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如何與外國客戶協調年度計畫

《Cheers》雜誌每期推出8頁的職場英語,包含職場會話與商業溝通。由ETS前業務發展亞太區總監蘇珊(Su Shan)執筆會話單元。蘇珊是專精於跨文化溝通的語言教育專家。商業溝通的內容則是《Cheers》雜誌與美國《快速企業》雜誌(Fast Company)合作。希望這個單元幫助你學習實用英文,接軌國際。 蘇珊(Su Shan)曾任職於美國ETS(Educational Testing Service,教育測驗服務中心)多年,專精於英語為第二語言的教育與跨文化溝通,並曾任教於台灣清華大學,曾擔任ETS業務發展亞太區總監。

新餐廳的開幕非常成功,現在開始要訂定台北響尾蛇餐廳的營運計劃與營業目標。劉先生和辛蒂必須和紐約總公司協調最後的數額。

劉先生:辛蒂,鮑伯是不是該回信告訴我們關於2005年營運計劃的事情?

辛蒂:是啊,我正在登錄我的電腦。你覺得紐約總公司會接受我們的提案嗎?

劉先生:我們承諾明年的營業額是120萬美金,而且提撥其中的3%給總公司。

辛蒂:沒錯,這就是年度的權利金費用。我收到鮑伯的回信了。我唸給你聽:

「親愛的T.J.和辛蒂:謝謝你們寄來的2005年計劃。我已經和我們的國際與財務部門討論了你們的提案。關於權利金的費用,我們堅持不得低於7%。而且,根據日本地區年初至今的趨勢,我認為你們的營業目標應該是250萬美金。我們星期一通個電話,再做最後的確認。謝謝,鮑伯。」

辛蒂:哇,7%。要付那麼高的費用,根本不可能賺錢。接下來我們的協商策略是什麼?

劉先生:我們目前還在起步的階段,應該要好好利用這項特點。所以第一,紐約總公司應該大方一點,我們才有能力擴大營業規模。

辛蒂:這理由聽起來不錯,事實也是如此。

劉先生:第二,我們應該要求他們將正式的營業目標降為180萬美金。不過,為了顧及彼此的情面,我們應該跟總公司協調,如果達成250萬美金的營業目標,就可以獲得激勵獎金。這樣就可以排除大部分的風險。

辛蒂:這計劃聽起來不錯。我現在就打電話。(撥電話)哈囉,鮑伯。我是台北的辛蒂,T.J.也在線上。

劉先生:嗨,鮑伯。新年快樂。

鮑伯:新年快樂。我們討論一下明年的目標,可以嗎?

辛蒂:這正是我們打電話給你的目的。

劉先生:鮑伯,我想你也知道,自從開幕以後,餐廳的業績相當穩定,未來也非常樂觀。但是,我們已經投資大筆的資金籌備這家餐廳。而且老實說,我覺得你們定的目標太高了。我想提出另一個比較有創意的折衷方案。

鮑伯:你說吧。

劉先生:為了公平起見,我建議在合約中寫明,將2005年年度營業額當中的7%作為行銷與宣傳費用,權利金費用則改為4%。

鮑伯:我會向總公司提出你所擬定的目標。聽起來還算合理。

劉先生:至於營業額,我建議正式的目標為180萬美金,如果台北分公司達到250萬美金的目標,應該給予5%的激勵獎金。

鮑伯:我會再告訴你總公司對於這兩項提案的看法。我覺得我們彼此之間並沒有太大的分歧。LearningFocus

1.Nowaycanwepaythatfeeandstillmakeanymoney.(如果要付那麼高的費用,我們根本不可能賺錢。)

2.NewYorkneedstocutussomeslacktoallowustogrowthebusiness.(紐約總公司應該大方一些,這樣我們才有能力擴大營業規模。)

3.Soundslikeaplan.

=Thatsoundslikeagoodplantome.(這計劃聽起來不錯。)

4.I’mconcernedthatyournumbersmaybetooaggressive.I’dliketoproposeacreativecompromise.(我擔心你定的目標太高了。我想提出另一個比較有創意的折衷方案。)

5.Icanfloatthosenumbersinternally.(我會向總公司提出你所擬定的目標。)

6.Inthespiritoffairness,I’dliketoproposethatwegiveyou4%forthelicensingfee.(為了公平起見,我建議權利金的費用改為4%。)

=Intheinterestsoffairplay,I’dliketoproposethatwegiveyou4%forthelicensingfee.

7.Idon’tthinkwe’retoofarapart.(我覺得我們彼此之間並沒有太大的分歧。)Vocabulary

smashingadj.非常棒的;很好的

finalizev.完成

yupadv.是的(=yes)

year-to-date年初至今

leveragev.善加利用

steadyadj.穩定的

compromisen.妥協;折衷

farapart距離遙遠;意見分歧BuzzSpotlight

emptysuit空殼子

指的是那些位居高層管理位置,卻不具備相當的知識、技能、或是智慧的高階主管們。他們外表看來很專業,嘴邊時常掛著流行的管理術語,但是沒有任何的執行力。就好比是雖然穿上了西裝(suit),卻是「空的」。例如:”Thedirectorofmarketingisanemptysuit.”(行銷總監根本就是一個空殼子。)mousepotato電腦癡

過去我們有所謂的couchpotato,指的就是成天坐在沙發上盯著電視看的電視迷。如今則是有愈來愈多的人,大半的時間都坐在電腦桌前,不是上網就是打電動,成了名副其實的電腦癡。另一個同樣描述現代人生活樣貌的有趣俚語是mallrat,意思是「沒事喜歡到購物中心逛街的人」。隨著愈來愈多的購物中心開幕,成了許多人的休閒娛樂重地,有空就往購物中心跑。SayItinStyle

1.該如何回應不合理的要求?

當對方的要求或是說法不合理時,你應該表達不同的意見,並提出自己的建議。你可以說:

(1)”I’mconcernedthatyournumbersmaybetooaggressive.I’dliketoproposeacreativecompromise.”(我擔心你所定的目標太高了。我想提出另一個比較有創意的折衷方案。)

(2)”CouldIaskyouafewquestionstomakesuremyassumptionsarecorrect?”(我能否請教你幾個問題,確認我自己的想法是對的?)

(3)”Onefairsolutionmightbe...”(比較公平的做法是……)

(4)”LetmeshowyouwhereIhavetroublefollowingyourreasoning.”(你的論點有些地方我不太同意。)2.cutsomeonesomeslack「(對某人)放寬標準」

cutsomeonesomeslack是口語常用的說法。Slack的意思是「鬆弛」,名詞。”cutsomeoneslack”表示「(對某人)放寬標準」,也就是不要太嚴格要求,減輕對方的壓力。

舉例來說,如果你沒有在最後期限之前完成工作,對方又不斷的給你壓力,催促你,這時你就可以說:Isthereanywayyoucouldcutmealittleslackhere?I’vegotseveralreportsduethisweek.(可否再寬限一點時間?這星期我還有很多篇報告要交。)

其他類似的說法還包括:

(1)Canyougivemealittlebitofextratime?(可以再多給我一些時間嗎?)

(2)Canyoucutmeabreakhere?(可否饒了我;可否放我一馬?)3.Shoot「直接說」

Shoot也是口語常見的用法,意思是:”Goaheadandtellme.”(直接說吧)。例如,當對方說:I’vebeenthinkingabouthowtosolvethebudgetproblem.Doyouwanttohearmyideas?(我已經想到如何解決預算的問題。你想聽嗎?)這時你就可以回答說:Shoot(快說吧)。4.float「提出(想法或計劃)」

float原本的意思是「飄浮;漂流」。在商場上也常用到這個字,不過意思不同,主要是表示「首次提出某個計劃或是想法,請大家給予意見」。以對話中的句子為例,鮑伯會將台灣所提的營業目標數字與營運計劃提給紐約總公司的主管,請他們給予建議。

以下再舉另一個例子說明:”Themayor’sofficehasdraftedaproposalforthenewparkinglot,anditwillfloattheproposalinthejointmeetingwiththecitycouncilnextweek.”(市長辦公室為新的停車場擬定了一份提案,將在下星期與市議會共同召開的會議中提出。)

雜誌全文

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