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管理小錦囊

<spanclass=’Doc’>如何有效的授權?</span>

如果你覺得,凡事自己來才安心,沒有給予屬下接受挑戰與學習的機會,就不算是一位稱職的主管。該如何有效的授權,又能順利完成工作?《執行長成長雜誌》(CEORefresher)提供了以下的建議:

1.決定你要授權的工作事項。你必須決定哪些工作可以完全授權給屬下去進行,這不包括原本屬於他本身工作要求範圍以內的事情。所謂的授權,是把你自己某部分的工作交給屬下,但是對於這份工作的結果你仍負有責任。

2.明確告知你希望的結果。確定員工瞭解工作的內容、達成的目標、以及完成期限。此外,每個人都有自己習慣的工作方式,如果你認為必須採取特定的方式才能成功,必須在一開始的時候就溝通清楚。

3.定義清楚員工的職責與權限。決定哪些決策屬下可以自行決定,哪些必須經過你的認可。

4.建立後續追蹤進度。每隔一段時間與屬下面對面討論,一方面監督工作進度,若發現問題可及時獲得解決;另一方面確定員工是否需要任何的協助。

5.避免收回工作。即使發現員工的表現不如預期,也不要把工作收回來自己完成。這樣不僅使得員工失去成長的機會,更會打擊士氣。一個好的主管,應該要適時的提供協助,幫助員工完成工作。

<spanclass=’Doc’>為何員工不願開口表達意見?</span>

員工不願意開口,多半是因為他們缺乏安全感,害怕受到批評,也不相信自己的意見會被尊重或是採納。英國人力資源入門(HRGateway)網站指出,問題有可能出在主管的身上。

1.不要在公開場合指責員工的不是。如果你在同事面前教訓某位員工,或是故意挖苦這位員工的表現不佳,不僅傷了這位員工的自尊,更失去了所有員工對你的信任與尊重。

2.態度偏袒。私人的關係不應影響工作上的互動。對於任何人的意見,應採取客觀的立場加以評斷,不要受到個人的好惡影響。

3.不應匆促下結論。經理人通常沒有瞭解所有的事實,僅憑表面陳述就妄下結論,評斷員工意見的好壞與否。應該全盤瞭解所有的事實之後,再做出評論。

4.控制情緒。經理人常不知如何控制自己的情緒,使得工作上的壓力影響到與員工的互動,甚至常常衝動做出不當的決策,或是顯示不耐煩的語氣,影響員工表達意見的意願。

5.正面解決問題。經理人害怕傷害與員工之間的關係以及和諧的氣氛,或是讓自己變得不受歡迎,因此不願意與員工正面溝通。這樣不僅阻斷了與員工的溝通管道,更傷害了員工成長的機會。

<spanclass=’Doc’>當你被排除在升遷名單之外</span>

「我的工作能力受到大家的肯定,但是為什麼升職的人不是我?」這是工作者時常發出的不平之鳴。《如何快樂的工作》(HowtoBeHappyatWork)作者艾蓮•赫胥(ArleneS.Hirsch)特別提醒,在這個時候,一定要釐清所有的事實,想清楚自己的處境,再決定下一步該怎麼做。

1.保持心情的平靜,不要採取對立的態度。在尋求回饋之前,先思考一下自己的處境,不要採取對立的態度。臨床心理學家琳恩•福德曼(LynnFriedman)建議,找主管商談之前,先整理好自己的情緒,想清楚和主管討論時希望得到什麼樣的結果。

2.與主管溝通。瞭解這次獲得升遷的人不是你,是因為自己還缺乏哪些方面的技能,或是有其他的考量。不要預設任何的立場,抱持正面的態度與主管溝通,盡可能瞭解這次升遷決定背後的原因。

3.思考自己生涯發展的優先順序是什麼。你追求的是擴展自己的工作職責、更響亮的頭銜、加薪、或是重新應徵新的職位?那麼,這次的升遷對你的意義是什麼?你真的適合這份新工作嗎?

4.你與公司的未來是否一致?你未來的生涯發展方向是什麼?如果繼續留在這家公司,是否有機會達到你的目標?如果答案是否定的,也許可以考慮轉換新的環境。

<spanclass=’Doc’>如何成為簡報高手?</span>

製作簡報不難,但是如何在有限的時間之內,吸引聽眾有限的注意力,就需要一點技巧了。《商業2.0雜誌》(Business2.0)特別訪問多位簡報專家,歸納出以下幾點具體建議。

1.不要只是複述簡報上的文字。簡報是用來提醒觀眾重點所在,而不是演講者的字卡。此外,可以事先告知觀眾事後會提供列印稿,這樣就不必邊聽邊忙著寫筆記。

2.字體變化不要太花俏。字體的變化盡量簡單。顏色的選擇以標準色為主,或是符合公司形象的顏色。可以在每張簡報的角落處放上公司的標誌,加深聽眾的印象。

3.以戲劇化方式開頭。每張簡報的開始,可以提出一個衝突點、困境、或是問題,然後再告訴聽眾如何解決問題。

4.利用圖片讓簡報更生動。若是提到複雜的觀念或是技巧,盡量使用圖表或是圖片。

5.簡明扼要為上策。將你最關鍵的重點作為標題。句子不要超過一行。要適當留白,不必把版面都填得滿滿的。

6.不要有太多的特效。除非有必要,例如你必須解釋資訊如何在內部網路中流動,否則最好不要使用動畫或是影音特效。

7.速度緩和適中。每一張簡報停留的時間為30秒到2分鐘。確認你已經說明清楚簡報上的內容,也回答了聽眾的疑問。

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