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如何帶領其他部門同事完成專案?

部門主管突然調我與其它部門合作,指揮專案,我該從何著手,才能圓滿達成任務呢?若與其它部門同事、主管無法溝通良好時,我又該如何是好呢?

突然被主管暫調到其它部門支援專案時,多數人都會戰戰兢兢,深怕一不留神,無法與調派部門的同事或主管相處良好。其實不需要太過憂心,只要不存有預設立場,腦子裡不斷提醒自己工作為重,將可以圓滿達成任務。我認為暫調其它部門時,若善加運用以下3個技巧,可以大力協助溝通協調。

第一,平時與其它部門同事保持良好人際互動關係。

第二,戰略佈局。找出團體意見領袖或關鍵人物,讓他徹底瞭解你的想法,能夠協助你與暫調部門的多數同事產生最佳溝通。

第三,學會尊重與鼓勵。暫調到另一個部門時,你可能會變成一位teamleader,學會尊重與鼓勵暫調部門同事所提工作建議,可以讓未來處事更為順利。

隨時保持良好人際關係

每個人都可能會突然被主管調派到某個部門執行任務,因此,隨時與其它部門同事保持良好互動關係顯得很重要。

部門與部門之間相處,絕對不要存有不好心機,或者暗自藏有較勁意味,對於工作夥伴也應該保持客觀與一貫的處事態度。若其它部門同事平時就瞭解你的立場,屆時暫調其它部門,提出不同工作建議,合作夥伴也比較能接受。

說服意見領袖與關鍵人物

通常團體意見領袖會主導多數人的想法,若能獲得意見領袖支持,等於被團體多數人支持,說服團體意見領袖是邁向成功的第一步。

另外,關鍵人物不一定會表現友善,可能是意見反對者。跨部門同事共事,若會議出現爭端,有時候是因認知差距,而產生意氣之爭,誠實釐清認知差距,對溝通協調會有助益,任務才能圓滿達成。

學會尊重與鼓勵

有人為了討好不熟識的調派部門同事,工作一開始立刻展現妥協立場,忽略原本主管指派暫調部門工作的初衷。如果因此大幅減低工作效率,反而對於職涯、升遷等計劃,造成負面影響。

不應該一開始就表示妥協,而是要學會尊重與鼓勵。企業組織運作,不同部門有不同工作專業、不同組織功能,部門與部門不能互相取代,跨部門工作要懂得尊重其它部門的體制與專業。

就算是暫調到其它部門擔任teamleader角色,更要尊重專業。若不懂得尊重,其它部門同事或許會拿他的工作專業矇騙你,工作績效將會大打折扣。

尊重彼此專業的前提之下,工作開始前,應該將主管指派任務的內容與進度時間表,和合作夥伴仔細協調,並且以條文明列彼此工作細項與完成時間,一旦產生爭議,才有依據可循。

工作進行中,若產生爭議,立即向負責主管報告,某些狀況還是必須仰賴主管與主管彼此協商,才能圓滿達成任務。記住,碰到問題,並不是矇著頭苦幹就可以解決,適時溝通才是上策。

兼備誠懇與自主態度

工作態度會影響工作效率。

突然被主管暫調其它部門工作,多數人會感到措手不及,並且憂心忡忡。平時懂得誠懇對待其它部門同事、尊重不同的工作專業,如此煩惱可減輕大半。

並且讓其它部門同事瞭解,你相當重視暫調部門的任務執行狀況,才會跟著你的積極腳步,協助你快速、圓滿達成任務。

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