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美商亞培馬倩玲 教好員工是主管的責任

亞培公司後勤管理部經理馬倩玲帶領的團隊很不一樣,除了台北辦公室的白領工作者外,還包括位於林口的倉庫作業人員。這群倉管員很多是負責貼標籤或產品包裝等基層工作的歐巴桑。馬倩玲卻能在1個月內讓一群從來沒有碰過電腦的員工,熟練地操作電腦系統。

2年多前亞培的倉庫導入新的儲位自動管理系統,但是許多倉管員從沒碰過電腦。於是馬倩玲做出決定,每星期到倉庫隨機盤點,點到的倉管員必須用電腦系統或儲位自動管理系統列印出來的報表,親自向她說明庫存狀況。

1個月後,每位倉管員也變得相當熟練,每日盤點時間由2小時縮短為半小時,盤點正確率達100%,這個成績持續至今。

在部屬的眼中,馬倩玲是一位嚴師,甚至有些完美主義。2年前,她發覺許多員工簡報時常常聲音發抖,表達不清楚。因此要求每個人必須在月會中發表15分鐘的讀書心得報告。報告之前她會幫員工修改PowerPoint的文字和版面。報告結束後,請其他同事提出改進意見。

「剛開始覺得很麻煩,怎麼要求這麼多,」馬倩玲直屬部屬、亞培採購專員吳燕芳說。但時間久了,每個人都看到自己的進步,也覺得很有成就感。

但這只是舉辦讀書會的其中一項目的,馬倩玲更希望透過讀書心得的分享,拉近與員工之間的距離。「我不是100%的nice,在工作上我會很嚴格的要求,教好員工是我的責任,但可以透過其他方法和員工建立感情。」

馬倩玲在4年前加入亞培公司,嚴格說來算是空降部隊。當時亞培正準備進行ClassA品質認證,而且必須在1年半完成。馬倩玲身兼5個團隊小組的成員、擔任2個團隊領導人,還得帶領53位平均年資在7到10年的資深員工,簡直就是一項不可能的任務。

她先組織一個6人小組,並向財務長爭取到5萬元的預算,籌備半天的LogisticsWorkshop(後勤管理工作營),用輕鬆有趣的方式拉近與員工的距離,其中一項活動是「大家來找碴」,鼓勵員工針對工作流程的部份提出任何改善提案。另外她自己也設計許多遊戲,像是「腦筋急轉彎」,透過遊戲讓大家了解公司重要的資訊或政策。

「她非常善於溝通,常常用很有創意的方式和員工互動,而且情緒管理做得很好,不會讓別人有不舒服的感覺,」馬倩玲的直屬主管、亞培財務暨行政處長林鴻揚點出了馬倩玲的最大長處。

但是,她也不是沒有情緒不好的時候,只是懂得找到出口。有時候真的覺得心裡很委屈,也會跑去跟主管抱怨一下、要不和好友享受一頓美食、或者下班後就自己坐車到烏來去泡溫泉,第2天又是新的開始。「每天都應該把自己歸零,不要帶著過去的包袱。」這就是馬倩玲的處世哲學。

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