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虛擬團隊成功第三步─怎樣溝通才會通?

大家都知道,虛擬團隊工作最大的難題,就是溝通。要做好虛擬團隊的溝通,專家有下列建議:

1.訂定明確的團隊溝通原則與時間,並且強力執行。團隊從一開始就要建立溝通共識,包括如何立即回覆電子郵件、何時使用視訊會議、誰有決策權,因為大家無法在走道上或是午餐時間加強溝通。

有經驗的領導人會在虛擬團隊組成之時給團員一份行前計畫書,其中就包括解釋工作流程、溝通原則、進度報告與會議時間。例如說明任一成員與客戶連絡後,要將連絡內容以電子郵件告訴所有成員,才不會有人詢問客戶同樣的問題。

2.儘可能利用看得到的溝通方式。有聲音的比沒聲音的好,有影像的比沒影像的好,這是不變的道理。所以,如果可能,就使用多方通話或是視訊會議。如果工作進行中都無法實體聚會,最好能在團隊一組成時先來一次聚會,讓大家看看彼此的臉。如果長期團隊都無法聚會或是用視訊會議見面,甚至可以鼓勵成員分享彼此的照片。對於懶於溝通的人,尤其要加強溝通。

如果有新成員加入,要發送歡迎訊息給所有人,其中要包括所有成員的電話與電子郵件地址、附上新成員的簡歷,並要求新成員附上自我介紹,讓所有的成員認識他,也鼓勵他與大家連絡。

3.溝通要即時、正面、言之有物。虛擬團隊重結果,溝通內容要重實際的協助,而且愈立即愈好。

由於書面文字有時候比口語更容易傷人,而且既沒有非語言訊息緩頰、又無法觀察對方的反應、對方又可能是在孤立的情境,所以要特別留意遣詞用字,不論是建議或批評,最好都以正面的方式措詞。

4.鼓勵進行非正式的溝通。即使虛擬,大家還是需要連絡情感。所以要多鼓勵大家在電腦線上做非正式的溝通,在視訊會議開始之前,留有一段時間大家閒聊。如果遇上成員生日或是做到一定成績,也可舉行虛擬聚會大肆慶賀,或是送個蛋糕給不在場的成員。

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