切換隱藏選單

如何寫出一篇好報告

常煩惱自己寫不出好的報告或企劃案嗎?其實寫作能力也是專業度的表現。如果你寫的東西不夠清楚,或缺乏重要的資訊,別人就容易感到困惑,也不知該如何回應你的訊息。以下列出12項原則,可以幫助你有效改善寫作技巧。

企業領導諮詢顧問保羅.松頓(PaulB.Thornton)指出,好的寫作包含3項基本步驟:準備、書寫和編輯。這位經常協助經理人解決各種問題的專家,提供12項重要的寫作原則:

1.知道你的目標是什麼。在你開始寫作以前,先想想你的目標是什麼?你要寫的是篇只有1頁篇幅的摘要,或是長達5頁的報告?試著回答這個問題:我究竟想要讀者知道、思考哪些事情,或者要他們做什麼?

2.列清單。寫下所有你想要涵蓋的想法,這可以幫助你抓住文章的重點。如果你做不到,試著和其他人討論你的想法。反覆推敲腦中的想法,可以幫助你釐清目標。

3.整理你的想法。我們都有過在雜亂的抽屜裡找東西的經驗,你很難在這樣的情況下找到你要的東西。同樣地,面對一篇沒有組織的文章,讀者也很難找到作者想表達的重點。你可以用一些方法來組織你的想法:

‧依據重要性:先從最重要的資訊開始寫起,然後接著再寫下次重要的資訊。

‧以先後順序排列:描述一開始發生了什麼事情,接著又發生了哪些事,其次又是……。

‧解決問題的模式:先解釋問題所在,然後提出可能的替代方案或解決方法。

‧問答方式:先陳述問題,然後提出你的答案。用這些方式來組織你的想法,讀者就能輕易了解你想表達的概念和重點。

4.佐證你的論點。你可以表達自己的意見,但必須提出一些佐證來支持你的論點,例如事實、例子、個人經驗、統計數字或引述,最好同時運用各種不同的方式來支持你的論點。

5.區隔重要論點。每個段落開頭必須有主題句,清楚說明這段內容要討論的重點觀念。

6.善用標示記號或數字。如果你要列出或討論一串事項,請使用數字或其他標示記號來排列。

7.盡量使用簡短的句子。一個句子涵蓋的字數最多不要超過12到15個字。根據美國新聞協會(AmericanPressInstitute)的統計,讀者看懂15字以內的句子的機率是90%,但看懂8個字以內的句子,機率卻是百分之百。

8.用字精確。像是「大的」、「小的」、「盡快」等這些字都是語意含糊、不精確的字。讀者對這些字的解讀可能和你想要表達的意思有落差。所以,用字盡量精確以減少溝通障礙。如有必要,也請對某些用字下明確的定義。

9.適當使用逗號(或頓號)。將3個以上的事項用逗(頓)號區隔開來。例如:「他最喜歡的顏色是紅色、白色和藍色。」最後,善用逗(頓)號來分隔形容詞,如:「那位高大、優雅又英俊的教授在學校教歷史。」

10.避免贅字、贅詞。沒有必要用許多意思相同的字來形容同一件事。以下的例子告訴你如何避免使用贅字、贅詞。

‧「我個人認為……」「我」就已經表示你個人,所以只要寫:「我認為……」

‧「我決定將這台機器漆成灰的顏色。」灰色原本就代表一種顏色,所以你應該寫:「我決定將這台機器漆成灰色。」

11.要有結論。你真的喜歡看一齣沒有結局的電影,或一場沒有結果的運動比賽嗎?當然不會。讀者會想知道「最後的比數」是什麼。而且文章最後的結論可以將你所有的重點連結起來,加深讀者的印象。

12.進行最後的編輯。將你寫好的內容重複念幾遍。第1次念的時候,注意力集中在文章的組織和句子的結構。將太長的句子縮短,刪除不必要的文字。如有必要,重新調整文章的順序。

然後再念一次,確定標點符號的使用是恰當的。

第3次朗讀你的文章,將焦點放在遣詞用字上。檢查是否有些用字語意含糊?如果有,請用更精確的字來取代它們。

最後,大聲將你寫的內容念出來,或念給朋友聽,看看他們是否能充分了解你想要表達的意思,或者有哪些地方需要改進。

好的寫作,有很重要的一部份牽涉到編輯。很少有人可以在第一次坐下來寫東西,就能寫出一篇完美的文章。好的文章是需要反覆的修改、潤飾。多一份細心,就可減少錯誤的發生,別讓小小的疏失搞砸了一切。

雜誌全文

全文完,覺得不過癮嗎?您可以:

善意商機

AAMA台北搖籃計畫共同創辦人顏漏有

市場洞察v.s好感度經營

CAMA咖啡創辦人何炳霖

生涯顧問

江振誠

用10年記錄這個世代的台灣味

張慧慈

我想追求過去因為拼經濟被放棄的事

潮課名師

最新評論

你是哪種族群?

提醒

本網頁已閒置超過三分鐘,請點擊 關閉 或任一空白處,即可回到網頁。

關閉廣告