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虛擬團隊成功第一步─該如何組成團隊?

雖然虛擬團隊與行動辦公室的情況愈來愈多,不用見面、不用聚集在一起的人,照樣可以組成任務團隊,完成工作。但是工作者與研究團隊的專家都非常清楚,能夠親身接觸、面對面溝通的傳統實體團隊,仍然是最佳工作方式。

要讓虛擬團隊順利工作、發揮最大的效果,必須從一開始的團隊組成與設計就考慮清楚。下面是專家建議的組成虛擬團隊的考慮事項:

1.有些工作,就是不適合運用虛擬團隊來進行。如果工作是連續性非常高的、整合性非常大的,就不太適合運用虛擬團隊來進行,因為團隊成員必須經常聚在一起來回討論。招募、交易、創新、維持關係這些需要分享複雜資訊的活動,最好不要採用虛擬團隊,還是面對面溝通比較能夠達到效果。

2.挑對適合虛擬團隊特質的人,就成功了一半。理想的虛擬團隊成員應該是自動自發主動性強、不需要很多細節與工作架構的指示就可以工作。

經常需要從與人互動中得到刺激、需要額外協助工作才能保持在穩定的軌道上、科技能力差的人員,不太適合進入虛擬團隊。如果一定要將這樣的人納入團隊,他們在加入團隊之前,先給予團隊合作、計畫工作、運用科技溝通等的相關訓練。

個人溝通習慣也是考慮條件之一。既樂於又善於溝通的人,才可能是適當的成員,因為他們主動與清楚的溝通習慣,有助於降低無法見面、必須透過冷漠的科技來溝通的困擾。

3.隨時檢視團隊是否具備虛擬合作成功條件,包括:

•工作目標與焦點清楚,成員可以自我評估進度與是否符合目標。

•團隊成員瞭解合作需要克服的困難,並且知道如果發生危機,每個人的工作、連絡對象為何,也清楚危機決策的層級。

•成員主動性強、積極溝通、互動愉快、並且是行動導向的。

•團隊每有一點成績就找機會慶祝,並且建立虛擬茶水空間,讓大家閒聊工作之外的主題。

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