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精準管理,資訊吸收超效率

面對雜亂而龐大的資料,該如何整理出頭緒?面對成堆的文章,如何在短時間內抓住重點?在資訊氾濫的時代,你必須具備足夠的資料整理能力。

對現代人來說,資訊發達是幸福,也是痛苦。搜尋資訊的管道變多了、也更即時,但是隨著資訊量的暴增,得花費更大工夫去整理和消化。

有效閱讀與吸收

首先,光是閱讀蒐集到的資料,就要耗掉不少時間,而且往往看到最後,不是忘了前面看過的內容,就是腦袋裡塞了太多資訊,變得混亂不清。

閱讀資料也需要有方法,但是你不需去學速讀,也能大幅加快閱讀速度。

1. 排除所有可能讓你分心的事物。

閱讀要有效率,必須有很高的專注力,盡量在不受干擾的環境、或選擇某個完整的時段閱讀資料。如果注意力不集中,容易讀過即忘,又得重新開始。

2. 隨時記下重點,閱讀時要手眼並用。

當你取得任何的文件或資料,立刻花幾分鐘的時間瀏覽全部的內容,同時用螢光筆或彩色筆劃重點,像是重要的人名、地名、刊物或一段話。

你也可以在空白處寫下這篇文章的重點,或是使用適當大小的便利貼,日後要找資料時,就可一目了然這篇文章的內容,不需要再從頭看到尾。

3. 適當休息。

根據研究,每閱讀完1小時休息5分鐘,可以大幅提升閱讀的效率。不僅避免疲勞,同時可以趁這5分鐘消化剛剛閱讀過的資料,或趁機記錄你認為重要的部份。

4. 善用心智圖。

雖然心智圖(mind map)原本是用來訓練個人思考與聯想力的工具,不過也可以用來強化自己的歸納整理能力。

《有效生活》(The Optimized Life)的作者金‧羅奇(Kim Roach)建議,每讀完一本書或一篇文章,便可採用心智圖的方法,把整本書或整篇文章的內容濃縮成一張圖。

筆記管理好,檢索沒煩惱

筆記也是資料整理的重要工具之一,但我們通常不會花太多時間去思考如何「管理」筆記的內容。

日本《超效率資料整理術》作者熊谷正壽認為,筆記不僅僅是讓你隨時可記下有用的資訊而已,最重要的是必須方便你日後查詢與檢索。

因此最好選擇活頁式筆記本,可以隨時調整前後順序,而且要嚴格遵守一份資料一張活頁紙,並在每頁活頁紙的上方標明:「日期」、「地點」、「參加者」以及「主題」,或是其他可以幫助你快速抓住這頁資料重點的資訊,方便你事後查詢。

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