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主管常常不在辦公室,如何做好遠距離溝通?

在工作無國界的時代,你與主管可能無法常常面對面溝通,透過電話或是email的方式,如何掌握溝通要訣,傳達意見,解決問題,就愈加重要了。

主講:劉明華(博璟公關顧問公司總經理)

我的主管不只管台灣,還管大陸,他就常常要到處旅行,一年只回來三到四次,可是因為我們平常有每週的例行電話會議、每季的績效評估,溝通上並沒有很大問題。

要讓遠距離溝通有品質跟效率,從溝通的形式到內容,都要事先跟主管建立共識。因為不管是打電話,發email都會有若干限制,往往跟真實的態度、語氣有很大差距,尤其是發英文email的時候,差得更多。有些員工會因為求好心切,主動去變動報告方式跟報告內容,如果老闆常常不在,這個動作最好不要做,因為他會一下子不知道你在講什麼。應該是等老闆在的時候,經過討論形成共識,再去改變。主管也有他的主管

至於哪些事情應該立刻上報給人在外頭的主管?我的看法是,我的主管,他也有主管,任何事情足以改變他對他主管上報內容的事情,或他的表現,就必須要趕快跟他講,而且要徵得他的同意才能作改變。

所以你要知道你的主管,跟他的主管或同儕,平常討論的內容是什麼。如果你的主管不告訴你,你又想做好事情,你大可以主動去問他,確定你平常該準備什麼資料給他。

如果主管說得不清楚,另一個參考的對象是公司慣例。譬如過去報告內容是哪些範圍,從慣例先做起。我建議最好不要用「我以前公司怎麼樣,現在怎麼樣」的說法,畢竟每家公司、每個老闆的習性都不一樣。

在摸索的階段,我非常鼓勵部屬工作遇到問題要立即回報。剛開始,你可以很快地反映各種狀況給主管,至於這些事情瑣不瑣碎,讓主管決定。如果主管覺得太瑣碎,那你就知道下次不要告訴他了。當你報告的內容不符合老闆要求時,他自然會反映給你。

但是,如果以你的職位,應該要提出解決方案的話,你一定要提。說明理由之後,必須有下一步的行動跟解決辦法,這樣才算是稱職的員工。假如把變化完全歸咎於外在環境或不可掌控的因素,是不夠稱職的。

作為部屬,對每個案子,應該做到主管心中的圖像跟我們是一樣的,最後的結果對他來說nosurprise(沒有意外)。因為任何改變都可能有問題產生,主管能夠出面說明缺失,或跟客戶提出補救方案,都是基於原來發想的策略,他也本來就有百分之百的責任要跳出來承擔功與過。但是當這個策略跟原來不一樣時,主管臨時要改口太困難了。像我的部屬有時候會自己想做點改變,我也會開玩笑跟他說:那是你的點子,後果就要你去負責。數字或事實最有用

需要留訊息給主管,讓他回來看的時候,應該以事實或數字為主,愈簡單的數字愈有用,不需要過多形容詞。只要你跟主管在討論的是同一件事,他想知道更多的訊息,自然會來找你,你用太多形容詞,反而會更不清楚。

有些人喜歡強調「客戶多喜歡我」或「遇到多大麻煩」,這種做法在跨國公司並不一定會被老闆接受。表現最後還是要靠數字說明一切。

像我最喜歡部屬給我的email,就是分1.2.3.4……點,很清楚的那種。如果主管常常不在,表示他的時間被切割得很厲害,這些形容詞都是可以事後再補的。假如主管要往上呈報,對他來說,具體的資料數據也是最重要的。

當收到客戶或主管發出請求的email時,一定要立即回。不是要立即把工作做完,而是回他:收到,什麼時候做完。然後再按照時間交你的工作。這樣才不會讓人家有石沉大海,不曉得什麼時候回音的感覺。

當主管在外真的太忙,很難見到的時候,我覺得員工是可以催促他的。比較好的催促做法,是跟他講後果的嚴重性,通常他都會立刻處理。不過,你也不行延遲到最後一分鐘才告訴他,他就會覺得你怎麼不早說。

主管會跑來跑去,表示他對你也有相當的授權與放心。你的份內責任就是讓他覺得你能夠幫他管好你自己。

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