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3人開會恰恰好

一想到開會,你一定覺得很頭大。開會真的如此令人厭惡嗎?真的是在浪費時間嗎?

其實不然。根據美國《科學人心智》(ScientificAmericanMind)季刊的報導,北卡羅萊納大學組織心理學教授史蒂芬‧羅傑伯格(StevenG.Rogelberg)曾針對980名工作者進行調查,了解開會時間與工作滿意度之間的關聯。結果發現,彈性大、自由發揮空間多、需要互動的工作,愈多的開會討論,工作滿意度愈高。

但是一般人最常碰到的問題,該有多少人參與,才能達到最好的效果?除了例行性的全體會議或是其他特殊會議之外,如果開會目的是為了解決某個特定問題或是創意發想,3到5個人是最恰當的人數。

伊利諾大學最近進行一項研究,將760位學生分成不同組別,包括2人、3人、4人、以及5人1組,要求他們解答複雜的單字謎題,結果3人、4人、以及5人1組的績最好。

2人1組的成績和2人個別接受測試的成績結果差不多,這代表了2人的人數太少,無法相互刺激,達到一加一大於二的效果。

另一個有趣的發現是,3人、4人、以及5人1組的成績表現相同,所以如果超過3人以上,即使多加一個人也不會提升效果。因此以後開會時,可得仔細考量參與的人數。準備好出差急救包

不論你是出差或旅行,除了必備的衣物、日常用品以及醫藥用品之外,千萬別忘了準備一個急救包,在緊急的時候就可派上用場,解決問題。

這個急救包應該放哪些東西?美國《商業2.0》(Business2.0)的建議如下:

‧國際電話卡:萬一手機故障、沒電、或是遺失時,就可直接用電話卡聯絡,不需要匆匆忙忙四處找店家買電話卡、使用公用電話。

‧安全迴紋針:如果衣服紐扣或是縫線脫落時,可以緊急用迴紋針固定住。

‧孩童用剪刀:看到有用的報章雜誌文章或是衣服脫線時,可立即剪下。孩童使用的剪刀刀鋒較不利,機場安檢時比較不容易被刁難。

‧手術用膠帶:相較於普通透明膠帶,這種膠帶比較容易撕下,必要時可以用來當便利貼,寫上重要訊息,貼在門上、桌上、或電腦上,提醒自己。

‧耳塞:如果晚上睡覺時飯店周遭的環境非常嘈雜,就可拿來使用。

‧小螺絲起子:長度必須小於7英吋(17.78公分),才能帶上飛機。如果眼鏡或其他手持電子裝置的螺絲鬆脫,可以快速修復。此外,你也可以依據自己的需要放入其他的東西,例如備用的隱形眼鏡清潔盒,以防萬一。學會忘記,才有創意

遺忘是刺激創意的重要方法,如果不能遺忘,腦袋裡就會充斥著既定的想法與假設,我們也不會想要提出新的問題,想出新的創意。

「思考問題時,我們必須放下既有的假設,才能解決問題,或是想出創新的點子,」《還沒嚐過湯,先別急著加鹽巴》的作者羅傑‧馮‧歐克(RogerVonOech)說。

請看以下的描述:「約翰和瑪莉躺在地板上,已經死了,玻璃被打破了,水濺得他們一身都是。他們是怎麼死的?」

你可能以為這是在描述一場意外事件,很少人會想到約翰和瑪莉其實是兩隻金魚,他們的魚缸不小心被打破了。除非你可以忘掉「約翰和瑪莉是人」的假設,否則你不會有正確的答案。

不妨再看看這個例子。「某天早晨,一名女子衝進一間高級畫廊,嚴重損壞其中幾幅重要的圖畫。那天下午,她沒有被逮捕,反而是畫廊老闆給她一個獎賞。為什麼?」原來這名女子是消防員。為了要滅火,在幾幅畫上撒水與滅火劑,雖然造成損害,卻挽救了整個畫廊。

因此,當你在發想創意時,請捨棄所有你認為理所當然的假設,一切歸零,才能真正讓創意有發揮的空間。你也可以成為簡報達人

工作中無時無刻不需要簡報,早已變得稀鬆平常,但正因為如此,我們常忽略重要的細節。你知道知名的企業執行長如何做簡報嗎?美國《商業週刊》(BusinessWeek)整理出以下3大要點。

1.愈少愈好。美國最大求職網站Monster.com執行長傑夫‧泰勒(JeffTaylor)在進行1小時的演講時,只會準備大約10頁的簡報內容。觀眾絕對不會有耐心聽完長篇大論的報告,PowerPoint的頁數愈少愈好。記住,你才是表演的主角,不是PowerPoint。

2.形式要有變化。多數人在製作PowerPoint時,習慣運用條列方式顯示重點。這樣的方式固然可以讓觀眾快速抓住重點,但如果10頁的內容都是條列式的寫法,只會讓人覺得單調。

應該要採用不同的形式,最好的方法就是視覺圖像。蘋果電腦執行長史蒂夫‧賈伯斯(SteveJobs)就非常懂得運用圖像的表現方法。當他說明電腦內的晶片時,便會顯示放大的晶片照片,沒有任何文字敘述,運用強烈的視覺效果抓住觀眾的注意力。

3.有開頭與結尾。每頁簡報只能包含1個主題,同一主題的內容不要分成兩頁。開始說明簡報內容之前以及結束之後,簡單用一、兩句話作為開場白與結尾,才不會讓觀眾覺得混淆。

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