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管理小錦囊

如何請老闆出馬解決問題

某個人工作績效一直不見起色、影響團隊績效;其他部門不願配合專案的推動、故意扯你後腿……工作中許多問題唯有透過老闆才有辦法解決,但是他卻遲遲不肯出面,該怎麼辦?《哈佛管理溝通書信》(HarvardManagementCommunicationLetter)提出以下4點建議:

1.蒐集足夠的證據。提出愈多的證據或事實愈好,一方面自己站得住腳,另一方面讓老闆確實了解問題的嚴重性。

2.解決問題才是重點。當你和老闆討論棘手的問題時,焦點要放在問題本身,而非個人。「你的目標要很明確,千萬不要責怪其他人,」史丹福大學教育學系副教授戴柏拉‧梅爾森(DebraMeyerson)提醒。

一定要提出具體的建議,老闆常常是因為怕麻煩,不知該如何是好,所以一拖再拖,以為時間久了問題自然會解決。因此,最好的方法就是幫他們找到解決的方法。

3.建立後援部隊。不要自己單打獨鬥,要積極爭取其他人的支持,特別是組織內與老闆時常接觸的人。當然,老闆的秘書或助理絕對是你第一個要爭取支持的對象。

4.持續而有耐心的溝通。要說服老闆很難一次就能成功,如果老闆一再推託,就要持續不斷的在老闆面前將問題提出來,久而久之老闆便無法迴避問題。只要有耐心,一定等得到機會。建立好印象,從換名片禮儀開始

交換名片雖然只是一個簡單的小動作,但卻是建立第一印象的重要關鍵。日本人力培育顧問古谷治子在新書《職場禮儀》中指出一般人在交換名片時最常忽略的重要細節。

1.由拜訪者先拿出名片。如果是你去拜訪客戶,一定要先遞出自己的名片給對方。因此,最好把名片夾放在最容易拿到的地方或是在進門前先拿在手上,以免對方已經拿出名片,你還匆匆忙忙的找不到自己的名片夾。

2.依照職務高低交換名片。和一個以上的對象交換名片時,要先從職位高的人開始。如果是和你的老闆一起拜訪客戶,必須先由老闆和對方交換名片。

3.將名片依序排列在桌上。拿到名片之後,不要立即收起來,而是放在桌上,而且要依照對方座位的順序排列,這樣比較容易記住,避免發生念錯名字的尷尬情形。

古谷治子也特別提醒,名片一定要放在單獨的名片夾裡,不可以和其他卡片(例如金融卡)放在一起或是放在錢包裡,讓人感覺不專業。

另一方面,為了避免發生忘了帶名片夾或是名片用完的情況,最理想的做法就是準備兩個以上的名片夾。如果真的沒有名片,一定要記得事後補寄給對方,同時附上簡短的感謝信,以免對方不記得你是誰。運用巧思,營造你的紓壓辦公環境

覺得工作倦怠或神經緊繃嗎?改變工作環境也是紓解壓力的好方法。雖然只是一張小小的辦公桌,只要花點心思經過適當的布置,同樣可以營造一個舒適的工作空間。以下是《今日女性》雜誌(WomenToday)提供的簡單小秘方:

1.綠色植物消除壓力和疲勞。美國堪薩斯州立大學教授李察‧麥特森表示,綠色植物有助於紓解壓力、改善情緒,更可以強化免疫系統。另一方面,現代人長時間注視電腦螢幕,每隔一段時間看看綠色植物,可以有效消除眼睛疲勞。

2.宜人香氛好心情自然來。氣味可以改變一個人的心情。當氣味進入鼻腔,訊息就會由嗅覺系統傳遞到大腦的皮質與邊緣系統,進而影響我們的情緒和行為。某些氣味確實可以有效減緩壓力,例如薰衣草、薄荷、或橙花等,你可以選擇自己喜歡的芳香劑放置在桌上。

3.柔和的燈光與色彩有助於緩和氣氛。工作用的桌燈最好是黃色光,一來可以避免過度刺激眼睛,二來可以讓周遭的環境變得較為柔和,情緒較不容易緊繃。此外,藍色和綠色都是讓人感覺平靜的顏色,可以在桌上放置一些風景照片,改善辦公空間的氣氛。

只要幾個簡單的動作就可以有很大的改變,好的環境需要你自己去創造。如何快樂說再見

求職成功需要方法,同樣的離職也要有技巧。不論你為了什麼原因而離職,都不應該留下任何的心結或是不快,現在的工作夥伴和老闆都有可能成為你未來職場上的貴人,保持好關係才是上策。

《華爾街日報》(WallStreetJournal)專欄作家艾芮恩‧懷特(ErinWhite)特別提醒以下3大重點:

1.當面提出辭呈。很多人覺得很難當面向老闆開口提出辭呈,所以透過電子郵件或是手寫的信件告知老闆離職的消息。但是,離職並非是一般的例行工作,不論對你或老闆而言都是一項重大的決定,當面溝通不僅顯示你的誠意和慎重,更是對老闆的尊重。

2.不要大肆抱怨。就算曾經有再多的不愉快,提辭呈時也沒有必要抱怨過去發生的事情。無論如何,每一份工作都是一段寶貴的經驗,還是應該謝謝老闆過去給你這個工作機會。如果你已經找到了新工作,除非有特別的考量,不妨當面告訴老闆,刻意的隱瞞只會引起不必要的誤會。

3.確實完成工作交接。工作交接不僅是文件檔案的移交而已,還必須指導接替你工作的同事。當他有問題時你可以從旁協助解決,或是善意提醒他必須特別注意的地方,但是不要過度指導,例如干涉對方做事的方法。

離職不代表關係的結束,何不快快樂樂的說聲再見?

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