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我有兩個老闆,先後順序怎麼辦?

你是否常遇到兩位主管同時都強調自己的事務最緊急、最重要、最需要你優先處理?<br>此時,請先確認真正的deadline最重要,千萬別直接跟老闆說另一個主管的事更緊急。

<spanclass=’doc’>主講:王綺麗(ACNielsen人力資源副總監)</span>

我以前也曾經在一家中日合資的外商公司擔任秘書職務,負責處理董事長與日籍總經理的事務,也常為如何排列兩個老闆同時交辦事務的先後順序感到煩惱。

<spanclass=’Doc’>先調整心態:把老闆當客戶</span>

後來我發現,調整心態很重要。首先,你要調整一下心態,試著把老闆主管當作是客戶。由於公司營運就是要獲利,自然不可能只有一位客戶,絕大部份是要面對兩位以上的客戶,而你的責任就是要盡可能地滿足所有客戶的需求、提高顧客滿意度。有了這個心態之後,你就不可能讓你的客戶,也就是你的兩位老闆之間起任何衝突。

因此,一旦兩位主管都同時要求你處理重要事務時,並且強調時間的急迫,切記:絕對不要一開始就拿另一位主管的事務來壓這個主管,讓主管有「大小眼」的感覺。

請好好運用你的時間管理技巧。你可以將工作分為很重要且很急、很重要但不急、不重要但很急與不重要且不急。當某一位主管突然要求你優先處理某樣事務時,你可以先在心裡判斷是哪一等級,確定工作的重要程度,再決定如何排列優先順序。

此外,你更要向這位老闆確定他要求的工作完成日是什麼時候,再綜合評估你的工作排序。

<spanclass=’Doc’>時間管理很重要</span>

但確認工作完成日期是可以透過平時一同工作的互動過程中瞭解,有的老闆的deadline是真的deadline,但有些主管的deadline只是希望能提前完成這個案子,並非他所宣稱的「緊急」。

在確認工作完成日期的同時,我建議你還可以仔細向主管請教實際的工作內容與要求的執行程度,你問得愈仔細,老闆就會覺得你愈重視這個案子,而你在排列順序與進度的掌控上就比較有評估的依據。

自行評估優先順序之後,你也以坦誠、委婉的態度向這位主管表示自己手邊的工作與各個專案的完成日期,讓主管明白你的工作量,評估你可以完成的時間。

但有時實際上,優先順序的主控權在於老闆身上,而每位老闆都會覺得自己的工作最緊急、最重要,每個主管也都不知道你還有另一位老闆的重要事務要處理。

遇到兩位主管都要求你優先緊急處理,而且看得出來沒得商量時,我建議你先加班完成,日後在正式的工作績效評估或非正式的場合中,再向兩位主管反應你實際的工作量與工作時間,加以調整。

<spanclass=’Doc’>平時的工作表現與溝通</span>

對於要處理兩位主管事務的工作人,我的建議是,平時的工作表現與溝通很重要。

如果你平常就將工作分為很重要且很急、很重要但不急、不重要但很急與不重要且不急,除了緊急處理很重要且很急的工作之餘,還會在工作時間內陸續完成其他次要順序的工作,並且隨時向兩位主管報告工作進度,讓主管每日都能感受到你完成的工作。當主管能實際瞭解你的工作內容,自然會相信你的先後順序判斷與工作進度的掌控。一旦你提議的工作日期與他的期望不符時,他也願意接受或體諒你的實際狀況。

最後,我也建議主管應該時時關心部屬的工作情形,尤其是有兩位老闆的部屬。在交辦事務前就先評估部屬的工作量與合理的完成日期,如此一來,就沒有覺得部屬有「大小眼」或是工作負荷過大的問題發生。

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