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空降新部門,老被冷眼看待?

公司成立負責新業務的新部門,但其他部門似乎態度冷淡,不願配合或幫忙,造成工作氣氛有點尷尬……

一般來說,舊有員工會覺得「新部門是來做什麼的?對我們會不會有排擠和影響?你們應該也是有經驗的人,不然怎麼會被找來?」所以就不想主動去溝通。而新部門有時可能無法接受公司原有做法,稍微諮詢過後就打算另創新招,舊部門就算想幫忙也難以插手,乾脆讓你自己去碰撞。如此一來,其實無法達成1加1大於2的效果。

公司成立新部門,是希望能有新的成長與躍進,而在新舊交融中,其實可以串連、激發出很多新的方法與成果。但新部門若沒有舊部門加持,可能要經過很多tryanderror,造成時間和資源上的浪費。因此,雙方最基本也最重要的,就是增加彼此的了解。對目標一旦達成共識,資源、功勞也都共享,事情就好解決。

而且,在溝通的過程中要讓別的部門願意參與,才提得出雙贏策略(win-winsolution),彼此都有發揮的空間。過程如果有困難,就需要上層的主管出面,一起建立團體的精神與氣氛。別只想著「我要什麼」

一開始,可由大老闆舉辦跨部門的會議,對全公司說明為什麼會有新部門?它的價值何在?對原來的業務好處在哪裡?讓全公司的人都了解新部門的任務之後,要幫忙才有脈絡可循。

新部門也要主動進行跨部門的緊密溝通,可從每日會議開始,把自己在做什麼告知他們,漸有默契後改成每兩天、每週一次,讓團隊跨出去,有真正和公司整合工作的感覺。

在過程中你會發現,之前對方可能不是刻意刁難,而是自己沒有了解到他的難處。其實,在溝通的時候不能只講我們要什麼,更應分享背後的原因、目標和想法,對方就可以運用他們的專業,幫你思考什麼才是目前最適合的,反而得到更理想的解決方案。

如果新舊部門雙方意見僵持不下,就應請更高層的主管出面,一同參與會議、檢閱雙方資料。這樣的好處在於,新舊部門都能看見主管做決定的過程和理由,也能藉此修正自己的認知、判斷和方法,最後能朝同一個正確的方向發展。

其實,新舊部門不是在比賽、互相打壓,而是讓彼此的經驗與知識相加相乘,讓事情的面向更周延,也讓彼此看到新的角度而有所成長。這個過程可能很長、很痛苦,但要珍惜彼此「講」和「聽」的機會;對方不一定是冷淡,也不是在刁難,也許是怕你失敗,是想讓事情更好。如果轉個心態來看,就會有很大的進展。新部門也代表新機會

反過來看,新部門的員工可能自覺很認真、很願意學,到處都不恥下問,但這樣其實可能造成別人的困擾。不是問問題就叫認真,「先做功課」才是認真。例如可事先翻閱公司裡關於事情流程如何進行的文件,或許在細節部份無法掌握,但有基本的準備後再去請教對方,對要幫你的人是比較友善的,雙方也更快能建立互信基礎。

其他部門的老鳥,也別將新部門視為來找麻煩或搶飯碗。公司特地成立新的部門,並不絕對代表是對舊有員工的否定或威脅,與其排斥,不如更主動認識、甚至參與新部門的工作,不但能了解公司的未來方向和趨勢,也可藉此觀察被找來的新同事特質和專長為何,從中學習,進而重新找到自己的利基點。

像我們的客服中心,就很樂意主動幫助新部門或員工解決困難,進而成為全公司的神經系統及潤滑劑,不少客服專員還因此轉調到各個部門,大展身手。新部門,其實可以是一個有所發揮的新機會!

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