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管理小錦囊

別讓自己的訊息落伍

一個好的業務員,不僅是努力拉客戶而已。如何讓自己保有最新資訊,不至於落伍,也是非常重要的。美國《銷售力》(SellingPower)雜誌,提出3點建議。

1.善用新科技。每個業務員都知道,透過既有客戶的推薦是開發新客戶最好的方法。但是隨著企業組織變動愈來愈頻繁,得不時更新聯絡名單。如今有許多名片管理系統軟體,非常實用,可以迅速更新資料,同時又不佔用空間,需要時可隨時查閱。

另外,像是兼具PDA與手機功能的智慧型手機,也是業務員的好幫手,適合用來管理客戶資訊,再加上可隨身攜帶,非常便利。

2.保持閱讀習慣。翻閱報章雜誌雖然是吸收新資訊最快速的方法,然而,如果當你要和客戶進行更深入的對話時,就會發現自己知道得太少、太淺薄。書籍不僅是與客戶打開話匣子或是提供新資訊的好方法,也可以展現你的知識深度,更能增加客戶對你的信賴感。

3.多參加座談會。與其他同業交流也是學習新知的重要管道。盡可能參加座談會或大型聚會,一方面可以了解不同公司、不同產業的最新動態,另一方面可藉此交換專業上的心得,讓自己有更多的學習。如何讓別人接受我的想法?

在職場上,難免面臨到被排擠的時候,要如何克服障礙,讓其他人重視你的意見或想法?凱芮‧布洛薩德(CaryJ.Broussard)在《玻璃鞋為什麼只有灰姑娘穿得下》新書中提出了以下幾點建議。

1.事先練習陳述你的構想。最好找有經驗的資深同事,先對他說明,請他提供意見,告訴你應該強調哪些重點,比較容易說服對方。

2.改掉錯誤的溝通習慣。或許你必須做出改變,去除掉沒有效益的溝通方式。應該要花些時間,回想自己在說服過程中,是不是有哪些地方做得不好,例如容易情緒化或是說得太多、聽得太少。此外要小心選擇說話時機,如果你插嘴或是堅持對方聽你說話,就很容易讓對方覺得你太過主觀、固執,就算你的想法再好,也很難說服對方接受。

你可以找一位自己信任的人,請他以旁觀者的角度給你意見。常見的情況是,你的構想本身沒有問題,而是陳述方式出了問題。

3.別接受其他人的「拒絕」。如果得到的是負面回應,你不需要當下就接受或者立即提出強烈的反駁。比較好的方法是告訴對方:「我想一想之後再和你談,我可能還有其他的想法。」

只要你的溝通方式是正確的,一定可以說服對方接受你的想法。戰勝你的猜疑心

老是覺得有人在背後說你壞話,或懷疑對面那群竊竊私語的人是在嘲笑你?別人一個不經意的動作或眼神,對你來說都可能是嚴重的嘲笑與輕視。

缺乏自信,是偏執與猜疑的主要來源之一。當你懷疑自己的能力,根本不相信自己值得獲取成功,很自然地,也會認為別人有同樣的想法。

最新一期《心理學》雜誌(Psychologies)指出,猜疑主要來自「想法」,而非「事實」。要學會分辨想法與事實,避免去猜測別人的想法。既然大多數時候都是你自己的猜測而非事實,就不會是你缺乏能力的證據。其實每一種情境都可以是模擬兩可、曖昧不明的,也不會只有一種解釋方法。試著回想上一次感到偏執、猜忌的情況,然後列一張清單,寫下所有其他可能的解釋。(比如,他們不是在嘲笑你,而是在嘲笑一封搞笑的電子郵件。)

此外,不妨和別人說說你的懷疑,較能客觀的審視這些想法,別人也會提供另一種角度來看待事情。

回想一下你上次跟同事聊八卦的情形。你們是蓄意策畫要陷害別人,或只是無傷大雅的交際對話?這就對了,如果你只是不太認真的閒聊,請相信大部份的人都跟你一樣。小心使用即時通訊

即時通訊(InstantMessenger)不只是一種新科技,它更是一種新的溝通語言,一種容易讓人過度依賴、誤解與誤用的工具。

為了讓職場的世代溝通更順暢,《富比士》(Forbes)雜誌列出幾個在職場使用即時通訊的原則:

1.善用「狀態」的描述。大部份即時通訊軟體都有狀態顯示功能。你可以藉由顯示「忙碌」、「離開」、「電話中」等功能,告訴所有朋友你正在忙,不宜閒聊。

2.Email還是比較好。有些事情還是用Email溝通比較好,尤其是需要詳細解釋與報告的重要議題。

3.少用縮寫。你自己了解縮寫字代表的意涵,並不代表所有人也都了解。少用縮寫與流行用語,可減少誤解的可能。

4.拿起電話吧。和即時通訊比起來,Email顯然可以溝通得更清楚。但用電話直接對談,則是更好的選擇。要討論的議題愈複雜,建議你使用愈原始的科技。

5.暫時離線。大部份人都相信自己可以一心多用:一邊和隔壁的同事講話,肩膀夾著電話討論另一件事,雙手同時還在鍵盤上和別人聊天。無論你是否真能如此有效率,建議還是別讓即時通訊干擾你手邊的工作。暫時離線,專心做完一件事後再上線。

雜誌全文

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