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科技讓你晉級簡報達人

「多媒體」與「小檔案」是簡報製作的兩個新趨勢,掌握兩者將讓你在簡報一戰成名。然而,想要製作一份具有豐富多媒體內容的簡報,但卻又希望檔案容量夠小以適合傳輸,聽起來似乎是彼此衝突,怎麼辦?《Cheers》雜誌教你!

隨身數位配備的普及,驅動出簡報製作的兩個新趨勢。

首先,是多媒體化。

隨著數位相機、照相手機、數位攝影機的普及與攝錄影畫素的高階化,一個人要獨力完成高品質的攝/錄影、剪輯、擷取聲音不再是難事。於是包括專案企畫、個人簡介與產品介紹等簡報製作,開始從單純的文字或是簡單的圖片,進階到運用大量的多媒體素材,包括照片、音樂與影片。當然,個人電腦運算能力的持續升級,也支援了多媒體簡報需要的製作效率與播放順暢度。

其次,是小檔案。

觀察今年開始成為主流產品之一的智慧型手機,除了將編輯Word、Excel文件以及瀏覽PowerPoint文件等功能列為基本配備。另外,也增加外接記憶卡與無線上網功能(如增加無線區域網路功能或是3G),擴大手機儲存與接收檔案的能力。

簡報不再只能依賴筆記型電腦與投影機播放,而是可以存放在PDA或手機等手持設備中直接播放(因為外接的記憶卡無限擴充了手機的儲存空間),或是利用無限區域網路或3G網路系統,即時傳送簡報到客戶的手持設備,讓客戶可以隨時隨地收看。

不過,研發手持設備應用軟體的甲尚科技行銷業務部經理黃裕程表示,對於運算功能還不如個人電腦的智慧型手機或PDA而言,要播放與接收格式較複雜的簡報檔案,會耗費大量的運算與記憶體資源,因此,若是事先知道簡報是要在手持設備的環境中播放,製作簡報時就應該把檔案容量控制在一定大小。

負責PowerPoint產品的台灣微軟產品行銷經理李馬華哲表示,一般人在製作多媒體簡報時,常加入許多未經壓縮的影音檔案,製作出來的簡報檔案容量都不小,並不適合在手持設備上接收與播放。

台灣微軟產品資深講師蕭涵憶提到,其實只要運用一些小技巧以及下載一些免費軟體,一般人也可以製作出「小而美」的多媒體簡報。

以下,《Cheers》雜誌精選3大密技以及3個小軟體,讓你輕鬆學會製作小而美簡報的技巧。1.30秒,讓數百張照片瞬間貼入PowerPoint

如果要將100張照片貼入一個簡報檔案,過去,你可能要先新增100張投影片,然後再辛苦地將一張張照片依次插入簡報,通常這樣的動作會耗費半個小時。

現在,在微軟推出的Office2003版本中,只要先在PowerPoint工具列「插入」內的「圖片」中(圖1),點選「新相簿」,待相簿對話框開啟後(圖2),選擇打算放入簡報中的照片(需先選擇插入的來源處),並決定每張投影片預計放入的照片張數後(在「圖片配置」功能),最後點選「建立」鈕。於是,PowerPoint就會自行新增100張投影片,並將上百張照片分別貼上,整個過程所需的時間不到10秒。結果如圖3。2.讓照片簡報檔案容量縮小到百分之一

雖然上述動作可以節省張貼圖片的時間,但是上百張圖片的檔案容量依舊相當龐大,不利於傳輸與播放。因此,你還需要學會壓縮檔案的技巧。

首先,全選簡報中所有照片(可以到工具列「編輯」中點選「全選」),然後將滑鼠游標移到其中一張照片上,按滑鼠右鍵後,點選「物件格式」(圖3)。待「物件格式」對話框開啟後(圖4),點選「圖片」中的「壓縮」。接著,在「壓縮圖片」對話框開啟後(圖5),於「變更解析度」中,選擇「Web畫面」選項,再按「確定」。

完成上述動作後再次察看檔案內容,便會發現檔案容量瞬間從100MB縮小成不到1MB。

蕭涵憶解釋,這個壓縮動作不會影響簡報中照片在任何「螢幕」上的解析度,但是如果要進行列印,就會發現照片變得很不清楚(因為實際解析度降低)。另外,蕭涵憶也提到,使用這種壓縮方法後,檔案容量的大小不是決定在原始照片的檔案容量,而是看最後做成投影片數量,也就是說,如果是將100張照片貼在50張投影片(一張投影片貼兩張照片),簡報的檔案將比100張投影片的簡報,在容量上少上一半。

如果想要將簡報傳送到客戶的手持設備上,供客戶即時觀賞,蕭涵憶還提醒,在儲存檔案時,最好利用「另存成網頁」功能(在工具列的「檔案」內),「因為多數的智慧型手持設備都可以瀏覽網頁,但卻不見得都有PowerPoint軟體可供播放,」蕭涵憶提到,在不確定對方的播放環境時,存成網頁格式最安全。另外,插入新相簿與相片壓縮的功能,目前只有微軟Office2003以上的版本才具備。3.音樂與影像也可以壓縮

越來越多簡報會加入聲音與影像檔案,以讓觀賞者更容易了解簡報所要表達的內容。然而,音樂與影像的檔案通常都很大,因此,也應該進行壓縮。

甲尚科技的黃裕程提到,市面上有許多能壓縮音樂與動態影像檔案的軟體,微軟的「WindowsMediaEncoder」軟體便是屬於容易取得又免費的影音壓縮軟體(可以到微軟的網站上免費下載)。

下載安裝、並開啟WindowsMediaEncoder後(圖6),點選「編譯新檔案」(圖中第1項),編譯對話框出現後(圖7),再點選「編譯一個音樂或影片檔案」選項(圖中第3項),接著,會出現圖8的對話框,就可以直接瀏覽檔案夾,挑選出所要壓縮的影音檔案。(下一個步驟是要選擇在「電腦或手持式設備中播放」,此步驟可以讓使用者到「profile」內,選擇不同的解析度以及每秒呈現的畫面數,以決定壓縮後的品質與檔案大小)

黃裕程提到,這個軟體是將影音檔案轉成較小的wma格式,可以讓內含影音檔的簡報檔案縮減檔案容量,但是,他也提醒,壓縮後的檔案品質還是會稍微降低。

最後,平日要幫外商總經理製作動輒數百張投影片的麥肯廣告業務助理小鹿真理子提醒,在儲存多媒體簡報檔時,不能只有單純「儲存檔案」,而是應該儲存為「隨身簡報」或「封裝為光碟」,將所有影音素材以封包方式儲存。否則只會存取到影音檔的連結途徑(影音檔案其實還在電腦另一個檔案夾內),當簡報傳送出去或是轉存到隨身碟時,影音檔案並不會跟著傳送或轉存。多媒體簡報新工具

因為多媒體簡報將成為主流,於是包括微軟與蘋果電腦(Apple)也都相繼推出更利於製作多媒體簡報的工具軟體。例如微軟推出操作介面很像檔案總管的MicrosoftProducer(圖9),這個免費下載的多媒體簡報製作軟體可以讓使用者直接拉取影音檔案編輯。另外,蘋果電腦也於最近推出付費的Keynote軟體(圖10),提供麥金塔(Mac)作業系統的使用者製作簡報,多媒體製作能力相當強大的Keynote目前只能在麥金塔作業系統中操作,但是只要存成PowerPoint或Flash的檔案格式,就可以在微軟視窗(Windows)作業系統中播放。

另外,甲尚科技也推出「簡報專家」(圖11),提供小檔案的動畫簡報範本與動畫物件等素材。

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