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遠距會議,避免雞同鴨講!

遠距會議已是公司開會常態,但怎麼開得有效率,又能讓與會者掌握重點?

主講︱洪偉淦(趨勢科技台灣區總經理)

台灣科技大學機械研究所畢業,曾任職3M公司市場發展主任、趨勢科技台灣區業務協理、企業客戶部副總經理。

遠距會議和一般會議最大的不同,在於它不是面對面溝通。在此情況下,很多意思的表達和溝通,一定不像面對面那麼容易,如果沒有做好事前準備,很容易達不到會議該有的效益。一言以蔽之,開遠距會議最重要的事,就是一定要有充分的事前準備,才能讓會議開得有效率。事前要做足準備功夫

開會前,前置作業很重要,大致為以下兩點:

第1,時間的安排。通常視訊會議牽涉到國外同仁,有時區的差異。因此在安排會議時,應該考慮是否影響與會者的作息時間。比方說台灣的上班時間,可能是其他國家的半夜2、3點,這就不是很好的開會時間點。另外,也要再三確認每個人的時間是否能配合,避免會議的重要人物沒有到場。

第2,準備講述大綱。主持人在開會前,得先讓大家手上有會議的內容綱要,而且要很詳盡。通常面對面會議,在PowerPoint頁面上寫個簡單的2、3行即可,但遠距會議就不能用這種方式。頁面上的資料要夠清楚,即便與會者某個段落沒聽到,還是可以看內容而了解你在講什麼,這時「說話」變成只是解說、是一種輔助。再者,PowerPoint大綱上要註明頁碼,並適時告訴與會者你講到第幾頁。注意會議禮儀

會議一開始,主持人要先問候每個人,並確認有誰參與,接下來敘述會議的主題、目的,並清楚地講述會議的議程。另外,偶爾停頓下來,詢問大家是否在聽、是否有問題,是很重要的。開視訊會議時,周遭的環境要淨空,很多人在家中開會,要注意小孩子可能從後面跑過,還有穿著也要有基本禮貌。如果是電話會議,也要排除背景雜音,最好在主講人講述的同時,按下電話靜音鍵,避免你周遭的聲音干擾到他。

視訊會議常碰到的狀況是,大家同時講話,場面因此會很混亂,所以參加會議的人,在提問時要有耐心地等別人先講完,再接下去講。再者,要發問時,一定要把對方的名字先講出來,例如「某某某,你覺得怎麼樣?」不然其他人可能不知道是誰在對話。比較麻煩的是電話會議,因為你不知道其他人有沒有在聽,若想要確認,可以說:「接下來要講某部份,待會可能會徵詢一下各位的意見,」這樣能藉此提醒大家該注意聽,也比較禮貌。別超過1小時

遠距會議最好不要超過1小時,因為需要專心聽,但透過遠端傳來的聲音品質不一定好,很容易令人疲勞,太冗長也很容易讓人精神渙散。因此,報告盡可能在20?30分鐘內結束,也要避免太漫長的討論而浪費時間,這就是為什麼視訊會議的大綱要做的很詳盡,可以壓縮會議時間到最短,只要討論重點就好。

如果會議真的需要透過彼此大量討論,我建議公司不該省下通勤成本,而該讓員工聚在一起討論,才能有效率地開會。視訊會議適合討論特定主題,或是例行性會議,不需要牽涉到太多人或佔用太長時間。重點是,它不應該是個「討論式」的會議,不然會產生兩種情況,一是大家亂哄哄,二是沒有人發言,你也不知道怎麼進行下去。

總的說來,一開始的事前準備工作一定要做充分。如果沒有,會議就會淪為討論而沒有效率。一群人利用視訊漫無目的討論,與一般面對面會議的討論效果相差非常多。所以議程的設定、主持人如何控制節奏,都會成為遠距會議是否有效率的關鍵。

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