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做個精彩提案人

向客戶進行提案簡報時,如果因為不佳的提案技巧,而埋沒一份苦心策劃的企劃案,就太可惜了。精采簡報有訣竅,在有限時間內,掌握簡單明瞭、態勢大方的要點,讓客戶留下深刻印象!

主講︱李綺琪(香港商陽獅廣告台灣分公司資深客戶總監)文化大學新聞系畢業,有7年廣告圈資歷,曾服務於麥肯廣告公司、智威湯遜廣告公司,2006年進入陽獅廣告公司至今。

提案的目的就是要把你的想法和對方溝通,而一個精采的提案其實就是清楚明瞭、生動的將想法和閱聽人分享。

所以提案前的第1步要先知道今天提案的目的、為什麼要召開這樣的會議。而要達到「精采」提案,提案之前的「準備」成為最重要的步驟。我會把自己當成客戶,試著把稿子「講出來」。講出來的好處除了可以去測量時間,還可以想像客戶會提出的問題以及應對方式。唯有練習,才能抓到訣竅。目光須接觸所有人員

由於大家在開會前一秒也許還在處理其他事務,所以一坐進會議室時多半還沒進入會議狀況。在時間允許下,可以先進行1、2分鐘的暖場,除了讓大家把精神專注在接下來的會議外,某種程度也在幫助自己降低緊張感。

進入會議室後,我會先選擇一個走動自如、並能和所有與會者「眼神接觸」的有利位置。眼神不能只掃到主要決策者,要清楚看到在座每一位的表情,才能在報告中立刻加強、補充說明,確保與會者能了解所有內容。

有時在你坐進會議室後,才發現客戶還多邀請了其他部門一同參與。能被邀請進來的人員,一定是重要人員,所以若沒有顧及到他們的反應都是不對的。此時我們應該立即詢問對方的業務範圍以及他今天被邀請進入會議的原因,並適時調整提案「語言」:多使用淺白說法、少用術語。一場報告,可以多人上場

我也建議在提案時最好不要「個人表演」,能讓客戶感受到一個「團隊合作」的呈現會更好。除了團隊裡的其他人員隨時都能補充提案內容外,由於單聽一個人報告容易使閱聽人感到疲憊、甚至記不得報告內容。所以在提案過程中,替換提案主持人反而能使閱聽人重整注意力。怎麼表現「簡單、明瞭」?

閱聽人在整場提案裡能記住「3個重點」已經很了不起,所以在準備時就要知道這次的重點該放在哪,不要讓閱聽人分散注意力。

一些簡報工具的使用訣竅也能幫助你表現出簡單明瞭的提案。首先,投影片的字級最好在30以上,才能確定投影片上不會出現太多文字,因為你所說的話才是重點。

由於不論中文或英文在投影片上都採從左到右的橫式寫法,在一個小時的提案過程裡,要一直從左讀到右、換行閱讀反而使閱聽人的眼球感到疲憊。最好一行字解決一個重點,才不會造成閱讀疲憊。

而橫式寫法也關係到「圖表」的擺放位置,將圖表所表示的重要數字放在「右半部」,閱聽人看完圖表後,就能順勢接到下一行的文字重點。臨場「出槌」,即時反應

提案的目的就是要把你的想法和對方溝通,如果當中溝通是透過解決客戶疑問來進行,也是一種溝通技巧。但若臨時回答不出客戶的問題,我覺得解決方式有兩種,除了其他團員可以立刻加入討論、幫忙解說外,不妨和客戶明確的說:「我們回去研究好會再給一個答案。」千萬不要現場硬擠答案,客戶想要的是一個深思熟慮的答案,而不是考驗臨場反應。

另外,在提案過程中我們其實常常碰到電腦或投影機等儀器突然出問題,但我們不要僵在那裡處理儀器狀況,當下應立刻做判斷,如果真的沒有這些工具輔助簡報,就把簡報的影本發給與會者,直接採口頭報告。

所以提案者其實扮演一個很重要的角色。他可能要幽默一點或是擁有個人魅力,這不見得是指會說笑話,但你的「態勢」要出來,讓客戶相信你今天所報告的內容經過深思熟慮、而且你對自己的提案有信心。

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