狀圖表,只註明部門隸屬關係。葉益成認為,組織圖上應該放上部門員工姓名、工作職掌,企業老闆手上的那份最好還填上該員工的薪資,每個人拿多少錢、做多少事,他的生產力合不合理,馬上一目了然。

如果發現員工的實質貢獻不多,應該進行工作的重分配;如果發現這個工作根本不該花那麼多錢,就要重新調整薪水。葉益成說,好的組織分析至少能為企業省下5~15%的人力成本。

第2個有效的分析工具是「比例分析」,葉益成建議企業老闆們做一下簡單的算數,把公司財務報表上的每一項費用數字除以營收,分析至少5年來的費用比例。取出每項費用5年來最低的那個數字,就是「最低費用的最佳組合」,公司應該以這樣的水準作為努力目標。

第3大分析工具是「活標本」(worksampling),葉益成認為,企業老闆們應該挑選出表現最優異的員工,記錄他們的工作程序,找出表現優異的原因。透過參考優秀員工的做法,可以增進其他員工的效率。

專門幫企業抓漏省錢的公司,自己又是什麼樣貌?中華毅業的辦公室位在捷運紅樹林站附近的安泰登峰大樓,距離客戶精華所在的台北市鬧區有好大一段距離。坐捷運過去,路上還看得到紅樹林、白鷺鷥、淡水河。

葉益成的想法是,成本顧問平時沒有必要進辦公室,只要有一套完備的資訊系統,可以隨時隨地工作。38名顧問平常一個月到公司聚會一次,大家見了面說說笑笑,反而像是加油打氣的HappyHour。

這樣的辦公室,只有後勤人員能享有一席之地。顧問有一個「自由席」工作區,回來自己找位子坐下;其他的空間則闢為會議室。

公司也不設櫃臺接待,訪客按鈴後,每個人都可以開門或簽收文件。總機則以系統取代。

葉益成篤信金錢是最好的員工福利,對客戶收取的費用,80%直接回饋給負責的顧問,只要上繳20%回公司即可,這是他獨特的「80╱20原則」。所以顧問只要業績好,年薪千萬不是問題,也因此,諸多強將願意長期在此效命。

抓漏能抓出事業,抓成千萬大老闆,葉益成的故事,也算是讓人大開眼界。

葉益成抓漏備忘錄

1.精算每位員工的生產力與薪資並適度調整,可省下5~15%的人力成本。

2.將財務報表上的每項費用數字除以營收,分析至少5年來的費用比例,找出漏洞。

3.記錄最佳員工工作流程,作為其他員工參考,提升整體效率。

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