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終結冗長會議

你還在忍受漫長又無結論的會議嗎?只要用對技巧,你也可以成為受歡迎的會議終結者。

主講:李國華(保誠人壽資深副總經理)

為什麼要終結冗長的會議?最重要的理由是節省成本。

我曾估計過,若有8個人一起開2個小時的會,以薪資比例來計算,開會的成本費用是5千到1萬元。所以,開會時間愈短愈好。

把「打斷」變成「互動」

開會時,若有人發言時間過長,主席如果不好意思直接制止該名與會者,可以鼓勵其他人,以該名與會者的觀點為出發點,發表自己的意見,來打斷冗長的發言。

由於其他人是針對該名與會者的觀點而回應,就能讓他覺得有受重視、自己言之有物的感覺,被打斷的不快感就會降低。

或者主席可以在打斷該名與會者的話之後,有技巧地說「你的意見很有意思,我想做個回應……」,如此一來,對方感覺就不會太差。

以台灣的開會文化來說,在部門主管會議中,與會者發言會較踴躍。其他層級的會議則不然,比如說有副總在,科長的發言就會很少。

若與會者層級差距比較大,層級最高的人很容易就主導整個會議,這時高階主管自己要拿捏好議程的進度和時間。

當主管在會議中因為發表個人理念,而一發不可收拾時,其他與會者唯一可行的辦法,是想辦法抓一個可以插話的點,針對主管的理念提出追問或看法,或者加以條列化、總結。

比如說「剛才副總提到幾點非常重要,例如……,所以……」,有技巧地把「打斷」變成「互動」。不然,開會就等於是主管的獨角戲。

業績會議,罵人罵不停

另一種常見的狀況是,開會時每個部門主管報告業務狀況,業務狀況不好時,最高主管可能就會生氣罵人,而導致開會時間過長。

像保誠就沒有這種集體報告的開會形式,反而是總經理要向各部門主管,報告經營計畫。因為部門的業務狀況,靠平常的周報表、月報表就可以呈現。如果需要罵人,也應該是一對一、關在房間裡面罵,並不需要靠開周會、月會來處理。

當會議因為討論沒有共識,而無法在預定時間內結束時,最有效率的方式是由與會者投票表決,或者由主席來裁決。

為什麼沒有共識?

會議無法有共識的原因可能如下:

第一、每個與會者堅持本位主義,只贊成對自己有利的意見。

第二、還沒蒐集到足夠的資訊,無法研判。就要再訂一個時間,充份蒐集資訊後,再開另外一個會來做決定。

第三、資訊與討論都足夠了,但與會者卻仍然不敢做決定。通常是因為該決策將影響公司財務甚鉅,或是風險相當大。

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