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部屬為什麼老是拖、拖、拖?

部屬為什麼老是拖、拖、拖?你明明已經說過很多次,告訴員工該如何好好管理自己的時間,卻還是沒有什麼效果,拖延的情況不見任何的改善。原因到底出在哪裡?

管理最常犯的錯誤,便是錯把表面的行為舉止視為問題的所在。事實上,外在的行為反映的是內心深層的焦慮或是恐懼,如果沒有深入了解員工的內心,解決心理層面的問題,只是不斷的去糾正他們的行為,反而會適得其反,讓問題更為嚴重。其實,員工永遠無法準時完成工作的問題,可能不在於不懂得如何管理時間,而是心理面的因素。

加州大學安德森(Anderson)商學院教授史蒂芬‧柏格萊斯(StevenBerglas)在最新一期的《哈佛商業評論》(HarvardBusinessReview)中指出,要解決時間控制總是出狀況的員工的問題,不是告訴他們如何有效率的運用時間,而是要了解他們內心的焦慮或是恐懼,設法幫助他們化解這些負面的感受,才能真正的達到效果。

柏格萊斯將工作時間造成自己與團隊干擾的人分為4大類,並且剖析他們內心的問題、進一步提出應對的建議。

1.先發制人(preemptive)。這類型的員工非常有紀律,對時間斤斤計較。總是要求自己一定要在規定的期限之前完成工作,而且是大幅的提前完成,這樣可以讓他們覺得所有的事情都在自己的掌控當中。

他們不喜歡混亂、不確定、或是自己無法掌控的事情,但也因此缺乏彈性,更不喜歡團隊合作的方式,因為這樣有太多不確定的因素,會讓他們很沒有安全感。

他們的眼裡永遠只有自己,往往不顧其他人的感受或是團隊的需求。而且,提早完成工作的行為,也會引來同事的不滿,認為這是他們用來邀功、拍馬屁的計謀。

面對這類型的員工,最好的方式就是讓他們直接面對內心對於混亂或不確定的恐懼。你可以讓他擔任某個專案或是工作小組的領導人,學習如何為別人承擔責任、顧慮到他人的需求,如何接受不在預期範圍內、來自其他人的要求,讓他們變得更有彈性。

2.討好別人(peoplepleaser)。這些人對於他人的要求常常是來者不拒,因此嚴重耽誤了自己的工作進度。這類型的員工缺乏自信,希望能夠做得更多,贏得別人的肯定、受到喜愛。然而,雖然表面上答應別人的要求,長期下來心裡卻累積了許多的不滿。

最常見的情況就是進行跨部門的專案時,這類型的員工常常不懂得拒絕來自其他部門的要求,做了太多不是自己份內的工作。

對於主管來說,必須時常注意這些人的工作情形。一旦發現上述的情形,一方面主動找其他們部門的主管釐清彼此的工作職責;一方面讓部屬知道這樣做是不必要的,他們有權可以拒絕這些不合理的要求,但不需要指責部屬。

另一方面,你也應該多多給予鼓勵或是讚美,增加他們的自信心,這樣他們也不需要藉由做得更多,來得到他人的肯定。

3.完美主義(perfectionist)。這些人為了達成心目中完美的標準,總是一再的拖延時間,永遠也無法確切回答完成的時間。而且為了追求完美,他們無視於一切的規則或是規矩。

完美主義的人認為,必須有非常突出的表現才能成功或是被組織所接受。他們非常害怕被批評,因為他們認為這是對他們個人的否定。所以一定要做到最好,才肯出手。

你可以鼓勵他們在完成工作之前,盡量找其他的同事討論,或是隨時隨地做進度報告,請主管或是其他人給予一些改進的建議。

這樣做有兩個目的:一方面透過頻繁的討論,讓他們學會接受別人的意見,避免產生採取抗拒的心理。另一方面,也可以讓他及早做出調整,以免等到最後完成時,結果發現不符合你所要求的,反而挫折感更大。

4.慣性拖延(procrastinator)。這是最常見的時間運用不當的類型。這些人總是習慣拖到最後一刻,才熬夜加班趕進度。

慣性拖延的人與完美主義者有一個共同點,對於自己拖延的行為一點也不覺得有錯,他們可是有理由的,只是理由各有不同。完美主義者是為了讓工作做到最好,達到自己心目中的完美標準。但是慣性拖延的人是因為害怕自己無法達到所要求的標準,害怕因此受到責罵,所以一拖再拖。

面對慣性拖延的人,最好的方式就是消除他們擔心做不好的恐懼。主管應事先溝通準時完成工作的重要性,並提醒他們哪些地方因為時間的關係而無法做到最好,可以事後再調整,這樣的做法可以減輕他們的心理負擔。

時間運用不當,其實只是表面的徵狀,而非真正的問題所在。事實上,在面對員工的任何問題時,都不應只看外在的行為,而是深入了解心理層面的因素,才能對症下藥,解決問題。

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