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天兵部屬,令人抓狂

部屬或許是職場經驗不足,做起事來經常一片混亂、毫無章法,不僅常幫倒忙,還拖慢整個團隊的工作進度,遇到這樣嫩的手下,該如何是好?

主講:林順才(ING安泰人壽行銷本部資深副總經理)

要解決這個問題,我的做法比較是直接從源頭管控,一開始就盡量將類似情形降到最低。我覺得主管在挑選人才時的角色與HR類似,最初徵才就必須思索:這個職務的內容與角色是什麼?必須找什麼樣的人?從找人的時候就嚴加把關。

有一種比較不負責任的行為是,今天公司人手不夠,需要盡快補人,也不看應徵者適合與否,中間篩選過程可能做得不好,結果這個人進來以後,他的經驗、專業,都跟原本應達到的要求有出入,跟不上團隊的運作速度,這就需要再花一些時間去補救。辛苦一點,先帶著他做

企業聘用毫無經驗的新手或社會新鮮人,本來就應該給予充分的訓練,並且給他一段時間適應工作內容。如果之後部屬仍舊跟不上,甚至影響整個團隊進度,主管要做的第1件事,並不是指責或質疑他不適任,而是設法釐清部屬狀況百出背後的成因,是專業能力不足,抑或學習態度不佳?

假如,部屬之所以長期處於狀況外,是因為他的個性與人格特質,與工作環境無法契合,我會想辦法看看企業內是否有更適合他效力的部門;如果是他本身的工作態度有問題,主管到最後也不得不做出所謂的“ToughDecision”。

但當問題出自於部屬專業能力不足時,主管真的不能太過心急,應該要再多給他一些時間,重點在於定時和新人溝通,掌握他的成長進度。

當然提升專業技術與能力有各種可行的方法,可以藉助企業內部專業養成訓練課程、指派資深同事給予貼身指導,或是主管行有餘力的話,乾脆先辛苦一點,自己跳下去帶著新人做過幾次。主管基本功:信任、激勵、授權

通常,當某單位的主管還是新手,管理技巧仍有待磨練時,我絕不會讓他帶新人,因為主管和員工都很生澀,對企業而言風險實在太大。

很多公司在晉升主管的策略也有問題,往往看一個人專業做得很優秀就讓他往上升,卻忘了去檢驗他在管理技能方面是否做好準備。其實,企業中愈高層的主管愈講究管理智慧,原先產業的專業反倒不那麼重要。

我想,有3大管理原則應該是適用於各產業的,也是新手主管須盡快上手的基本功:第1是誠信,你必須言而有信、前後一致,才能獲得團隊信賴;第2是激勵與溝通,塑造員工能充分溝通的環境;第3是授權,我看過最差勁的主管是將責任下放給員工,自己卻緊抓著權力不放。

而上述3大原則中,最重要的就是激勵與溝通,溝通不能只是說,更要做到傾聽。面對面互動,每週最少1次

透過更多溝通,不僅可幫助新人盡快熟稔工作,對於團隊進度、方向也有正面助益,經常向員工傳達公司希望達成什麼目標,員工也能順應企業規劃,修正工作模式,不必徒費力氣。

激勵也是主管容易忽略的要點,其實很多時候只要在完成任務時,簡單加一句“Welldone.”或是“Goodefforts.”而已,就能讓員工對工作產生更多熱情。帶領新手部屬,適時激勵也能激發他們更樂於學習。

我曾經在香港外商公司擔任管理職,比較過台港兩地的年輕人,我發現香港青年做事比較積極,但把待遇看得較重;台灣年輕人較習於團隊合作,但積極度不夠、什麼事都等著別人給答案,這樣的特質和學校教育有關,從小到大都不敢提問、表達意見,所以主管更應該創造開放的溝通氣氛,鼓勵新人提問,知道問題才能加以解決,這也是幫新人融入工作環境的訣竅之一。

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