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跑在時間前面的思考

當總經理的生活品質比當部長還好? 王文欣就是越來越有「無印良品」般俐落簡約的氣色, 這種從容,來自於對時間意義的不同思考。

距離2007年2月1日接掌無印良品總經理,剛好整整一年。要扛起一家公司的營運,這300多天,可能是58年次的王文欣工作以來,責任最大的時候。「應該也是最忙最累的時候吧?」忍不住這樣問她。

但王文欣的回答有點讓人意外:「我的energy節省得很好,」她笑著說。跟2年多前還擔任統一超商公共事務部部長時比較,王文欣反而認為她的工作、生活品質都提高了。

所謂「總經理」,不應是種「高壓」與「高工時」的指標性人物嗎?然而王文欣的答案卻很有說服力。因為她明朗的眼神與氣色、溫暖的笑容,不僅絲毫沒有隨直升機般的升遷速度改變,反而比過去又多出了幾分簡約與從容。

當中最大的不同是:「我對時間的主導性更強了,」王文欣說。以前負責公關業務,為了回應媒體需求,她得24小時oncall,連在公司移動都得小跑步,「完全沒有完整時間思考」。這兩年間由於角色的轉換,倒讓她慢慢摸索出一套自己「忙而不亂」的節奏。

她的一天,從提早一小時上班開始。最早上班,不必最晚下班

王文欣每天早上7點起床,7點40分出門,8點鐘出頭抵達公司,距離9點正式上班前,還有一小時。她也因此跟總機小姐成為每天最早到的員工之一。

這沒有打擾的60分鐘,對王文欣來說十分重要。通常,她先瀏覽一天的新聞。王文欣並不仰賴祕書剪報,她喜歡自己搜尋產業動態,因為像原物料、匯率、經濟等訊息,看來不直接相關,但對決策、判斷都有影響。

當天若有會議,她也會利用這時候準備。會議裡要講什麼話,王文欣會事先摘要重點寫在筆記本上。她的字跡跟人一樣清新、秀氣,連修改處也用立可白整整齊齊地覆蓋。

中午休息一小時,她多數時候不出門,留在公司吃便當,理由是太花時間:位於台北市東興路的無印良品辦公室,得走到基隆路或八德路,餐廳才比較多。王文欣約7點多下班,雖然最早來,「但不是最晚走,」她笑著說。

等到晚上10點半各門市打烊,洗過澡、稍作休息後,王文欣會在家以一種「舒服」的狀態,再打開電腦看當天業績、回e-mail,繼續工作到12點左右。

「睡前看數字不會睡不著嗎?」

「我不會為了已經發生的事耿耿於懷,」怔了一下,顯然「沒想過」這問題的王文欣幽默地回答。

作為統一流通次集團中最年輕、也是第一位女性總經理,王文欣的工作量無庸置疑是節節上升,看似「正常」的作息背後,其實有著她把工作化繁為簡的各種技巧。不要跟部屬「搶」工作

比方說,能夠「當下做」的事,就不要「等一下」再做。

對付e-mail量暴增,「我如果有話要講,一定馬上回,不然就刪掉,」王文欣說。她發現,如果按從前「先看看再說」的方式,之後回頭再找,等於每封信要花2倍的時間處理。

只要想到什麼,她習慣立刻寫下來,這樣心情反而可以放鬆。

從單一功能的主管被拔擢為總經理,整個工作範疇都不同了。「沒有人告訴我該做什麼,」王文欣形容,除了董事長徐重仁會偶而給她一些大方向的建議。她知道總經理有一項重要的功課:「焦點經營」——找出工作的重點。「我不要跟大家搶工作做,」王文欣說。

因為意識到自己是個注意細節的人,所以她會特意告訴自己「要放手交給部屬」。就像她對公關業務可以說再熟不過,一開始還會想看新聞稿,但後來會對自己說:「要忍耐」。除非有必要,否則就讓相關主管決定。

至於總經理的任務,應該把焦點放在哪裡?

王文欣的體會是這樣的:不只在管理,更在思考。而且,是跑在時間前面的思考。把時間用在對的地方

生活居家產業的特性,就是眼光、腳步都要比眼前的時令快上至少半年。這一季已經開始做未來6~9個月產品的行銷與規劃,大到流行趨勢、經濟景氣,小到天氣,都需要預測。

把左右未來的工程提前做好,就不會把時間浪費在成效不彰的事情上,這是王文欣對「跑在時間前面的思考」做下的詮釋。

事實上,她在2006年剛接任無印良品副總經理時,前9個月業績都沒有達到目標。當時王文欣很困惑:「明明我的店很漂亮,也有客人,為什麼就是做不到?」

仔細比對數據後,她發現衣料產品從日本的進貨量不夠,造成業績瓶頸。於是開始大力調貨,花了幾個月,卻緩不濟急。於是有一天,她不得不忍痛決定:「算了。」

「再怎麼努力,改變的空間只有一點點,還不如把時間放在可以創造比較大改變的地方。」王文欣從此學到,與其卡在當下的難題上,不如轉念去想:「怎麼利用下一檔?」「怎麼讓半年後來的貨更能符合顧客與門市的需求?」

在王文欣手中,無印良品多出不少創新做法,像在秋冬裝上市前推出服裝秀,後來都是提早發想,並在先期與日方溝通的成果。

2年多來,無印良品在人力上一直十分精簡,因為王文欣相信:「人多不見得好辦事」。組織繁複後,溝通、管理成本都會增加。只要能善用外部資源,總部不必無量擴充,維持必要功能就好。

她自己在生活上也一樣善用分工:既然無暇下廚,三餐以外食為主,就盡可能多找到健康、清潔的餐廳;她也請家事服務員協助打掃,讓下班後的自己能充分休養生息。

有件事,倒是王文欣十分堅持的:再困難,年假也要跟同在統一集團任職的先生「喬」在一起。上一次,兩個人一起去了舊金山跟紐約。

「把時間用在對的地方,」這是王文欣一直以來的信念,她也真的這樣實踐了:不管工作、生活都一體適用,讓她的專業表現與活力,一樣都讓人印象深刻。

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