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如何快速讓新手上路?

到底該花多久的時間,一個新人才可以成為完全成熟、能獨立作業的員工?要讓他們在最短的時間內成為一個成熟、能獨立作業的員工,最好的方法就是幫助他們建立在組織內的人際關係。

經理人最頭痛的是,不知該如何訓練新人,才能讓他盡快進入狀況、立即上手?

「問題不在於:『新人應該知道什麼?』而是:『他們應該要認識誰?』」凱斯‧羅列格(KeithRollag)與薩爾法朵‧巴里斯(SalvatoreParise)在《史隆管理評論》(SloanManagementReview)寫道。

羅列格與巴里斯是美國巴布森學院(BabsonCollege)的教授,最近與多家高科技公司的執行長、人力資源主管、以及員工進行深度訪談,深入了解新人與同事之間的工作關係、哪些因素影響新人學習的速度、以及經理人訓練新人的模式。

研究結果發現,新人能否在短期內快速適應環境、有所表現,真正成功的關鍵是他能否建立「資訊網絡」(informationnetwork):能不能找到對的人,得到他所需要的資訊,順利完成工作。

經理人的工作就是當個稱職的「介紹人」,幫助新人多多認識組織內相關的同事,了解他們的工作內容與職責,一旦有任何問題就知道該去找誰幫忙。

那麼經理人該如何扮演好介紹人的角色?羅列格與巴里斯訪談多家企業之後,整理出以下常見的錯誤做法。錯誤1:新人應該自己主動求助

經理人常這麼想,只要找到對的人,他們就會自己想辦法解決問題,主動尋求幫忙。

但是,對於新人來說,他們其實背負相當大的心理壓力,急著要在很短的時間內做出一番成績,證明自己的能力,所以不太願意或是不敢向別人問問題,以免顯得自己很「愚蠢」或是「沒能力」。

不問的結果就是沒效率,他可能做了很多原本不該他做的事情;不知道有更好的方法可以解決某個問題;不清楚原來公司的規定不允許這麼做,結果是白忙一場。

羅列格認為,化解新人心理壓力最好的方法就是經理人採取主動,從談話中去了解他們是不是遇到了什麼樣的困難。最重要的是,告訴他們遇到哪些問題可以向誰請教或是尋求協助。

為了要鼓勵新人主動向人求助,經理人可以事先知會能提供協助的人,請對方幫忙,然後再由新人自己去溝通。錯誤2:接受密集的訓練課程,閱讀大量的公司資料

新人剛進公司的前幾個月不是忙碌的接受各種訓練課程,要不就是埋首苦讀一大疊的相關資料。

當然,這是讓新人了解公司的重要方法。但是,這種做法最大的問題在於,新人無法分辨這些資訊的輕重,他們會以為所有的訊息都是重要的,全盤接收的結果就是沒有重點,也無法真正的吸收。

因此,重要的不是提供新人所有的資訊,而是讓他們認識知道這些重要資訊的同事。「許多知識是存在於人的腦子裡,無法用文字紀錄,學習經驗比閱讀資料更有效,」羅列格特別強調。

同事可以幫忙新人篩選重要的資訊,解釋這些資訊背後的意義,以及該如何適當運用這些資訊,這樣才能真正加速新人的學習速度。錯誤3:初期應給予容易達成的工作任務

「為了幫助新人適應環境以及增加自信心,所以不應該交給他太困難或複雜的工作。」這是許多經理人視為理所當然的管理原則。

但是根據兩位教授的研究結果卻顯示,新人學習速度的快慢與工作的困難度無關,而是工作本身是否需要其他人共同合作才能完成。如果一開始經理人指派給新人的工作一個人就能獨立完成,其實是減少了新人與其他同事互動的機會,更沒有機會認識其他人。

重點不是給新人簡單的工作,而是盡量讓新人有更多的機會與其他同事互動,因此應該讓新人參與需要多人共同完成的專案,一起工作不僅加快新人的學習速度,而且也比較有歸屬感,能夠快速的融入組織當中。錯誤4:辦公室走一圈,介紹新人給大家認識

報到第一天,經理人通常會帶著新人在辦公室走一圈,介紹給所有人認識,或是在會議上要新人自我介紹,匆匆5分鐘結束,除了一堆的人名和職銜之外,其他一無所知。

根據羅列格訪談的結果,新人最常抱怨的一點是,「不知道其他人的工作內容到底是什麼?彼此的工作有什麼關係?」

因此,除了必要的課程訓練之外,更應該讓新人有時間去認識其他人。像是偶爾安排相關的工作夥伴與新人一同吃午餐,讓新人有機會可以面對面相處,除了工作內容的理解之外,在輕鬆的環境下也比較容易拉近人與人之間的距離。

此外羅列格也建議讓新人多多參與公司內部的會議,或許不是每個會議都和新人的工作有關,但是會議是最好的觀察場所,從過程中了解團隊成員之間的互動關係、每個人的個性等等。

看來經理人的工作負擔又增加了不少,事實上不然。一旦新人建立起自己的資訊網絡,他需要你的時間反而減少了,經理人要做的只是「帶路」的工作,只要一開始的時候多花點心思,日後的管理工作就輕鬆多了。

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