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國情不同,感謝函小心弄巧成拙

「禮多人不怪」,真的是這樣嗎?不管是實質送上禮物或是隨手一張感謝卡,表達自己內心的感受以及誠摯的謝意,本該是件值得鼓勵而且起而力行的好事,可是表達謝意也得看時機,更要拿捏好分寸,如果時機不當,或用錯了方法、表錯了情,即使情真意切也可能造成別人的反感,反倒要三思而後行了!面試和業務場合的臨門一腳

在職場歷練多年的老手或是剛踏入社會正在尋找工作的新鮮人,對於感謝函(ThankYouLetter)應該都不陌生。許多求職教戰手冊或職場經驗談裡常被提醒用來為自己加分的,就是在面試結束之後寫封“ThankYouLetter”給面試的主管,感謝對方給自己一個面試的機會,也正好趁機補充說明當時無法妥善回答的問題,還可表達強烈加入公司的意願並抒發一番個人的抱負。雖然沒有人敢保證寄了感謝函就一定能找得到工作,但是因為沒寫感謝函而錯失工作機會的也大有人在。特別是當應徵者之間的條件差距不大時,一封真誠的感謝函反而能讓主試官印象深刻,特別具有臨門一腳的效果。

此外,在歐美或是重視禮尚往來的日本,感謝函的使用在人際關係相處上也是非常普遍的一種溝通方式,尤其是商務往來的場合,這個不起眼的小動作卻可能帶來意想不到的大大收穫。曾在日本NHK的電視特輯中看過一個例子,某家大型連鎖家具公司的超級業務員不僅年輕,入行短短一年多便創造了個人年銷售額上億元的紀錄,個人的業績成長還在年年刷新當中。他成功的祕訣即在於大處著眼、小處著手的貼心服務——每天親手寫封感謝函給當天不管成交與否的客戶。時機不對,反招誤會

值得一提的是,雖然表達感激的方法有許多種,但是不同的時空背景、不同的情境卻可能產生不同的解讀。有位嫁到台灣的日籍朋友的例子正好說明不同文化所產生的認知差距:為了感念台灣人保母對小孩無微不至的照顧,想寫封感謝函的她卻被婆婆制止了,理由是保母又不是辭職不做了,寫感謝函太過刻意反而容易產生誤會。

無獨有偶的,另外一位正在求職的朋友更有慘痛的經驗。由於面試當時並沒有拿到日籍主管的名片,但牢記著面談後的感謝函是職場基本禮貌的他,自作聰明地透過各種可能管道好不容易拿到了對方的電子郵件資料,不料卻在寄出之後得罪了這位日籍主管,主要是未經本人授權,即使出發點出於善意也不見得受人歡迎,反而帶來反效果。因此,在重視個人隱私的日商,涉及個人資料的處理必須小心謹慎步步為營,上述的例子即可透過公司的人事部門代為轉交,不僅省事也可避免不必要的誤會。

不管在任何國家文化的職場,感謝函被視為必要且基本的禮儀展現,但是感謝函的投遞時機也得考慮國情與文化,因人而異因地制宜,否則一個小小的動作弄巧成拙,可就得不償失了。作者許書揚現為保聖那管理顧問公司、經緯智庫(MGR)公司總經理

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