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3大步驟,當個稱職專案領導人

被指派專案計劃,如何在既定時間內確實完成?又該如何當一個好的專案領導人,帶領團隊做好這次的專案計劃呢?

主講︱廖麗雪(英商渣打銀行公共事務部資深副總經理)

東海大學外國語文學系畢業,公共關係領域資歷豐富,曾擔任美國銀行公關部協理、荷蘭銀行公關部副總,在渣打銀行至今3年。

根據一些調查來看,其實大概有75%的專案都是不成功的,要不是沒有按時間完成,就是超出預算,或是品質不夠好。所以在接到專案的時候,最好依照以下3個步驟進行:第1,掌握明確指示;第2,了解老闆的需求;第3,擬定計劃。3項步驟,首重溝通明確

如果老闆要你負責一個專案,他可能只會口頭上說明,卻沒有給你太多指示,這時身為一個專案負責人,就要很明確的取得老闆給你的承諾。例如經過他核准的企劃書,或是拿到與客戶的合約,之後再去著手這個專案,否則光靠口頭說明,失敗機率很高,因為可能會產生認知上的差距。

第2,先了解老闆的需求以及期望,而且這個期望必須是很明確的。也許你和老闆長期工作下來,會知道他想要的是什麼,但還是可能發生錯誤,所以要盡可能了解他想達到的目標為何,再去評估那個目標是不是你能夠做到的,如果做不到,可能必須要提出反應、適當溝通。

第3,了解需求之後,就要開始把工作的範圍定下來,排計劃。計劃越周詳,能夠完成目標的機會就越高。擬定計劃,執行更容易

在開始執行專案之前,可以先列出「工作分解結構」,亦即根據你要達到的目標列出樹狀圖,先把第一層架構列出來,再列出每個項目下的細項,詳列好後再去做,就不容易有錯。

擬定大致計劃後,再用Excel把工作項目詳細列出來,寫上每個項目的預估工期、並標明各項目的負責人,這時就能很清楚哪些工作由誰負責。列好工作項目後,發送給每一個人,還有你的老闆,他可以很清楚你的專案完成需要多少時間、需要多少人力協助等,而且要定期把更新的計劃內容寄給大家。

若有大型的專案,建議舉辦一個kick-offmeeting(啟動會議),召集團隊成員,並將老闆要的目標傳達給他們,大家再一起討論工作項目。這個會議可讓你和小組成員建立很好的共識,有些你沒想到的東西,他們可以提出來。在會議中大家可能七嘴八舌、意見很多,但會議之後,大家就能產生共識,以避免日後還有不同意見出現。定期檢視團隊成員進度

時間管理是專案執行時可能碰到的大問題,訂出計劃就能避免時間掌控出現差錯。訂出計劃進度後,一定要設一個里程碑,每個星期或每一天都要去檢查進度,查看進度是否按照原先設定的方向和目標走,如果沒有就要修正,或趕快補足。

作為一個專案領導人,絕對需要老闆賦予你監控團隊成員的權力,才能要求每個人都得按時繳交進度給你,否則這個專案完成不了。在這樣的情況下,定時寄進度表給你的同事,他們就會知道什麼時候該交出他要負責的部份。很多白紙黑字的規定寫出來,大家就一定要按照計劃走。

如果第一次接手專案,很容易完全摸不著頭緒,建議可先去請教有經驗的同事,詢問該注意哪些事情。當然做計劃是最重要的,至少保證做出來的東西不會差太多,而且當你做好每一步計劃時,可先請教不同專業的人,給你不同的意見回饋。

重要的是,當你執行專案時,不單只是把它做完就好,還要想到跟這個專案有關的人最後會不會滿意,當你從滿意度去思考,最終出來的成果就會有一定的品質。

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