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人事精簡,公司叫我扮黑臉……

主講︱傅昌浩(沛亨半導體行政部協理) 中央大學人力資源管理研究所畢,曾任壢新醫院處長、蔚華科技經理、世界先進積體電路部經理、104資訊科技協理等。

在不景氣的危機中,企業往往會執行各種cost-down策略來進行「瘦身」,也許會走到最後一步:裁員。當公司高層決策下來時,要負責傳達或執行的主管,也常因被夾在中間的兩難產生憂慮、無力、愧疚感。

但很現實的,主管的管理責任,就是扛起組織的起承轉合,有效的達成組織的目標與政策。所以無論中、高階的管理者,都不能推辭,但是要能思考與判斷,思考是否對組織有利、是否符合相關法令與勞工權益。接下來,更重要的是做好對上與對下的溝通。

對上,要澄清這個命令或政策的意義與動機,也要反映員工的權益與可能的反應等;對下,要能將公司政策清楚告知員工,對於員工應得的權益、保障或是配套的措施等,也要明白的告知。

如果你面對的並非是公司全球性的政策,或許就有向上爭取的空間。溝通時除了要勤快,態度也要秉持誠懇實在,針對你想爭取員工名額或權益,列出詳細清楚的優劣分析;但不用明講這樣做會帶來什麼負面影響,以免護短或不客觀,要以具說服性的數據說話。

如果最終確認了目前的減薪或裁員,完全是為了組織、部門的發展與利益考量,或是為了照顧其他大多數員工的生計考量;身為主管的你,當想到這些因素時,就會挺腰扮起黑臉。

拿捏用詞,先處理情緒問題

扮黑臉傳達公司政策的當下,有幾個don’ts:

1.絕對不要火上加油。無須再講一些會傷人的話,如「你工作績效就這樣子啊」、「你表現就是不好」,這是沒有意義的,反而更破壞氣氛。

2.不要落井下石:「你就是哪裡出了問題,你要去改啊!」之類的話語。

3.不要隨便濫用「同理心」:「我知道你很難過,我也能體會你的心情,但公司決定……」講這個也沒有意義。要有同理心的心情,可落實在保障員工應得權益,但不需在此時用安慰言詞來表達。不如就坦承傳達:「公司做這個決定,是經過管理階層整體考量的結果,所以很抱歉要正式地通知你……謝謝。」

當然,當你告知員工時,多少會面臨他們的反彈,包括失落、哭泣、氣憤、質疑等自然情緒反應。此時,「先傾聽」、先處理情緒問題是最重要的做法,讓對方有宣洩和表達的機會,就算已無法改變決定。坦白說,這樣的幫助可能非常有限,但這也是最起碼、應該要做到的尊重。

正面走出「倖存者症候群」

對主管而言,目前出現的「倖存者症候群」也是急需處理的課題。留任的員工親眼看到他人遭裁員,常出現無望感、思考負面化、工作退縮、對組織不信任等狀況。例如出現「還有下一波」、「下一個就是我」的流言,傳染殺傷力極大。

同樣地,公司也要營造公開的氣氛,讓員工情緒和意見有宣洩的管道。主管可透過個別約談輔導或團隊諮商,先讓員工傾訴完、了解他們的想法,然後告知他們「汰弱計劃已經結束」,間接否定流言。

接下來,再正面宣導公司未來方向,以及員工的工作藍圖;除了肯定他們的既有的付出,也針對未來目標或他們的提問、求助,建議可再加強哪些專業、觀念或表現,引導大家專注於現在和未來。

但要注意的是,過程中絕不要提及被裁員者的缺點或原因來比較,只是在傷口上灑鹽。相反地,可以說明大環境、或你本身的限制或難處,但不要責怪被裁員者或公司。

之後,為了提升組織的向心力,並轉移焦慮的心態,更是「訓練不能停,獎賞不能少」。教育訓練就是用來幫助公司建立願景,或協助各部門和員工設定目標,鼓勵參與。當階段性目標達成時,更要即時、適時地予以獎賞或宣傳,絕不手軟,同時在既有成果上擴大其影響範圍或相關部門,以激勵士氣與工作效率,重新建立員工和組織之間的信任。

在預算許可下,也可舉辦員工團體活動來舒展身心。總之,在經濟不景氣下,持續提供員工一個身心健康的工作環境,並做好績效管理、加強培育人才,是目前企業最該做的因應措施。

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