切換隱藏選單

管理小錦囊

如何有效整理文件?

不論是辦公桌上或是抽屜裡,堆放的文件愈來愈多,該怎麼處理這些雜亂的文件檔案?美國生產力專家(TheProductivityProR,Inc.)顧問公司的總裁羅拉‧史戴克(LauraStack)在《PQ提高工作效能100招》書中提出以下建議:

1.依據使用頻率不同將文件放在不同位置。必須經常使用的檔案,像是正在進行的專案資料,要放在距離最近的地方,例如辦公桌上。如果是偶爾需要使用的文件資料,例如重要的參考資料,可以放在上層的抽屜。至於其他不常使用的文件,應該放在檔案櫃中,或是放在下層的抽屜。

2.做好適當的分類。文件資料必須依據內容或主題的不同加以分類,如果某類的文件過多,就必須再細分成不同的次類別歸檔。例如「專案客戶」的類別之下可依據企業規模大小再分成不同次類別。

最好是等到某個類別的文件累積到一定數量時再加以分類,不要一個類別裡只有少數幾張的文件,這樣就太浪費空間。

3.依照時間順序放入文件。如果有新的文件要放進檔案夾裡,一定要依照時間順序排好,通常新文件比較常使用到,可以放在最上面,方便隨時拿出來。最後提醒一點,要養成定期整理的習慣,最好1星期歸檔1次,避免累積太多文件,不容易整理。

一張謝卡,決定工作機會

如何讓面試你的人對你印象深刻?寫一張簡短的謝卡或是寄一封電子郵件感謝對方。這些忙碌的企業主管每天都得應付好幾場的面談,謝卡最重要的功能就是喚起他們的記憶,加深印象。

但是,如何讓你的謝卡達到加分的效果?《華爾街日報》(WallStreetJournal)專欄作家莎拉‧尼德曼(SarahNeedleman)提供以下5點建議:

1.寄出之前再三檢查。確認上面所寫的公司名稱以及面試者的姓名頭銜是正確的。一般人通常會同時應徵好幾份工作,因此需要寫不同的謝卡寄給不同的公司,這時最容易出錯。所以,寄出去之前一定要仔細檢查。

2.再次強調你的優點。這是你推銷自己的最後一次機會,一定要在謝卡裡簡短地說明自己的優點或特質,讓對方加深印象。

3.重複面試的話題。面談過程中對方可能和你提到某個議題、某本書、雜誌、或是文章,你也可以在謝卡中再次提到這些內容,會讓對方覺得你是個認真而細心的人,真的有把對方說的話聽進去。

4.專業至上。謝卡的設計不需要太花俏,仍要以簡單大方為主,才能顯示你的專業。

5.分別寄給所有面試者。即使是同一家公司,如果同時有多人面試你,就應該準備數張謝卡分別寄給這些人,以表示你的誠意。寒冬如何保持喉嚨順暢?

冬季來臨,氣溫持續下探,不僅手腳容易冰冷,喉嚨更是時常出狀況。你可能要主持重要的會議或上台簡報,卻三不五時咳嗽、中斷報告,嚴重影響你的表現。

如何保護你的喉嚨不受到傷害?美國《財星》(Fortune)雜誌提醒你注意以下5點:

1.少吃喉糖,多喝溫開水。薄荷會讓呼吸道黏膜更乾燥,反而造成喉嚨不舒服。因此報告或演講前不要吃含有薄荷成分的喉糖。最好的方法還是多喝溫開水,水分的補充對於喉嚨的健康是非常重要的。

2.遠離柳橙汁。柳橙汁的酸味會刺激喉嚨,如果你的喉嚨正在發炎或是出現腫痛的現象,喝柳橙汁反而會使情況變得更糟。

3.用正常音量說話。盡量避免用講悄悄話的方式說話,因為這會造成聲帶緊繃,對喉嚨的傷害就如同大聲吼叫一樣。

4.睡覺時頭部抬高。如果喉嚨不舒服,睡覺時可以墊高枕頭,將自己頭部抬高,讓呼吸道保持順暢,同時可減少咳嗽發生。

5.甩掉乾咳的壞習慣。當喉嚨中感覺有異物時,一般人習慣用力的想要「咳乾淨」。這種乾咳及清嗓子的動作,會促使空氣在氣道黏膜上的摩擦壓力增加,長久下來會導致黏膜充血,讓喉嚨更不舒服。別忘了,溫開水才是最好的療方。20分鐘,大腦活力再現

你一定有這樣的困擾:長時間工作,沒有休息,思緒一團混亂,完全無法思考。當人們長期處在壓力之下,腎上腺素或是腎上皮質醇等與壓力有關的荷爾蒙就會升高,使得焦慮感增加,影響腦部處理資訊的能力。

根據美國《科學人》(ScientificAmerican)雜誌所出版的《心智》(Mind)季刊報導,每工作1個半小時就應休息20分鐘。但不是無所事事,而是利用空檔時間做一些小運動,讓腦部恢復活力。

1.深呼吸。現代的上班族多半在密閉空間工作,空氣不流通,影響工作精神。休息的第一步就是打開窗戶,大口吸氣6秒鐘,然後停住3秒鐘,再緩慢地吐氣6秒鐘。深呼吸的運動可以有效降低腎上腺素的分泌,讓你有放鬆的感覺。另一方面也可以給予腦部更多的氧氣,活化腦部的思考能力。

2.收縮肌肉。想像自己用雙手舉起重物,手部肌肉用力可以促進血液循環,讓更多的氧氣送到腦部的神經元,強化思考力。

3.轉動眼球。當人們的意識處於清醒狀態,但身體呈現放鬆狀態,腦部就會釋放α波,這時腦部的思考能力也會增強。你可以閉上眼睛,然後轉動眼球,彷彿自己在看著天花板,這個動作能幫助你達到意識清醒、身體放鬆的狀態。

雜誌全文

全文完,覺得不過癮嗎?您可以:

善意商機

AAMA台北搖籃計畫共同創辦人顏漏有

市場洞察v.s好感度經營

CAMA咖啡創辦人何炳霖

生涯顧問

江振誠

用10年記錄這個世代的台灣味

張慧慈

我想追求過去因為拼經濟被放棄的事

潮課名師

最新評論

你是哪種族群?

提醒

本網頁已閒置超過三分鐘,請點擊 關閉 或任一空白處,即可回到網頁。

關閉廣告