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彈性上班的界線在哪裡?

同樣是晚上10點才下班,有人每天一樣9點進公司,有人卻搞到中午才拎著便當晃進來,老闆不說話,難道比較自律的人就活該?到底彈性上班的界線在哪裡?

<spanclass=’doc’>主講:馬嘉璐﹝奧美公共關係行政總監﹞

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隨著網路與電子郵件的發達,傳統朝九晚五的工作時間模式也被改寫,愈來愈多公司採取人性化的「彈性工作」制度,但在管理上引來的挑戰與爭議也不小,身為管理者該如何拿捏分寸?

一般而言,彈性工作的定義大概可以分兩種,一是「早來早走、晚來晚走」,每天至少需工作滿9小時,另一種是沒有時間限制的「責任制」,只要在期限內將工作任務達成即可。

<spanclass=’Doc’>將責任定義清楚</span>

不管採取何種方式,「溝通」無疑是實施彈性工作制時,最重要的一環。尤其每個人工作不在同一時間,對於所謂「責任」的定義就必須更清楚。

當然現在電子郵件、網路很發達,但是你卻看不到人與人面對面溝通時,可能反應出的態度、疑惑等表情,這些隱藏性因素對於主管的決策往往也很重要。

雖然透過email的文字溝通,有時候可以抵減一些人際溝通時會產生的負面情緒,但真正重要的不是溝通工具的便利性,而是每個人在彈性的工作環境裡,對於工作規劃的前提與目標是否都清楚的接收到。

因此除了善用便利的電子郵件外,部門內也一定要有彼此分享的共同時間。尤其對主管來說,他一定要在這共同時間內,對所有成員狀況都有很好的掌握與分享,這樣員工之間才不會有認知上的落差。

<spanclass=’Doc’>用自律文化影響員工</span>

在彈性工作制度下,如果要兼顧紀律與效率,最好的方式有時未必是另訂一套嚴格的規範,而是在公司內部形成一種「自律」文化,透過文化去影響、約束員工的行為最有效。通常在人才越競爭的環境裡,這種「自律行為」,有時比你設計什麼防範制度都還要有效。

雖然彈性工作制是基於人性化的考量、容許員工的工作模式有差異性,但是公司運作畢竟還是要有紀律維持,尤其若規範不清楚,就容易形成部門之間產生相當大的管理差異。此時,身為主管的人,最好也要有一套標準,尤其公司的人資主管,更要去清楚定義彈性工作的範圍,並提醒主管,不要讓公司部門內有太大的差異。

例如同樣工作到晚上11點,隔天上班時,有人是9點多到,有人卻是10點多或更晚才到,這時主管可能就要拿捏好分寸,否則員工會質疑「界線到底在哪裡?」處理不好,內部士氣就會被擾亂。如果剛好公司有加班費規定,這時人資主管或是主管就可以提醒員工,「工作晚不代表可以晚來,公司可以報加班費。」

另外,適度的輔助措施也是維持紀律的好方法。例如,在奧美公關,我們雖然沒有嚴格規定員工的上下班時間,也不打卡,但是我們要求員工必須填寫日報表,每日記錄與客戶、協力廠商互動的進度等。透過這種溝通模式,仍然可以在彈性與紀律之間取得平衡。

對主管來說,在管理上要切忌「一下鬆、一下緊」的態度,因為自由的彈性往往會「一放難收」。如果真的碰到非要採取緊縮的管理政策時,主管一定要在溝通上有所準備,尤其在主觀的想要「導正」員工行為前,這個過程非常重要,千萬不要光有想法、或聽到別人給的意見,就武斷的公布新規定。多與員工溝通新的想法、聽聽他們的意見,才能讓新政策落實的機會增加。

其實現在年輕的員工,只要你把新制度後面的道理解釋清楚了,對於新的管理想法,接受度通常不會太低。

此外,主管也會碰到「越有能力的人、意見越多」的管理難題,有時決策意見很難不受影響,因此有時也難免要用特殊的方式來解決,但更重要的是,公司的制度畢竟還是主體,千萬不要讓個人問題形成管理上的挑戰。如果平日橫向與直向的溝通都暢通無阻,員工反彈的聲音自然會減少。

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