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Paperwork好多,永遠寫不完……

正事都忙不完了,你還是要花時間寫一大堆paperwork(文書工作)嗎?根據經驗,一味的反抗或一味的配合,其實都不是好方法。

為什麼大家會討厭paperwork?一個原因是它當初所存在的時代背景,已經和現在大不相同,卻沒有更新。比如說10年前設計的報告格式,雖然當初有解救到某些人,但因為沒人去修改,所以後來變成荼毒到後人。

另一個原因是因為寫完paperwork後,讓人覺得沒有實際效益,可能是寫了根本沒人看,或者是看了也沒有用,所以讓人覺得很官僚。比如說有些公司會要求,聽完每個演講都要寫報告。

與其心煩氣燥,不如先用正面的態度,試著找出paperwork能帶來的幫助。

舉例來說,雖然出差回來一定要寫報告很煩,但它的確能給你一個機會,對出差的目的和結果重新審視。

有很多paperwork對你沒幫助,但是對你的主管有幫助,所以還是有它存在的必要性,我們能做的,就是改進填寫的方式,或是做好時間管理,讓文書工作在最短的時間內完成。

步驟一:想辦法反映和改善

若有某個paperwork總是讓大家抱怨連連,一味的反抗或一味的配合都不是好的處理方式。為了讓公司更好,你應該想辦法向主管反映。

基本上,有成本效率觀念的主管,都會希望員工多花點時間在核心工作上。像是業務主管寧願業務員和客戶多聯絡,用來寫報表的時間愈少愈好。

所以,如果公司文化比較開放,就儘量向主管建議改進的方式,主管會樂於接受的。比如說可以建議主管把開收式問題的報告,改成可勾選的表單,不但可以幫助填寫的人快速、有條理地思考,而且能避免間接鼓勵大家花時間撰寫空洞的長篇大論。

如果公司文化比較保守,向主管反映的方式一定要很有技巧。你一定先想清楚:寫文書報表的目的是什麼?有沒有其他方式也可以達到一樣的目的、卻更省時間?

然後,你可以記下你寫paperwork花的時間,告訴主管「我也很願意寫報告,不過如果我把省下的時間拿來聯絡客戶,一個月可能能多做X筆生意」。這種委婉的方式,就比較不會讓主管覺得你只是一味反抗,只是為了挑戰他。

從某種角度來看,從一個主管到整個企業對於改善這種小事的接受度和速度,就可以看出這家公司未來的發展性。

步驟二:時間管理+精簡扼要

不過,整體來說,在大部分的公司工作,paperwork還是難以避免。像日商企業因為比較注重細節,而美商企業為了便於跨國管理,都要靠文書報表來輔助。

Paperwork畢竟也是工作的一部分,它的存在還是傳遞了一個訊息,就是提醒你注意工作中的某件事情很重要、公司很重視。

除了儘可能的向主管反映,接下來就是靠自己做好時間管理。例如上完教育訓練都要交報告,就要求自己上課認真聽,老師講的時侯,立刻列點寫下來,所以每次一聽完課,就可以馬上把報告交出去。

此外,大家對於文書作業還是有個迷思,就是篇幅愈長愈好。

事實上,身為主管,當我看到員工長篇大論的報告,裡面一句重點都沒有,我會非常生氣,認為他既不用心,又沒想法。

建議大家儘量精簡扼要,既幫自己省時間,也幫主管省時間。

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