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使用Instant Messenger的Dos & Don'ts

上班族常用即時通訊,你是否不知不覺洩漏了公司機密,或者溝通沒有留下證據? 13個Dos & Don'ts,讓YAHOO! 奇摩的資深產品經理林志強告訴你。

在職場上使用各種即時通訊工具,有哪些需要注意的原則?YAHOO!奇摩網路通訊暨平台服務事業部資深產品經理林志強,負責開發YAHOO!Messenger產品,本身也是高度使用者;59年次的他,同時身兼主管與員工兩種角色。林志強歸納出13項Dos&Don’ts,值得上班族參考。

1.在名單上加入對方前,先表明身分。

先表明自己的身分,等於再度確認對方是否同意成為名單上的一員。跟面對面一樣,自我介紹永遠是最基本的禮貌。

2.相信並尊重別人的「狀態」。

就像你可以不接手機,不管對方是不是真的處於「忙碌」或「離開」狀態,都要尊重他有不立刻回應的權利。

3.討論公事時,文字儘量簡潔。不要追求打字速度而錯字連篇。

若需要很多文字才能解釋清楚,該改採電話或其他方式溝通,不要逃避或刻意忽略人和人間的真實互動。

4.發訊息之前,一定要確認對方到底是不是你要發的對象。

很多人都有過這樣的經驗:按下「傳送」鍵後才發現:傳錯人了!

5.重要事項還是要以信件方式溝通,才有紀錄可查。

為了負責任,保留工作上的溝通紀錄很重要,千萬不要覺得透過即時通訊「傳了就算」而便宜行事。很多主管都認為這並不屬於正式的溝通形式。

6.不要太頻繁更改暱稱,暱稱格式又不具一致性。

這會造成其他人辨認上的困難。

7.不要輕易在暱稱中表露太多的個人負面情緒。

特別是對工作的抱怨。在沒有溝通前直接訴諸Messenger暱稱,想透過「公訴」方式來尋求同事支持,一方面對主管太直接、不夠尊重;另方面等於把情緒壓力蔓延給其他人,並不公平。最重要的是,這對解決問題本身沒有幫助。因為組織最終看的還是個人績效,如果事後表現不好,事前又過度宣洩個人情緒,反而不利自己在老闆和同事前的形象。

8.不要輕易將公司訊息置入暱稱中。

別忘了,你的名單上可能有很多公司以外的人士,他們也會對外傳布消息,對公司造成想像不到的影響。像開發中的產品計劃、進度,格外要避免。

9.不要直接傳送訊息給層級超越自己很多的高階主管,尤其是還沒有跟直屬主管討論過的內容。

雖然即時通訊工具提供很好的一對一溝通管道,但上班族絕不適合隨便拿來「越級上報」。如果是好建議,主管或許會採用;若是小報告,不僅容易讓人懷疑動機,多數主管也不會立即處理,最後仍會回到正式流程。

11.會議或報告時,一定要記得把即時訊息關掉。

尤其在電腦將接上投影器時,更要再三確定關掉即時通訊,否則親密愛人突然在大銀幕上丟個訊息來,眾目睽睽下就太尷尬了!

12.最好用不同的帳號區隔工作與私人生活。

這是當各種工作與私人事務因為即時通訊工具造成混淆、困擾時,最好的作法。

13.小心病毒。

千萬不要任意連上即時訊息中的陌生網頁,讓電腦病毒有機可趁。「用任何工具都要保護你的公司,這是工作人的基本態度,」林志強指出。這也是對上班族很好的總結與提醒。

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