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3步驟學會時間管理

管理大師彼得杜拉克曾經訪問兩百多名CEO,發現其中72個個案有兩項共通點:一、他們都清楚時間用到哪裡去;二、他們很少做決定,但每一個決定都是重要的,因為他們能授權、明辨輕重緩急。顯然成功者往往很能管理時間。 

要做好時間管理並不難,只要遵循以下3個步驟。

步驟1:將工作時間處理的事情記錄下來。

最好以一個典型的工作週為單位,每隔15分鐘紀錄做了什麼事。經過分類與分析,研判哪些工作可簡化。許多中高階主管做紀錄後赫然發現,有四分之三的上班時間在開會,所以應該將性質相近的會議合併或授權部屬。

許多業務員每天花許多時間在拜訪客戶,應該事先規劃,在同一個時段集中拜訪地域相近的客戶。

步驟2:將一段時間封鎖起來,不讓別人打擾,以專注於工作。

經理人平均每8到9分鐘就會被電話、信件、部屬或主管打擾一次;再不然就是自己去打擾別人。其實,專心處理一件事若需時1個小時,被打擾後就需要6小時,品質不但受影響,還耗損精力與效率。

為了不受打擾地將某件事處理完,可以視自己的狀況,在辦公室門口或座位旁貼上「有事,××小時後再找」的條子。如果不在辦公室,則有必要在電話裡留言,說明自己正在處理重要事件,幾小時後結束云云。

而封鎖時間之前必須先將所需的東西準備好,比如該用的資料、先倒好茶水,以免自己打擾自己。

某些企業為了讓員工專心在某段時間內處理完要事,會設定集體的封鎖時間。比如,南山人壽核保單位的人員往往才開始審核客戶的核保資料,就會接到業務員打電話進來詢問客戶核保完成與否,於是,核保部門規定上午時間專心處理核保程序,下午才開放業務員查詢。

不過,當例外情況發生時,比如老闆或重要客戶來電,部門就要依輕重緩急的順序,視情況處理。

步驟3:與老闆溝通、設定輕重緩急。

許多人常覺得工作過量,但是老闆卻覺得他沒做什麼,成效不彰。舊金山的企管顧問公司EarlBroady調查顯示,員工工作壓力大有三個原因:一、太多事,不知道該做什麼比較好;二、不知道該做到什麼程度,老闆才會認為好;三、不知道為什麼要做。

為了解決上司與下屬之間對工作輕重緩急看法不一的問題,工作人可以寫下個人的「職業績效表」,項目包括:一、我認為本年度這個職位存在的目標;二、為什麼要完成此目標;三、目標對我有什麼意義與價值;四、該做什麼來達成目標;五、績效項目是什麼;六、評估的標準是什麼;七、我還缺什麼能力。

做完職業績效表,再與主管討論、溝通,將符合主管認定的工作目標,以輕重緩急的順序列出來,並加上比重,提醒自己。最好是每週評估一次結果,以確認工作的執行是否符合目標。

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