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如何開好業務會議?

根據統計,多數主管一個月平均要開62個大小會議,卻只有50%的會議是有效率的,這之間到底出了什麼問題?以下6個「如何開好業務會議」的技巧,讓你遠離無效會議。

為了讓企劃、產品做的更出色,業務人員最常需要開會,彼此動腦討論;然而,根據調查指出,91%的人承認在開會的時候,多半都在做白日夢,有近四成的人真的睡著了。本來應該有聲有色的業務會議,竟然無聊到極點,到底哪�出了錯?美國《行銷管理》雜誌(Sales&MarketingManagement)建議要開好業務會議,在會議前後要謹守:「選定主題」、「參與感」、「互動」、「彼此讚美」、「保持活力」及「持續掌握會議後續進度」等六項小技巧,讓開會不再是一種負擔。

<SPANCLASS=’DOC1’>1</SPAN><SPANCLASS=’DOC’>選定主題:</SPAN>

會議主題要能振奮人心,不是只有幾個字,或隨意敘述一場會議主題,應要確切指出整年的業務目標與基調。

紐約P&V企劃公司執行長維西•艾西(VinceAhaesy)建議,最好能在3個月之前,儘早確定會議主題並仔細介紹會議內容,告訴業務同仁,不僅可以刺激他們的興趣,也可以鼓勵他們多多參與。

在設定主題的過程中,要瞭解誰會參與會議。最常發生的情況是開會者與主管對主題的想法不同,無法找到交集。美國PGI行銷企劃公司、行銷企劃副總鮑伯•麥克麥(BobMcCormack)曾協助石油大廠Amoco公司,替業務人員企劃會議,會議目的希望業務同仁學習新的產品與策略,並在會議後立即執行,因此會議主題就是「決心、行動、Amoco」(Commitment,Action,Amoco)。會議之前,就將主題散佈公司各個公告處、電子郵件,並儘量知道同仁們的想法、感覺及信念,以便在會議中,每位同仁都能參與。

<SPANCLASS=’DOC1’>2</SPAN><SPANCLASS=’DOC’>參與感:</SPAN>

要讓會議有趣,就是要與會者盡情參與。你優秀的業務團隊,不容許你開一個乏善可陳的無聊會議。

紐約長島市一家行銷顧問公司副總喬•西哲(JoeSiegel)舉例,「有一次開完產品行銷會議,我舉行一個小型問答,答對的同事,我就給他們每人兩塊美金,」重點不在錢,而是在與會者被激勵、引發他們的參與感,這個小遊戲,至今還被同事們津津樂道。

「角色扮演」也是一種參與方式,例如可以讓與會者推銷各種產品,其它同仁擔任一般消費者的角色,透過這一層的練習,更加瞭解產品與消費者間的關係,也能讓會議變得有趣、與會者有強烈的參與感,讓會議更有效率。

<SPANCLASS=’DOC1’>3</SPAN><SPANCLASS=’DOC’>互動:</SPAN>

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