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同事請假,我該如何做好代理人職務?

同事請假3天,身為代理人的我,應該替他處理所有事情嗎?如果遇到我不清楚的狀況該怎麼辦?又如何不影響自己的工作進度?

主講:卓正欽(勤業眾信會計師事務所人才資本執行顧問)

上班族偶而會請假,也都會遇到同事請假的時候,無論請假的理由是什麼,一樣都得面臨工作代理問題。由於代理人通常需負起請假人請假期間的所有責任,因此為了避免日後發生過失時的責任歸屬問題,對請假人以及代理人雙方而言,有以下幾個原則需要特別注意。

代理人的3要1不原則

當有同事請假,無論你是公司規定的法定代理人,或同事私下請求幫忙,為了保護自己,同時讓工作更加順暢,可以參考以下的3要1不原則:

1.要有書面的工作交接內容:

在現今講求專業分工的工作環境中,每個人不盡然都清楚了解同事的工作內容,更別說是細項的工作進度,若要求代理人自行判斷工作代理範圍將會非常困難且危險。因此,當上班族被通知為同事請假代理人時,第一件事就是要求請假人詳細寫下請假期間原訂的工作內容與處理方式,然後坐下來和請假同事一項一項討論確認,並可提出假設性問題,以防有臨時狀況發生。

2.要共同確認公司內部可用資源:

確認工作內容時,或許請假人會主動建議,當有緊急狀況發生時可以尋求公司內部其他人的協助。這時代理人應該立即偕同請假人與第三人確認,以防止日後真的發生問題想尋求其他同事協助時,同事不清楚狀況或推說沒接到通知。

3.要讓共同主管掌握狀況:

讓主管清楚知道誰要請假、誰是代理人。除了讓主管知道該找誰負責,如果代理人在交接後認為,代理工作量有可能影響本身的工作進度,也應該事前向主管反映,請主管指派另一個共同代理人分擔工作。

另外代理人需要特別注意的是,有些辦公室老鳥會因為事先知道隔天將有麻煩事,因此故意請假閃掉責任,並委請其他菜鳥同事代理。為了避免類似背黑鍋的事情發生,倘若職場新鮮人發現代理的職務實在與本身經驗相差甚遠,就應該以「很抱歉,我對於你的業務不熟」,勇敢拒絕並請他求助其他同事。

當遇到緊急突發狀況時……

當上班族在代理職務期間遇到交接清單以外的突發狀況,首先應該坦白向客戶表明,由於原本負責同事請假,由你暫時代理職務,請客戶寬限一點時間讓你尋求協助,以順利解決客戶問題。其次,則是要立即與請假同事聯絡告知狀況。由於請假人最了解情況,因此或許他會直接提供有效的解決方案,或許他會直接與客戶聯繫,由他接手解決。

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