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多做一步,少一點時間浪費

會計師就和律師一樣,按時收費,他們的工作時間可是不得有絲毫浪費,因此大多數都有好的時間管理技巧。勤業眾信會計師事務所執業會計師柯志賢就是其中之一。 他從小就是做事有條理的人。念書時,為了準備大學聯考,他自己畫日曆,寫上每天的讀書進度;至今在工作上的態度,也是分秒必爭。目前柯志賢在事務所的客戶以製造業與高科技業產業為主。以下就是他在時間管理上的實務心得。

Q:你個人在進行時間管理時,通常有哪些原則?

A:我覺得時間管理最重要的就是規劃。每天睡覺前我會把第2天要做的事情寫下來,大概不要半小時就可以做完。

一早到公司,我會再看一次前一天晚上列出的工作清單,看是否有需要調整的地方。另外我會在星期天晚上規畫好一星期要完成的重要工作。

但最重要的是務實執行,這樣才有意義,所以每天的工作表執行率大約有9成。但你不會常常一進公司就有接不完的電話、開不完的會,等到快下班才有時間處理重要的事情?

A:我想這很難避免。像我們當會計師的,也常常遇到客戶打電話詢問,一說就1、2個小時。

你必須有技巧地結束談話。例如有些客戶他可能其實沒有想清楚,邊問邊想,你可以很有禮貌地告訴他,是不是再給他一些時間,等他有比較清楚的想法之後再碰面。

或者,如果客戶的問題我無法提供回答,我也會很直接告訴他,需要一點時間去研究或查證,晚一點你再來電,然後掛上電話,不要繼續耗在那裡。

另外我覺得要善用留言,如果聯絡不到人,我一定會留言。對方先聽到留言,就知道你來電的目的,可以事先有所準備,當你再找機會打給對方時,就可以減少說明來意的時間,立即切入正題。時間管理有一個重要因素就是做事要有方法。所以你是一個工作習慣很好的人?

A:我是認為,不要因為忙,而變得「茫」。有時候因為太忙,就會直覺反應,沒想到有其他更好的方法。這跟工作經驗很有關係,另外就是你有沒有用心去學習。

我的工作有一大部份是要審核會計師寫的報告。每次看完報告,如果覺得要修改的地方,我就會用標籤貼起來,而且依據問題大小,用不同顏色的標籤,如果是小問題,就用綠色,如果是很嚴重的就用紅色。

我可以依據紅色標籤的多寡,這樣一方面和會計師討論時可以立即翻到有問題的地方,另一方面可以根據不同顏色標籤的數量,判斷這份報告需要花多久時間和會計師討論,更精準地排定工作行程。

其實你只要多做一步,就可以省下後續的時間浪費。你都如何利用零碎的時間?

A:早上開車上班的時候,我會聽新聞,這對我們當會計師非常重要,不然客戶問起來,如果你不知道就不好了。

有時候去拜訪客戶時,坐車的時候就可以用PDA回email,或是打電話處理緊急的事情,回到公司之後,就可以去做需要比較專心的工作。你的辦公桌應該也整理得很有條理?

A:我通常把文件資料分成2大類,一是完全沒有看的文件,二是看了、但還需要進一步討論。只要看到哪一疊堆得很高,就知道是不是要加班處理了。而且,下班前一定會把桌子收乾淨。這樣第2天早上上班,就會感覺有新的開始。

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