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跨部門合作,權責理不清……

每次一出現跨部門合作案,往往就是各單位互踢皮球、推諉責任的開端。究竟跨部門合作如何將責任先劃分清楚,才不會導致日後的不愉快?

主講:王馥蓓(奧美公共關係顧問公司企業公關事業部總經理)

針對公司內的跨部門合作、甚至規模龐大的跨企業合作,我們一定會先指定專案負責人(project leader),他的任務主要分為2方面:一是定義整個合作案的進行方式,另外則是根據團隊成員擅長的專業領域加以分工;至於共同(common)領域工作,亦由專案負責人斟酌成員工作量後加以劃分。被分派到一項工作,必定是窮盡己力將它做到最好,而這也是每個成員的職責所在。

互踢皮球,於事無補

進行跨部門合作時,最容易產生的狀況常是過程中浮現問題,隨即彼此推卸責任。事實上,互踢皮球絕非解決之道,此刻的重點不是將責任加諸任何一方,反而應以大局為重,想辦法彌補疏漏,再度將案子導向正軌。

以集結廣告、公關、直效行銷等不同領域的新產品上市案為例,不論專案進行中,各部門如何互動,最終的關鍵還是如何達成客戶的目標。當流程前端產生延宕,就此停下腳步、追究責任不僅無濟於事,甚至可能危及整件案子。

我認為,與其把球踢來踢去,不如先將它撿起來。假使案子到你手上已有延遲,最先衡量的一定是本身的時間、資源與人力能否挽回進度,你也可以向其他部門尋求資源協助。總之先將事情做好,問題檢討則留待結案後再行討論

另外,要確保跨部門合作順暢,維持部門與部門、主管與下屬間的溝通無礙也相當重要。

優質溝通,跨部門合作基石

東方人通常習慣將個人意見藏在心底,抱持疑慮也不好意思提出。不過為了讓合作案順利進展,仍應定期集合相關人員,利用每週進度溝通會議,開誠布公將一切細節談清楚。

假如跨部門合作過程中產生不愉快,小摩擦多少還能忍耐;一旦雙方間的不愉快可能影響專案進度或品質,一定要馬上反映,適時讓高階主管介入調節。

舉例來說,A部門主管派小王在分內工作之外,同時支援B部門任務。然而B部門員工小陳不清楚小王僅負責支援,甚至將自己部份的工作丟給他分擔。假如你是小王,如何處理類似情況?

即使明白額外工作遠超出自己的限度,甚至排擠原本工作,有些人還是牙根一咬、默默接下不合理的安排;其他人則委婉告知對方恕難照辦,卻容易因此被誤認為「愛推託工作」。

遇上這類狀況盡量不要私自處理,畢竟雙方可能就此互生嫌隙,心頭的疙瘩容易造成日後合作的阻礙。建議上班族可將工作量與執行進度寫成email,同時寄給2位主管,他們才能據此調整你的工作量,從最根本解決問題。

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