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「即時通」可以成事,也會敗事

即時通訊是現代人的重要溝通工具之一,但忽略一些使用上的細節,除了招來他人的反感外,同時也會耽誤到自己的工作效率。

主講:唐心慧(奧美廣告公司副總經理)

現代人多半會使用即時通訊作為溝通的工具之一,雖然有些公司會禁止使用即時通訊軟體,但每件事物都有正反兩面,我們可以選擇用正面的態度去面對,在了解及認清它的本質後,就去善用它。電子郵件與即時通訊的選擇

和即時通訊相較,電子郵件嚴格說起來是比較正式的溝通管道,常用在一人對多人的情形,而傳遞內容也以無立即時效性的訊息為主,例如交代工作或轉寄文件。

至於即時通訊,則常使用在一對一的溝通,所使用的語言會比較親密,一些面對面無法溝通的事情都可以透過即時通訊的協助來完成。例如在開會時,人員的發言並不是很適當,若當下公開指責,對方的心裡會有點不舒服。但會後,則可以透過即時通訊跟他說明剛才的情境,並提供他更好的建議,這種方式的溝通,同事就會比較容易虛心接受。

另外,即時通訊和電子郵件最大的不同點,是即時通訊在溝通上相對生動。撰寫電子郵件,是在陳述一個事實,但即時通訊因為有你來我往的對話以及表情符號的使用,所以為溝通增加了現場感,也拉近彼此之間的距離。使用即時通訊的訣竅

了解即時通訊的基本特性後,就可以學習如何善用它。

首先,要獲得對方的即時通訊帳號,就像如何向對方索取電話號碼一般。若第1次見面就和對方索取,這樣會比較唐突。但和對方熟識到一定的舒服程度後,就可以詢問對方有沒有即時通訊的帳號。

在擁有對方的帳號後,接下來要學會分門別類。由於大家在即時通訊上習慣使用暱稱,所以群組的劃分是必要的。我會依照彼此的關係來進行分類,例如客戶、同學、家人等,這樣的分類會增加我們的溝通效率,就像一個溝通指南,幫助我們搜尋特定人員。

而雙方的第1次談話,可先從工作上的議題開始。例如安排會議或資料交換等,談話內容環繞在較單純的議題上。另外,關鍵時刻的掌握也可以幫助雙方的交談更進一步。例如,趁對方生日或工作升遷時恭賀對方,這時候就會開始啟動私人情誼的聯繫。不要將情緒表達在暱稱上

然而,在使用即時通訊系統時,仍有幾點細節需要注意。例如,雖然即時通訊的「暱稱」是一個創意的發揮空間,但當客戶出現在你的即時通訊名單上,就盡量不要將工作上的情緒表達在你的暱稱上。如果你在暱稱上顯示想要離職的想法,客戶看到後就會開始擔心,甚至懷疑你在工作上的表現。

談話前的禮儀也是要注意的地方。學會尊重別人的狀態顯示(例如忙碌、離開等),又或者是先詢問對方是否忙碌再進行對話。若事情的性質並不緊急,就盡量不要利用上班時間談論私人事情。

最後,我們應該要保護即時通訊名單上的友人帳號。我曾有朋友加入網路俱樂部,所以他名單上的朋友陸續就會收到許多垃圾郵件,造成困擾。這就像我有你的手機號碼,但還是要先親自詢問本人,才能將號碼給予第三人。不要讓即時通訊耽誤工作效率

即時通訊其實是個很特別的溝通工具,它讓人與人之間的距離變得接近,但同時又變得疏遠。由於即時通訊多半使用打字,你可以看到辦公室裡,兩個人明明座位相鄰,可以站起來說明的事情卻仍使用即時通訊交談公事,這樣就影響到工作效率。

同時,我們可以善用狀態顯示的選項,不要被即時通訊牽著走。即時通訊常會顯示其他人的上線狀態,基於人性的好奇,我們總會看一眼彈跳出來的視窗。如此,就很容易干擾到工作思緒,進一步降低了工作效率。若真的有份文件需要處理,不但應該顯示忙碌,有時也可以選擇離線。

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