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管理小錦囊

善用妳的女性特質來領導

誰說女性特質會是領導的重大阻礙?其實,女性根本不需要扭曲自己的本性,學會男性的領導技巧。「任何角色從來都沒有固定的模樣,完全看你如何發揮,」這是德國知名企業管理顧問柯內黎雅‧特普芙(CorneliaTopf)在她最新的著作《寫給女人看的領導書》中一再強調的重點。柯內黎雅‧特普芙認為,女性具備了以下四項領導優勢:

1.女性以團隊取向做決定。女性在做決定之前通常會邀請員工參與,說明自己的主張,努力說服員工接受,直到大家同意後共同商訂目標,更能讓員工有參與感。

2.應用自己的影響力改變員工。男性通常以交易的方式領導,「你提供勞力,我付你薪水。」女性則是傾向運用自我的影響力,反而更能讓員工信服,將個人利益轉換到團體利益是值得的。

3.善於與人溝通。相較於男性主管,成功的女性主管內外溝通的機會都頻繁許多,而且更有效。她們比男性更善於傾聽,也懂得如何提問,瞭解對方的需要,而且透過敏銳的觀察來管理員工。

4.給予員工實質的肯定。男性的肯定方式是:不責罵,就是讚賞有加。但是這是最沒有效用的激勵方式之一,因此男性領導人不得不花大筆銀子換取員工的投入。女性主管則不然,對於該獲得肯定的員工,總是不吝給予口頭上的讚賞與鼓勵。

瞭解自己的特質,不讓別人將某個角色強加於己,是女性主管成功的要件。

利用過年聚會練管理溝通

逢年過節,許多人是既期待、又怕受傷害。大家都期待與親朋好友團聚,但是要與一群過去很熟、現在又有點陌生的人同室共處幾個小時、甚至幾天,又心生恐懼。誰知道過程中會爆出什麼令人尷尬的話題,搞得情緒難以控制,還不如不要團聚。

千萬不要放過這個機會。美國生涯教練潘妮洛普‧朗克(PenelopeTrunk)在《華爾街日報》寫道,節慶團聚是磨練個人溝通技巧的絕佳場合,可以增強自知、自制與好奇心。只要能夠面對餐桌上各種疑難雜症,平時工作溝通上也沒有什麼問題難得倒你了。

1.找出自己的敏感地帶,訓練應對難堪問題的控制力。總是有人會在餐桌上提起你最不想聽到的問題:為什麼還沒有結婚?什麼時候才要生小孩?如果你很瞭解自己比較脆弱的敏感話題,並且學習如何回應、轉移,下一次碰到才砍了你的行銷預算的財務長問你:為什麼最近銷售數字下滑?你也可以平靜講出一番道理。

2.利用必須與朋友的朋友聊天的機會,訓練自己的哈啦能力。與陌生或是關係極淺薄的人攀談有個很重要的技巧,就是多聽少說,丟出個開放問題後,就多給對方說話的機會,並且對對方的回答表示興趣。每個人都有有趣的經驗想要分享,給對方機會,不要一味的談自己,對方很容易就會覺得跟你聊天真是愉快。

3.練習用30秒精彩的自我介紹。在聚會中被問8次「你最近在忙什麼」不要不耐煩,練習對不同的人提供不同的資訊,而且次次精彩。下次在酒會上碰到極想認識的重要人物,就不會想不出詞而錯過機會。

就業市場的春天終於來了

數字、數字、數字。從年尾走到年初,三不五時就看到公布一串數字,愈看愈開心。《華爾街日報》最近調查了54位經濟學家指出,描述2003年經濟情況的「失業型復甦」一詞,到2004年可望改換更有希望的新名詞了。

從美國交出2003年第三季8.2%的經濟成長成績後,各項數字就一路朝復甦之路爬升,拉抬各國對於未來經濟的信心。美國企業的企業獲利上揚、財務表現超過分析家預測,就連最令人憂心的失業率都開始止跌回穩,在去年9、10月已經創造出25萬個新工作。現在預測全球經濟火車頭的美國在2004年第一季的經濟成長率可達4.49%,失業率到11月的時候可以降到5.5%、並增加150萬個新工作機會。

勞動市場的春天終於來了。美國人力資源專業雜誌《勞動力》(Workforce)指出,雖然企業對於增加聘雇仍然保守、仍然將工作外包或是外移低工資地區以控制成本,但是大部分的產業都開始增加新工作機會。

面對逐漸升溫的勞動市場,企業人力資源已經開始為隱隱浮現的大跳槽問題做準備,將增加企業內部流動機會列為優先工作目標。

美國企業之所以開始擔心跳槽風潮再起,除了預期勞動市場將強勁復甦,還有過去大裁員造成的「生還者症候群」因素。在前兩年的大裁員中生還的員工,在企業中承受工作量暴增、但是待遇與晉升機會都僅有微幅增加,他們在心理上早就離職了,只是因為之前缺少機會才坐著不動,未來就業市場回溫,他們很可能立刻起身找新機會。

機警的企業已經著手投資增加組織內部流動的機會,給予目前員工更多的新工作、新角色的機會,預防大批人才流動。要穩定軍心,才可能在未來一年繼續創造成長。

管理好每天的工作尖峰時間

你今年有什麼新希望?許多忙碌的人都有個相同的新希望——時間多一點,生活從容一點。

「大家應該把焦點放在時間,而不是待辦工作上,」控制工作顧問公司(MissionControl)總裁布萊恩‧斯徒姆勒(BrianStuhlmuller)接受《Business2.0》採訪中,指出不同的時間管理思考。他的時間管理方法被生產力令人羨慕的微軟與分秒都不能差的美國太空總署所採用,應該也可以幫你在新的一年把生活安排得更好。

1切記,想做、該做的事情無限,但是時間是一秒也不會多。不要一股腦列出所有該做而沒做的事情,而是要先排出生活中重要的事情,例如保住工作、維持友誼。

2不要在意幾點幾分,而是要「現在做」。把每天切成長短不同的「現在做」(nows)時段,或15分鐘、或4小時,放入要做的重要事項,然後在那段時間全心全意完成。只要真正投注時間,該做的事情才可能做完。

3用「成就式語言」記錄該做的事情,讓時間花得有意義,增強動機。例如,下午要花1個小時「看醫生」,可以記錄成「與醫生約好照顧自己的健康、更瞭解自己的膽固醇」,就會覺得那段時間的工作很重要。

除此之外,還有時間管理高手建議,不要讓工作拖得自己喘不過氣來的重要方法,就是不要在工作密集的尖峰時間,做無法創造收益的事情。例如,把撰寫業務報告、計算預算支出等無法直接或間接對服務客戶或開發新業務有所貢獻的工作,排在一早或一晚的離峰時間做,或是授權給部屬做。

如果一天大部分的精力能夠花在帶進新業務、維繫重要客戶這些重要工作上,或許一天下來完成的事情不多,但是每件事情都創造價值,就會很有成就感。

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