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上台報告免緊張!

不管是對上司或同事,上台向眾人報告總是令人緊張,最怕腦袋一片空白,讓100分的內容變成10分的表現……到底如何不讓緊張打敗自己?

主講︱胡婷婷(荷商葛蘭素史克藥廠人力資源處處長)

美國威斯康辛大學麥迪遜校區教育心理學碩士,曾任福特六和汽車人事部經理、台灣禮來公司人力資源處處長。

無論是向同事或主管報告專案、討論議題,甚至上台向全體員工講話,就算工作多年,多半還是會緊張。尤其是向主管報告專案進度或工作成果時,如何完整、有邏輯地口述內容,不讓一時的緊張,埋沒過去的努力,是攸關你在公司能見度的關鍵之一。

緊張的程度跟報告的頻率也有關,一回生二回熟,緊張的程度會下降。每個人都有每個人的舒適區(comfortzone),當你從習慣對1個人報告,改為開始要對5個人報告時,難免緊張和不適應,但你的舒適區可以隨著練習與經驗漸漸擴大。

既然在職場上報告是無可避免的,要擴展舒適區的方法,就是給自己多點機會去練習。再來,累積成功的經驗非常重要。失敗的經驗可能會影響到你下次報告的意願,成功的經驗才能增加自信心,減少緊張的情緒。事前準備完全,發展良性循環

擴展舒適區需要實戰的練習;而要獲得成功經驗,大致有以下4種方法。

1.掌握報告的素材。與其被指定要報告哪些東西、上台照本宣科,不如自己深入了解,再決定要報告的內容、邏輯和順序。你對自己要報告的東西有多了解、掌握的程度有多深,絕對是打敗緊張、報告成功的關鍵。

上台時,如果覺得大家都是來挑剔你的,你就會緊張,所以一定要告訴自己:「我是這裡的專家,也是最懂的人。」對於報告的內容要真的清楚了解,而非死背下來,才會產生自信心。就算真的面對質疑,也才能給予合理的解釋,甚至把質疑轉為幫助或支持的聲音。

2.事前演練(rehearsal)。當同事有上台報告的機會時,我會要求他預想實際狀況,演練2、3次給我聽,這也是幫助他做事前的準備。也可以先寫好在每張投影片預定要報告的話、說的小故事或重點等等。掌握報告素材是基本,演練則能加強或改進呈現的方式,讓報告更順暢。

3.了解你的觀眾。就算你要報告的東西是老生常談,或是年年重複的訓練課程,還是要針對觀眾來調整你呈現報告的用字遣詞和方式:台下是什麼樣的成員?他們的目的和期待是什麼?我準備的東西他們會不會有興趣?以確保他們能進入你的報告內容。

比如對研究人員可以使用專業術語或較具抽象概念的詞彙,然而面對業務代表時,則應轉換為口語化的用詞。如果觀眾無法理解你的報告,毫無反應,你也會如墜五里霧中,不知如何繼續。

4.尋求友善的互動。當你使用觀眾容易接受的用字遣詞時,他們也容易對你釋放善意的回饋,產生良性的互動循環,你就會更有信心,講得更順。

或者,如果上台仍很緊張,可以趕快瀏覽你的觀眾,尋找友善的臉孔,和他們有目光接觸(eyecontact),放鬆、微笑,讓彼此產生正向的認同感,降低緊張帶來的負面影響。放鬆自己,從緊張感中脫困

上台報告前,做幾個深呼吸,能讓你鎮靜下來。靜坐也是一種很好的放鬆與沉澱,讓身心都不再那麼緊張。如果報告時腦袋還是打結,可以利用喝口水、甚至問觀眾「有沒有問題」的小空檔,再尋找友善的目光,迅速調整思緒。

最後,如果緊張還是誤了事,請告訴自己要moveon,不要再沉溺在懊惱的感覺中,而是對症下藥,繼續練習。也可以向主管主動表達你仍有上台報告的意願,請主管日後再給你機會。

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